1 чэрвеня 2021 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь
1 чэрвеня 2021 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь(далей – Дэпартамент), на якім былі разгледжаны наступныя пытанні:
1. Аб рабоце дзяржаўных архіўных устаноў па выкананні платных работ юрыдычным асобам і аказанні платных паслуг юрыдычным і фізічным асобам за 2016–2020 гг. (інфармацыя начальніка аддзела арганізацыйнай працы, інфармацыі і выкарыстання дакументаў Р.С.Жаўняркевіча, начальніка аддзела справаводства і фарміравання НАФ В.У.Заянчкоўскай, начальніка аддзела забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку дакументаў Г.У.Качатковай).
2. Аб фарміраванні рэспубліканскага дзяржаўнага інфармацыйнага рэсурсу ДФК НАФ Рэспублікі Беларусь (інфармацыя кансультанта аддзела забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку дакументаў Ю.А.Задзіран).
3. Аб падрыхтоўцы да святкавання 100-годдзя архіўнай службы Беларусі (інфармацыя намесніка начальніка аддзела арганізацыйнай працы, інфармацыі і выкарыстання дакументаў М.М.Скамарошчанкі).
Па першым пытанні калегіяй адзначана, што ў перыяд 2016–2020 гг. дзяржаўнымі архіўнымі ўстановамі Беларусі было зароблена 12 113 628,22 рублі, з якіх 3 513 865,32 рубель – рэспубліканскімі архіўнымі ўстановамі, 8 599 762,9 рублі – абласнымі і занальнымі дзяржаўнымі архівамі. Пры некаторых ваганнях ў аб’ёме паступленняў пазабюджэтных фінансавых сродкаў, агульная дынаміка працэсу ідзе ў кірунку нарастання. Доля фінансавых сродкаў, атрыманых у 2020 г. у выніку выканання платных работ і аказання платных паслуг, перавышае аналагічныя паказчыкі 2016 г. на 52%.
Выкананне платных работ і аказанне платных паслуг дзяржаўнымі архіўнымі ўстановамі ажыццяўляецца ў рамках профільных актаў заканадаўства.
Асноўнымі відамі платных работ, якія выконваюцца дзяржаўнымі архівамі у галіне забеспячэння захаванасці дакументаў, з’яўляюцца правядзенне навукова-тэхнічнай апрацоўкі (далей – НТА) дакументаў, выкананне работ па забеспячэнні захаванасці дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду (далей – НАФ), распрацоўка праектаў лакальных нарматыўных прававых актаў і метадычных дакументаў у сферы архіўнай справы і справаводства, метадычная дапамога ўласнікам дакументаў, аднесеных да недзяржаўнай часткі НАФ, у арганізацыі ўліку, захавання і выкарыстання іх архіўных фондаў і дакументаў.
Калегія адзначыла, што самымі запатрабаванымі з’яўляюцца платныя работы па НТА дакументаў. Заказчыкамі гэтых работ выступаюць юрыдычныя асобы, як правіла, арганізацыі-крыніцы камплектавання дзяржаўных архіваў.
Калегія звярнула ўвагу, што пры правядзенні НТА дзяржаўныя архівы сутыкаюцца з шэрагам праблем, асноўнай з якіх з’яўляецца нядобрасумленная канкурэнцыя з боку індывідуальных прадпрымальнікаў пры правядзенні працэдур дзяржаўных закупак на НТА дакументаў. Выконваючы патрабаванні заканадаўства па правядзенні працэдур дзяржаўных закупак, архівы аказваюцца неканкурэнтаздольнымі ў сувязі з адсутнасцю магчымасці выкарыстання гнуткага падыходу да пытанняў цэнаўтварэння.
Пры гэтым адзначаецца, што якасць выкананых канкурэнтамі работ вельмі часта аказваецца нізкай і ў большасці выпадкаў не адпавядае ўстаноўленым нарматыўнымі дакументамі патрабаванням.
Сур’ёзную заклапочанасць таксама выклікае выкарыстанне індывідуальнымі прадпрымальнікамі пры правядзенні НТА расходных матэрыялаў (у першую чаргу кардона) нізкай якасці, што негатыўна адбіваецца на стане дакументаў і нясе прамую пагрозу іх захаванасці. Калегія адзначыла, што адзін з варыянтаў вырашэння гэтага пытання ляжыць у плоскасці рэгламентацыі і замацавання тэхнічных патрабаванняў да выкарыстання матэрыялаў у пэўным дакуменце метадычнага ці нарматыўнага характару.
