Зацверджана новая рэдакцыя Інструкцыі па справаводстве ў дзяржаўных органах, іншых арганізацыях
8 лютага 2024 г. на Нацыянальным прававым Інтэрнэт-партале Pravo.by апублікавана пастанова Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ад 10 студзеня 2024 г.№2 «Аб змяненні пастановы Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ад 19 студзеня 2009 г.№4» (зарэгістравана ў Нацыянальным рэестры прававых актаў 30 студзеня 2024 г.за №8/41095). Указанай пастановай Інструкцыя па справаводстве ў дзяржаўных органах, іншых арганізацыях, зацверджаная пастановай Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ад 19 студзеня 2009 г.№4, выкладзена ў новай рэдакцыі.
У новай рэдакцыі Інструкцыі скарэкціраваны сфера і парадак яе выкарыстання, замацаваны адназначныя патрабаванні да відавога складу распарадчых дакументаў, якія выдаюцца ў розных арганізацыях, удакладнены патрабаванні да бланкаў і электронных шаблонаў дакументаў, пашыраны магчымасці выкарыстання двухбаковага друкавання пры вырабе дакументаў на папяровым носьбіце, скарэкціраваны і ўдакладнены рад іншых палажэнняў.
Найбольш значныя змяненні ў Інструкцыі зазналі патрабаванні да работы з дакументамі ў электронным выглядзе, у прыватнасці, зняты абмежаванні на выкарыстанне фарматаў файлаў, у якіх могуць стварацца такія дакументы. Разам з тым, у мэтах забеспячэння доўгатэрміновага, у тым ліку пастаяннага, захоўвання цэнных дакументаў у Інструкцыі ўстаноўлена, што ўнутраныя дакументы арганізацый у электронным выглядзе (файлы агульнай часткі электронных дакументаў), у тым ліку электронныя копіі і электронныя адлюстраванні дакументаў на папяровым носьбіце, пастаяннага і часовага (звыш за 10 гадоў) захоўвання або з адзнакай «ЭПК», а таксама дакументы, якія накіроўваюцца ў пабочныя арганізацыі, павінны быць прадстаўлены ў фармаце Portable Document Format (PDF/A1 або PDF/A2).
Замацаваны дакладныя патрабаванні, выкананне якіх дазволіць ажыццяўляць захоўванне дакументаў у электронным выглядзе пастаяннага і часовага (звыш за 10 гадоў) захоўвання без папяровых аналагаў. Зняты ўсялякія абмежаванні на захоўванне без папяровых аналагаў дакументаў у электронным выглядзе, у тым ліку электронных дакументаў, з тэрмінам захоўвання да 10 гадоў (акрамя дакументаў з адзнакай «ЭПК»).
У Інструкцыі скарочана колькасць дадаткаў (выключаны формы рэгістрацыйна-кантрольнай карткі, журналаў рэгістрацыі ўваходных, выходных і ўнутраных дакументаў), рад форм у дадатках скарэкціраваны.
Нормы новай рэдакцыі Інструкцыі выкладзены ў адпаведнасці з патрабаваннямі нарматворчай тэхнікі (выключаны прыклады, моўныя канструкцыі з выкарыстаннем слоў «як правіла», «і інш»., «і да т.п»., «і г.д».).
Для таго каб арганізацыі мелі магчымасць вывучыць нормы новай рэдакцыі Інструкцыі і прывесці свае лакальныя прававыя акты ў адпаведнасць з яе патрабаваннямі, у пастанове ўстаноўлены адкладзены тэрмін уступлення яе ў сілу – 1 ліпеня 2024 г.
Адначасова Дэпартаментам па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь запланавана работа па правядзенні рэспубліканскага семінара, а таксама шэрагу семінараў на базе Беларускага навукова-даследчага інстытута дакументазнаўства і архіўнай справы
