Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь

ПАЛАЖЭННЕ
аб Дэпартаменце па архівах і справаводстве Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь

1. Дэпартамент па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь з правамі юрыдычнай асобы (далей – Дэпартамент) з’яўляецца структурным падраздзяленнем цэнтральнага апарата Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь (далей, калі не ўстаноўлена іншае, – Мінюст), надзеленым дзяржаўна-ўладнымі паўнамоцтвамі і якія ажыццяўляюць спецыяльныя (і). архіўнай справы і справаводства ў Рэспубліцы Беларусь.

2. Дэпартамент у сваёй дзейнасці кіруецца Канстытуцыяй Рэспублікі Беларусь, іншымі актамі заканадаўства, у тым ліку Палажэннем аб Міністэрстве юстыцыі Рэспублікі Беларусь, зацверджаным пастановай Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь, якая зацвердзіла гэта Палажэнне, і гэтым Палажэннем.

3. Дэпартамент мае самастойны баланс, бягучыя (разліковыя) банкаўскія рахункі, пячатку і бланкі з выявай Дзяржаўнага герба Рэспублікі Беларусь са сваім найменнем і найменнем Мінюста, а таксама іншыя пячаткі і штампы.

4. У складзе Дэпартамента дзейнічае Дзяржаўная інспекцыя архіваў і справаводства Рэспублікі Беларусь.

5. Задачамі Дэпартамента з’яўляюцца:
…5.1. распрацоўка і рэалізацыя адзінай дзяржаўнай палітыкі ў сферы архіўнай справы і справаводства;
…5.2. распрацоўка адзіных прынцыпаў арганізацыі архіўнай справы і справаводства, парадку назапашвання, захоўвання, уліку і выкарыстання архіўных дакументаў, стварэння і дзейнасці архіваў і ажыццяўленне кантролю за выкананнем гэтых прынцыпаў і парадку;
…5.3. арганізацыя захоўвання дакументаў дзяржаўнай часткі Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь (далей – Нацыянальны архіўны фонд), іх улік і выкарыстанне;
…5.4. распрацоўка агульных патрабаванняў да дакументавання і арганізацыі працы з дакументамі;
…5.5. ажыццяўленне дзяржаўнага кантролю за выкананнем заканадаўства ў сферы архіўнай справы і справаводства;
…5.6. кіраўніцтва рэспубліканскімі архіўнымі ўстановамі, забеспячэнне іх функцыянавання;
…5.7. арганізацыя павышэння кваліфікацыі спецыялістаў архіўнай справы і справаводства, удзел у падрыхтоўцы вучэбна-метадычных дапаможнікаў і праграм па архіўнай справе, справаводстве;
…5.8. арганізацыя навукова-даследчай работы ў галіне дакументазнаўства, архівазнаўства, археаграфіі, забеспячэнне ўкаранення навукова-метадычных распрацовак у практыку работы дзяржаўных архіўных устаноў, дзяржаўных органаў і іншых арганізацый;
…5.9. міжнароднае супрацоўніцтва ў сферы архіўнай справы і справаводства;
…5.10. вырашэнне пытанняў вывазу архіўных дакументаў з Рэспублікі Беларусь.

6. Дэпартамент выконвае ўскладзеныя на яго задачы як непасрэдна, так і праз органы архіўнай справы і справаводства і сістэму дзяржаўных архіўных устаноў.