Праблемным з’яўляецца пытанне плацежаздольнасці арганізацый. Запазычанасць арганізацый перад архівамі за праведзеныя працы па НТА дакументаў за 2016–2020 гг. складае звыш 38 000 рублёў. У мэтах спагнання запазычанасці даўжнікам накіроўваюцца прэтэнзіі аб аплаце аказаных паслуг, складаюцца графікі плацяжоў па ліквідацыі запазычанасці і інш. Адсутнасць фінансавання работ па НТА цягне за сабой з’яўленне арганізацый з парушанымі тэрмінамі перадачы дакументаў на пастаяннае захоўванне.
Асноўнымі відамі платных паслуг, якія аказваюцца юрыдычным і фізічным асобам у галіне выкарыстання дакументаў, з’яўляюцца інфармацыйнае забеспячэнне карыстальнікаў у адпаведнасці з іх запытамі ў парадку, устаноўленым заканадаўствам, пераклад дакументаў з замежных моў, капіраванне дакументаў, падбор, сістэматызацыя дакументаў для выкарыстання ў радыё- і тэлеперадачах, пры напісанні твораў навукі, літаратуры і мастацтва, кансультаванне, падрыхтоўка па запытах карыстальнікаў выстаў дакументаў, правядзенне лекцый, экскурсій па архівах.
Калегія адзначыла, што да ліку найбольш запатрабаваных платных паслуг адносіцца інфармацыйнае забеспячэнне карыстальнікаў і капіраванне дакументаў. Фіксуецца рост колькасці зваротаў, пры якіх карыстальнікі заказваюць адначасова больш за адну платнай паслугі. Устойлівай практыкай становіцца прад’яўленне ў далейшым звязаных паміж сабой інфармацыйных дакументаў (архіўныя даведкі і архіўных копій) для прастаўлення апастылю, што сведчыць аб узаемазалежнасці дзеянняў па аказанні платных паслуг і ажыццяўленні адміністрацыйных працэдур.
Калегія адзначыла, што пытанні фарміравання цэн і тарыфаў адносяцца да ліку найбольш складаных у агульным працэсе работы дзяржаўных архіўных устаноў з пазабюджэтнымі фондамі. Базавым прынцыпам у пытаннях ўстанаўлення цэн і тарыфаў на выкананне платных работ і аказанне платных паслуг з’яўляюцца іх самастойнае фарміраванне юрыдычнымі асобамі, што замацавана палажэннямі артыкула 12 Закона Рэспублікі Беларусь ад 10 мая 1999 г. № 255-З «Аб цэнаўтварэнні».
Цэны на выкананыя работы і тарыфы на паслугі ў дзяржаўных архіўных установах усталёўваюцца ў адпаведнасці з зацверджанымі прэйскурантамі. Фарміраванне цэн і тарыфаў адбываецца з улікам эканамічна абгрунтаваных затрат у адпаведнасці з зацверджанымі нормамі расходу матэрыялаў, нормаў часу і выпрацоўкі, рэнтабельнасці, якая забяспечвае фарміраванне канкурэнтных цэн і тарыфаў на рынку, а таксама з улікам усіх прадугледжаных дзеючым заканадаўствам падаткаў і збораў.
У рамках аказання платных паслуг дзяржаўнымі архіўнымі ўстановамі усталёўваюцца розныя памеры тарыфаў. Пры гэтым улічваецца тэрміновасць аказання паслугі, спосаб яе аказання. Памер платы за капіраванне дакументаў дыферэнцыруецца ў залежнасці ад носьбітаў. Аплата за алічбаваныя копіі устанаўліваецца з улікам розных паказчыкаў якасці ў dpi, а таксама наяўнасці магчымасці вырабу лічбавай копіі з ужо існуючай лічбавай копіі з фонду карыстання.
Калегія адзначае, што пытанні, звязаныя з памерамі тарыфаў, у прыватнасці, на капіраванне архіўных дакументаў выходзяць на міжведамасны ўзровень. У ходзе праведзенай Дэпартаментам і установай «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (далей – БелНДІДАС) сумесна з Міністэрствам антыманапольнага рэгулявання і гандлю Рэспублікі Беларусь працы 1 сакавіка 2021 г. былі зацверджаны Метадычныя рэкамендацыі па вызначэнні складу выдаткаў і разліку кошту платных паслуг, што аказваюць дзяржаўныя архіўныя ўстановы па капіраванні дакументаў па запытах фізічных і юрыдычных асоб. Ключавым момантам вызначэння тарыфу на капіраванне дакументаў з’яўляецца ўсталяванне памеру прыбытку ў межах, якiя не перавышаюць 45%.
У дыскусійным полі застаецца пытанне магчымасці самастойнага капіравання архіўных дакументаў карыстальнікамі з дапамогай уласных тэхнічных сродкаў (як адной з разнавіднасцяў аказання дзяржаўнымі архіўнымі ўстановамі платных паслуг). Самастойнае капіраванне карыстальнікамі архіўных дакументаў, зыходзячы з палажэнняў Інструкцыі аб парадку карыстання архіўнымі дакументамі ў чытальных залах дзяржаўных архіваў Рэспублікі Беларусь, зацверджанай пастановай Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ад 24 мая 2012 г. № 133 (далей – Інструкцыя), на практыцы не з’яўляецца рэалізуемым. Для пашырэння магчымасцяў карыстальнікаў у пытаннях капіравання архіўных дакументаў неабходным з’яўляецца нарматыўнае замацаванне гэтай пазіцыі шляхам карэкціроўкі Інструкцыі. Дадзеныя дзеянні могуць быць прыняты пасля ўнясення змяненняў і дапаўненняў у Закон Рэспублікі Беларусь ад 25 лістапада 2011 г. № 323-З «Аб архіўнай справе і справаводстве ў Рэспубліцы Беларусь» (далей – Закон).
Калегія адзначыла, што да ліку праблемных пытанняў таксама адносіцца не поўная аплата карыстальнікамі выкананых работ і аказаных паслуг і звязаная з гэтым некаторая колькасць незапатрабаваных заказаў, якія знаходзяцца ў дзяржаўных архівах.
Дзяржаўным архіўным установам неабходна сістэматычна вылучаць магчымасці для пашырэння пераліку выконваемых платных работ і аказваемых платных паслуг. Больш актыўную дзейнасць неабходна праводзіць у напрамку арганізацыі навучальных семінараў па пытаннях справаводства і архіўнай справы. Як паказвае практыка, дадзеныя мерапрыемствы карыстаюцца высокім попытам з боку прадстаўнікоў розных арганізацый. Патрабуе вывучэння пытанне магчымасці сумеснага выканання заказаў «пад ключ» ўстановамі архіўнай галіны на ўмовах аўтсорсінгу ў залежнасці ад спецыялізацыі іх асноўнай дзейнасці.
Па выніках разгляду пытання калегіяй дадзены шэраг указанняў аддзелам Дэпартамента і дзяржаўным архіўным установам, у тым ліку: БелНДІДАС ў рамках выканання навукова-даследчай працы ў 2022 г. прадугледзець распрацоўку метадычных рэкамендацый па НТА дакументаў; аддзелу арганізацыйнай працы, інфармацыі і выкарыстання дакументаў і аддзелу справаводства і фарміравання НАФ Дэпартамента пры падрыхтоўцы змяненняў і дапаўненняў у Закон прапанаваць новую рэдакцыю, пры якой выключна дзяржаўныя архіўныя установы змогуць аказваць паслугі, звязаныя з падрыхтоўкай і апрацоўкай дакументаў арганізацый-крыніц камплектавання для перадачы на захоўванне ў дзяржаўныя архівы; аддзелу арганізацыйнай працы, інфармацыі і выкарыстання дакументаў Дэпартамента ўнесці прапановы ў форме прававой нормы па рэгламентацыі капіравання дакументаў карыстальнікамі з ужываннем уласных тэхнічных сродкаў.
Па другім пытанні калегіяй адзначана, што звесткі аб складзе, змесце, месцазнаходжанні дзяржаўнай часткі НАФ, якія з’яўляюцца адным з галоўных інструментаў у сістэме мер па забеспячэнню захаванасці, уліку і выкарыстання дакументаў, штогод цэнтралізавана актуалізуюцца, у тым ліку, з дапамогай Дзяржаўнага фондавага каталога НАФ (далей – ДФК НАФ). Статус ДФК НАФ як банка абагульненай інфармацыі аб дакументах дзяржаўнай часткі НАФ замацаваны ў арт. 23 Закона.
ДФК НАФ аднесены да рэспубліканскіх дзяржаўных інфармацыйных рэсурсаў і зарэгістраваны ў Дзяржаўным рэгістры інфармацыйных рэсурсаў Рэспублікі Беларусь 22 кастрычніка 2001 г. пад № 0200100017. Інструкцыяй аб парадку прадстаўлення звестак аб дакументах НАФ для ўключэння іх у ДФК НАФ, зацверджанай пастановай Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ад 17 мая 2012 г. № 125, вызначаны крыніцы фарміравання ДФК НАФ.