7. Дэпартамент у адпаведнасці з ускладзенымі на яго задачамі:
…7.1. распрацоўвае праграмы развіцця архіўнай справы і справаводства, забяспечвае іх выкананне;
…7.2. распрацоўвае праекты нарматыўных прававых актаў па пытаннях архіўнай справы і справаводства, выдае лакальныя прававыя акты, метадычныя і іншыя дакументы па пытаннях, якія ўваходзяць у яго кампетэнцыю;
…7.3. разглядае праекты нарматыўных прававых актаў, лакальных прававых актаў рэспубліканскіх органаў дзяржаўнага кіравання, навукова-метадычных дакументаў дзяржаўных архіўных устаноў па пытаннях архіўнай справы і справаводства;
…7.4. забяспечвае рэалізацыю актаў заканадаўства ў сферы архіўнай справы і справаводства;
…7.5. узаемадзейнічае са сродкамі масавай інфармацыі, ажыццяўляе прасоўванне інфармацыі ў глабальнай камп’ютарнай сетцы Інтэрнэт у мэтах асвятлення пытанняў, якія датычацца дзейнасці Дэпартамента і дзяржаўных архіўных устаноў, за выключэннем інфармацыі, распаўсюджванне і (або) прадастаўленне якой абмежавана;
…7.6. узаемадзейнічае ва ўстаноўленым парадку з дзяржаўнымі органамі і іншымі арганізацыямі па пытаннях, аднесеных да яго кампетэнцыі;
…7.7. разглядае ў межах сваёй кампетэнцыі ў парадку, устаноўленым заканадаўствам, звароты (прапановы, заявы, скаргі) грамадзян і юрыдычных асоб (далей – звароты);
…7.8. па выніках разгляду звароту, аўтар якога не задаволены вынікамі яго разгляду ў рэспубліканскіх архіўных установах, пры наяўнасці падстаў для станоўчага вырашэння выкладзеных у звароце пытанняў выдае гэтай установе абавязковае для выканання прадпісанне аб належным вырашэнні гэтых пытанняў;
…7.9. ажыццяўляе праверкі захавання ў рэспубліканскіх архіўных установах парадку разгляду зваротаў, у выпадках, прадугледжаных заканадаўствам, ажыццяўляе выязныя праверкі работы са зваротамі;
…7.10. па кожным выпадку неналежнага разгляду рэспубліканскімі архіўнымі ўстановамі зваротаў накіроўвае іх кіраўнікам прадстаўленне аб прыцягненні службовых асоб, якія дапусцілі парушэнне парадку разгляду зваротаў, да дысцыплінарнай адказнасці;
…7.11. арганізуе павышэнне кваліфікацыі спецыялістаў у сферы архіўнай справы і справаводства;
…7.12. арганізуе работу дзяржаўных архіваў па фарміраванні Нацыянальнага архіўнага фонду, вызначае парадак захоўвання яго дакументаў у дзяржаўных архівах і архівах дзяржаўных органаў, іншых арганізацый;
…7.13. разглядае прапановы дзяржаўных архіўных устаноў, дзяржаўных органаў, іншых арганізацый па вызначэнні тэрмінаў захоўвання дакументаў, якія не прадугледжаны дзеючымі пералікамі дакументаў, з указаннем тэрмінаў захоўвання;
…7.14. разглядае хадайніцтвы дзяржаўных органаў, іншых арганізацый аб прадаўжэнні тэрмінаў часовага захоўвання дакументаў дзяржаўнай часткі Нацыянальнага архіўнага фонду і рыхтуе праекты дагавораў (нарматыўных прававых актаў) па гэтым пытанні;
…7.15. аказвае арганізацыйна-метадычную дапамогу дзяржаўным архівам у заключэнні дагавораў з недзяржаўнымі арганізацыямі аб перадачы іх дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду на пастаяннае захоўванне ў дзяржаўныя архівы;
…7.16. рэалізуе пераважнае права дзяржаўных архіваў на набыццё дакументаў недзяржаўнай часткі Нацыянальнага архіўнага фонду;
…7.17. рыхтуе прапановы і праекты нарматыўных прававых актаў па ўстанаўленні парадку знішчэння дакументаў часовага захоўвання;
…7.18. распрацоўвае і ажыццяўляе вядзенне ўніфікаванай сістэмы арганізацыйна-распарадчай дакументацыі;
…7.19. распрацоўвае агульныя патрабаванні да парадку дакументавання кіраўніцкай дзейнасці і арганізацыі працы з дакументамі ў дзяржаўных органах і іншых арганізацыях;
…7.20. распрацоўвае парадак работы з дакументамі ў электронным выглядзе, у тым ліку з электроннымі дакументамі, у дзяржаўных органах, іншых арганізацыях;
…7.21. распрацоўвае парадак работы з дакументамі ў электронным выглядзе, у тым ліку з электроннымі дакументамі, у дзяржаўных архіўных установах, архівах дзяржаўных органаў і іншых арганізацый;
…7.22. распрацоўвае парадак фарміравання, вядзення і захоўвання асабістых спраў дзяржаўных грамадзянскіх служачых і іншых работнікаў арганізацый;
…7.23. ажыццяўляе кантроль за захаванасцю дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду, якія знаходзяцца на захоўванні ў дзяржаўных архівах і архівах дзяржаўных органаў і іншых арганізацый;
…7.24. вядзе цэнтралізаваны дзяржаўны ўлік дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду;
…7.25. ажыццяўляе вядзенне Дзяржаўнага фондавага каталога Нацыянальнага архіўнага фонду;
…7.26. ажыццяўляе класіфікацыю дакументаў у межах Нацыянальнага архіўнага фонду і мерапрыемствы па размеркаванні дакументаў паміж дзяржаўнымі архівамі;
…7.27. прастаўляе апастыль на дакументах, што зыходзяць з дзяржаўных архіваў Рэспублікі Беларусь;
…7.28. каардынуе дзейнасць дзяржаўных архіўных устаноў па стварэнню і развіццю сістэмы навукова-даведачнага апарата да дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду;
…7.29. арганізуе падрыхтоўку і выданне архіўных даведнікаў для забеспячэння пошуку інфармацыі аб складзе і змесце дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду;
…7.30. каардынуе распрацоўку і ўкараненне аўтаматызаваных інфармацыйных сістэм у практыку работы дзяржаўных архіўных устаноў;
…7.31. арганізуе навукова-даследчую работу ў галіне дакументазнаўства, архівазнаўства, археаграфіі, забяспечвае ўкараненне навукова-метадычных распрацовак у практыку работы дзяржаўных архіўных устаноў, дзяржаўных органаў і іншых арганізацый;
…7.32. рыхтуе прапановы і праекты нарматыўных прававых актаў па ўстанаўленні парадку карыстання архіўнымі дакументамі, якія захоўваюцца ў дзяржаўных архівах, тэрытарыяльных (гарадскіх або раённых) архівах;
…7.33. арганізуе і каардынуе дзейнасць дзяржаўных архіўных устаноў па выкарыстанні дакументаў у мэтах задавальнення інфармацыйных патрэб грамадзян, грамадства, дзяржавы;
…7.34. ажыццяўляе кантроль за выкананнем парадку доступу да архіўных дакументаў, якія змяшчаюць звесткі, якія адносяцца да асабістай таямніцы грамадзян;
…7.35. арганізуе работу па вывучэнні грамадскіх патрэбнасцей у рэтраспектыўнай дакументнай інфармацыі, забяспечвае эфектыўнасць яе выкарыстання;
…7.36. каардынуе публікацыйную дзейнасць дзяржаўных архіўных устаноў;
…7.37. ажыццяўляе інфармацыйнае забеспячэнне дзейнасці Геральдычнай рады пры Прэзідэнце Рэспублікі Беларусь;
…7.38. аказвае кансультацыйную дапамогу дзяржаўным органам і іншым арганізацыям, рэспубліканскім дзяржаўна-грамадскім аб’яднанням, палітычным партыям, прафесійным саюзам, іншым грамадскім аб’яднанням, іх саюзам (асацыяцыям) па пытаннях заснавання афіцыйных геральдычных сімвалаў;
…7.39. ажыццяўляе работу па падрыхтоўцы афіцыйных геральдычных сімвалаў да абавязковай геральдычнай экспертызы, іх заснавання і дзяржаўнай рэгістрацыі;
…7.40. ажыццяўляе вядзенне Дзяржаўнага геральдычнага рэгістра Рэспублікі Беларусь;
…7.41. вывучае і абагульняе вопыт работы архіваў Рэспублікі Беларусь і замежных дзяржаў, праводзіць навуковыя і навукова-практычныя канферэнцыі, сімпозіумы, нарады, семінары;
…7.42. узаемадзейнічае ў межах прадстаўленых паўнамоцтваў з дзяржаўнымі органамі і міжнароднымі арганізацыямі замежных дзяржаў па пытаннях архіўнай справы і справаводства, у тым ліку прадстаўляе інтарэсы Мінюста ў такіх органах і арганізацыях, а таксама ва ўстаноўленым парадку падрыхтоўвае да заключэння міжнародныя дагаворы міжведамаснага характару, развівае і каардынуе замежныя сувязі дзяржаўных архіўных устаноў; …7.43. арганізуе работу па выяўленні ў замежных архівах дакументаў па гісторыі Беларусі;
…7.44. вызначае віды платных работ і паслуг, якія аказваюцца дзяржаўнымі архіўнымі ўстановамі юрыдычным і фізічным асобам;
…7.45. распрацоўвае парадак разліку планавага фонду аплаты працы работнікаў дзяржаўных архіўных устаноў і тэрытарыяльных (гарадскіх і раённых) архіваў мясцовых выканаўчых і распарадчых органаў;
…7.46. распрацоўвае тыпавыя (прыкладныя) штаты і нарматывы колькасці работнікаў абласных і занальных дзяржаўных архіваў;
…7.47. вядзе бухгалтарскі ўлік, складае статыстычную, фінансавую і іншую справаздачнасць у Дэпартаменце;
…7.48. арганізуе бухгалтарскі ўлік, складанне статыстычнай, фінансавай і іншай справаздачнасці ў рэспубліканскіх архіўных установах;
…7.49. ажыццяўляе іншыя паўнамоцтвы ў адпаведнасці з задачамі і функцыямі Дэпартамента.