Па стане на 1 чэрвеня 2021 г. ДФК НАФ змяшчае звесткі аб складзе і змесце больш чым 15,6 млн. адзінак захоўвання. У ДФК НАФ ўключаны дадзеныя: 32 дзяржаўных архіўных устаноў у аб’ёме 13 129 493 спраў у складзе 47 597 фондаў; 122 тэрытарыяльных архіваў – 1 435 153 спраў у складзе 82 912 фондаў; 131 дзяржаўных музеяў і бібліятэк – 1 047 075 спраў у складзе 1 215 фондаў; 6 арганізацый, якія ажыццяўляюць часовае захоўванне фондаў на падставе дагавораў – 349 535 спраў у складзе 186 фондаў.
Згодна з заключанымі Дэпартаментам з крыніцамі фарміравання ДФК НАФ дагаворамі аб тэрмінах часовага захоўвання дакументаў дзяржаўнай часткі НАФ, арганізацыі павінны забяспечыць захаванасць дакументаў НАФ да моманту іх перадачы ў дзяржаўныя архівы. Умовай забеспячэння захаванасці выступае цэнтралізаваны дзяржаўны ўлік дакументаў. Працэдуру падрыхтоўкі заключэння дагавораў з крыніцамі фарміравання ДФК НАФ ажыццяўляе аддзел справаводства і фарміравання НАФ Дэпартамента.
Формамі цэнтралізаванага дзяржаўнага ўліку для ўсіх крыніц фарміравання ДФК (за выключэннем тэрытарыяльных архіваў) з’яўляюцца Звесткі пра змены ў складзе і аб’ёме фондаў на 1 студзеня кожнага года і Картка фонду (калекцыі), якія зацвярджаюцца штогадовым пастановай Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь аб зацвярджэнні форм ведамаснай справаздачнасці.
Тэрытарыяльныя архівы ў сувязі з аднастайнасцю фондаў ажыццяўляюць перадачу звестак у ДФК НАФ з дапамогай карткі раённых і гарадскіх архіваў, па форме, вызначанай Метадычнымі рэкамендацыямі па камплектаванні, фандзіраванні і ўліку дакументаў у раённых і гарадскіх архівах (узгодненыя Цэнтральнай экспертна-метадычнай камісіяй Камітэта па архівах і справаводству пры Савеце Міністраў Рэспублікі Беларусь, пратакол ад 2 лiпеня 2003 г. № 2).
Дзяржаўныя архіўныя ўстановы ажыццяўляюць перадачу звестак у ДФК НАФ аўтаматызаваным спосабам у рамках рэалізаванай для іх адзінай электроннай сістэмы ўліку архіўных дакументаў і фондаў. Іншыя крыніцы фарміравання ДФК НАФ выкарыстоўваюць традыцыйны спосаб перадачы з дапамогай паштовых адпраўленняў ці электроннай пошты, што абумоўлівае фарміраванне ДФК НАФ ў выглядзе двух комплексаў – традыцыйнага папяровага картачнага каталога і яго аўтаматызаванай часткі. Поўны пераход для ўсіх рэспандэнтаў ДФК НАФ на электронны фармат прадстаўлення форм ведамаснай справаздачнасці і атрымання звестак аб дакументах дзяржаўнай часткі НАФ, аб змененнях ў іх складзе і аб’ёме ў рамках ведамасных аўтаматызаваных баз дадзеных, у цяперашні час не магчымы ў сувязі з адсутнасцю ў крыніцах фарміравання ДФК НАФ неабходных сумяшчальных сістэм аўтаматызаванага ўліку і спецыяльных фарматаў абмену.
Кантроль за своечасовым і якасным прадстаўленнем ў ДФК НАФ уліковых звестак ад архіваў арганізацый, дзяржаўных фондаў, якія ажыццяўляюць часовае захоўванне дакументаў на падставе дамоваў аб падаўжэнні тэрмінаў часовага захоўвання дакументаў дзяржаўнай часткі НАФ, ажыццяўляецца Дэпартаментам ў рамках наведванняў, якія праводзяцца на рэгулярнай аснове. За перыяд 2016–2021 гг. аддзелам забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку дакументаў сумесна з аддзелам справаводства і фарміравання НАФ былі абследаваны: Цэнтральны навуковы архіў Нацыянальнай акадэміі навук Беларусі, архіў Міністэрства замежных спраў Рэспублікі Беларусь, Дзяржаўны гідраметэаралагічны фонд Міністэрства прыродных рэсурсаў Рэспублікі Беларусь, Дзяржаўны картографа-геадэзічны фонд Дзяржаўнага камітэта па маёмасці Рэспублікі Беларусь, Нацыянальная бібліятэка Рэспублікі Беларусь. Усім арганізацыям аказана неабходная метадычная дапамога.