8. Дэпартамент мае права:
…8.1. уносіць на разгляд Мінюста прапановы па пытаннях, аднесеных да кампетэнцыі Дэпартамента, у тым ліку праекты нарматыўных прававых актаў па ўказаных пытаннях для зацвярджэння;
…8.2. прымаць у адпаведнасці з заканадаўствам і ў межах сваёй кампетэнцыі рашэнні ненарматыўнага характару, у тым ліку выносіць прадпісанні па ўстараненню парушэнняў у сферы архіўнай справы і справаводства, абавязковыя для выканання рэспубліканскімі органамі дзяржаўнага кіравання і іншымі арганізацыямі, падпарадкаванымі Ураду Рэспублікі Беларусь, мясцовымі выканаўчымі і распарадчымі органамі. прадпрымальнікамі;
…8.3. заслухоўваць на пасяджэннях калегіі Дэпартамента, Цэнтральнай экспертна-метадычнай камісіі прадстаўнікоў рэспубліканскіх органаў дзяржаўнага кіравання, мясцовых выканаўчых і распарадчых органаў і іншых арганізацый па пытаннях работы архіваў і вядзення справаводства;
…8.4. правяраць ва ўстаноўленым парадку стан архіўнай справы і справаводства ў рэспубліканскіх органах дзяржаўнага кіравання, мясцовых выканаўчых і распарадчых органах і іншых арганізацыях;
…8.5. ствараць пастаянныя і часовыя камісіі для разгляду пытанняў архіўнай справы і справаводства, у тым ліку Цэнтральную экспертна-метадычную камісію;
…8.6. сумесна з зацікаўленымі ўдзельнічаць у падрыхтоўцы вучэбна-метадычных дапаможнікаў і праграм па архіўнай справе, справаводстве і спецыяльных гістарычных дысцыплінах;
…8.7. арганізоўваць і праводзіць конкурсы, а таксама зацвярджаць парадак іх правядзення і заахвочванні пераможцаў;
…8.8. ажыццяўляць іншыя паўнамоцтвы ў адпаведнасці з задачамі і функцыямі Дэпартамента.