Калегія адзначыла, што з мэтай недапушчэння парушэння тэрмінаў прадстаўлення справаздачнасці і аператыўнага абнаўлення дадзеных, якія прадстаўляюцца ў ДФК НАФ дзяржаўнымі музеямі, праверкі правільнасці запаўнення картак фондаў (калекцый) Дэпартаментам аказваецца кансультатыўна-метадычная дапамога галоўным захавальнікам фондаў музеяў, практыкуецца прыём звестак для папярэдняга аналізу.
Разам з тым, калегія звярнула ўвагу, што ў галіне фарміравання рэспубліканскага дзяржаўнага інфармацыйнага рэсурсу ДФК НАФ маецца шэраг праблем. Значныя цяжкасці ўзнікаюць пры прадстаўленні ў ДФК НАФ інфармацыі ад дзяржаўных музеяў абласнога падпарадкавання. Гэта абумоўлена рознай ведамаснай прыналежнасцю архіваў і музеяў і існуючымі адрозненнямі ў методыцы апісання і ўліку архіўных дакументаў. У мэтах максімальнага выкарыстання інфармацыі ДФК НАФ патрабуецца забяспечыць штогадовае размяшчэнне на інтэрнэт-сайце «Архівы Беларусі» актуальных звестак з ДФК НАФ пра колькасць фондаў і адзінках захоўвання тэрытарыяльных архіваў, архіваў дзяржаўных органаў, іншых арганізацый, дзяржаўных музеяў і бібліятэк.
Па выніках разгляду пытання калегіяй былі дадзены ўказанні: аддзелу забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку Дэпартамента – распрацаваць метадычныя ўказанні аб парадку запаўнення і тэрмінах прадстаўлення формы ведамаснай справаздачнасці для крыніц фарміравання ДФК НАФ; аддзелу забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку сумесна з аддзелам справаводства і фарміравання НАФ Дэпартамента – падрыхтаваць прапановы па карэкціроўцы спісу крыніц фарміравання справаздачнасці ДФК НАФ; аддзелу забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку Дэпартамента і дзяржаўнай установе «Беларускі навукова-даследчы цэнтр электроннай дакументацыі» – забяспечыць штогадовае размяшчэнне ў раздзеле «Архіўная справа» інтэрнэт-сайту «Архівы Беларусі» актуальных звестак з ДФК НАФ; структурным падраздзяленням па архівах і справаводству ГУЮ аблвыканкамаў – працягнуць правядзенне працы па аказанні музеям метадычнай дапамогі па прадстаўленні дадзеных у ДФК НАФ.
У рамках трэцяга пытання калегіяй заслухана і прааналізавана інфармацыю аб ходзе падрыхтоўкі да святкавання 100-годдзя архіўнай службы Беларусі (2022 г.). Напярэдадні знамянальнай даты запланавана арганізацыя комплексу юбілейных мерапрыемстваў (ўрачыстых, мемарыяльных, навуковых, асветніцкіх), накіраваных на шырокае інфармаванне грамадскасці аб працы архіўнай службы, павышэнне прафесійнага статусу і прэстыжу беларускіх архівістаў, заахвочванне дастойных работнікаў галіны і г.д.
Мяркуецца, што спецыяльныя мерапрыемствы да 100-годдзя архіўнай службы Беларусі будуць праводзіцца на працягу ўсяго 2022 г. у фармаце лекцый, экскурсій, майстар-класаў, круглых сталоў, навукова-практычных канферэнцый, сустрэч, прэзентацыі і г.д. Запланавана выданне прэзентацыйнага альбома, выпуск тэматычнага календара, падрыхтоўка электроннай гісторыка-дакументальнай выставы, правядзенне галіновага ўрачыстага сходу і інш.
Калегія адзначыла, што пры планаванні юбілейных мерапрыемстваў улічваўся вопыт святкавання папярэдніх юбілеяў айчыннай архіўнай службы, а таксама актыўна вывучаўся вопыт арганізацыі аналагічных мерапрыемстваў да 100-годдзя дзяржаўных архіўных сістэм замежных дзяржаў, розных міністэрстваў і ведамстваў Беларусі.
Калегія абмеркавала агульную канцэпцыю і структуру комплексу юбілейных мерапрыемстваў, ключавыя праекты, а таксама вызначыла арганізацыйныя пытанні, якія патрабуюць аператыўнага вырашэння ў 2021 г.
На пасяджэнні калегіі таксама было ўзгоднена прызначэнне Купрыянава Сяргея Яўгенавіча на пасаду загадчыка аддзела архівазнаўства БелНДІДАС.