9. Дэпартамент узначальвае дырэктар, які назначаецца на пасаду і вызваляецца ад пасады Саветам Міністраў Рэспублікі Беларусь па ўзгадненню з Прэзідэнтам Рэспублікі Беларусь.

Дырэктар Дэпартамента падпарадкоўваецца Міністру юстыцыі (далей – Міністр) і яго намесніку, які курыруе дзейнасць Дэпартамента, і з’яўляецца членам калегіі Мінюста па пасадзе.

Дырэктар Дэпартамента мае намеснікаў, у тым ліку аднаго першага. Намеснікі дырэктара Дэпартамента назначаюцца на пасаду і вызваляюцца ад пасады Міністрам па ўзгадненню з Саветам Міністраў Рэспублікі Беларусь.

10. Дырэктар Дэпартамента:
…10.1. кіруе дзейнасцю Дэпартамента і нясе персанальную адказнасць за рэалізацыю Дэпартаментам дзяржаўна-ўладных паўнамоцтваў у сферы архіўнай справы і справаводства, выкананне задач і функцый, ускладзеных на Дэпартамент;
…10.2. выдае ў межах сваёй кампетэнцыі загады па напрамках дзейнасці Дэпартамента;
…10.3. зацвярджае палажэнні аб структурных падраздзяленнях Дэпартамента, Цэнтральнай экспертна-метадычнай камісіі, склад пазаштатных інспектараў Дзяржаўнай інспекцыі архіваў і справаводства Рэспублікі Беларусь, Цэнтральнай экспертна-метадычнай камісіі;
…10.4. размяркоўвае абавязкі паміж сваімі намеснікамі;
…10.5. зацвярджае па ўзгадненню з Міністрам структуру і штатны расклад Дэпартамента ў межах устаноўленай Мінюсту колькасці работнікаў і расходаў на яго ўтрыманне, а таксама статуты рэспубліканскіх архіўных устаноў;
…10.6. узгадняе структуру і штатны расклад арганізацый, падпарадкаваных Дэпартаменту;
…10.7. прызначае на пасаду і вызваляе ад пасады:

…– работнікаў Дэпартамента;
…– па ўзгадненні з Міністрам, якія адпавядаюць мясцовымі выканаўчымі і распарадчымі органамі – кіраўнікоў рэспубліканскіх архіўных устаноў;
…– намеснікаў кіраўнікоў рэспубліканскіх архіўных устаноў у выпадку, калі пасада кіраўніка з’яўляецца вакантнай;

…10.8. узгадняе прызначэнне на пасаду служачых і вызваленне ад пасады служачых па прадстаўленні галоўных упраўленняў юстыцыі аблвыканкамаў (Мінскага гарвыканкама) кіраўнікоў абласных і занальных дзяржаўных архіваў;
…10.9. прымяняе меры заахвочвання, накладае дысцыплінарныя спагнанні ў адносінах да работнікаў Дэпартамента і кіраўнікоў рэспубліканскіх архіўных устаноў, уносіць прапановы аб заахвочванні, накладанні дысцыплінарных спагнанняў у дачыненні да кіраўнікоў абласных і занальных дзяржаўных архіваў у парадку, узгодненым з Мінюстам; …10.10. дзейнічае без даверанасці ад імя Дэпартамента, прадстаўляе яго інтарэсы ў адносінах з юрыдычнымі і фізічнымі асобамі, ва ўстаноўленым парадку распараджаецца яго сродкамі і маёмасцю, адкрывае бягучыя (разліковыя) банкаўскія рахункі, заключае дагаворы;
…10.11. прадстаўляе інтарэсы органаў архіўнай справы і справаводства і дзяржаўных архіўных устаноў у міжнародных арганізацыях;
…10.12. уносіць ва ўстаноўленым парадку ў Мінюст праекты нарматыўных прававых актаў па пытаннях, якія ўваходзяць у кампетэнцыю Дэпартамента;
…10.13. прымае рашэнні аб правядзенні праверак захавання ў рэспубліканскіх архіўных установах парадку разгляду зваротаў;
…10.14. ажыццяўляе іншыя паўнамоцтвы ў адпаведнасці з задачамі і функцыямі Дэпартамента.

11. Для калектыўнага абмеркавання найбольш важных пытанняў па рашэнню Мінюста ў Дэпартаменце ствараецца калегія колькасцю не больш як 7 чалавек у складзе дырэктара Дэпартамента (старшыня калегіі), яго намеснікаў па пасадзе і іншых работнікаў Дэпартамента. У склад калегіі могуць уваходзіць работнікі структурных падраздзяленняў па архівах і справаводстве абласных і Мінскага гарадскога выканаўчых камітэтаў і рэспубліканскіх архіўных устаноў. Палажэнне аб калегіі, яе колькасць і персанальны склад зацвярджаюцца Міністрам па прадстаўленні дырэктара Дэпартамента.

12. Калегія Дэпартамента на сваіх пасяджэннях разглядае найбольш важныя пытанні, якія ўваходзяць у кампетэнцыю Дэпартамента.

13. Рашэнні калегіі Дэпартамента афармляюцца пратаколам і рэалізуюцца з дапамогай выдання загадаў дырэктара Дэпартамента.

14. У выпадку ўзнікнення рознагалоссяў паміж дырэктарам Дэпартамента і членамі калегіі Дэпартамента пры прыняцці рашэнняў дырэктар Дэпартамента праводзіць у жыццё свае рашэнні, інфармуючы аб узніклых рознагалоссях Міністра. Члены калегіі могуць паведаміць аб сваім меркаванні Міністру.

15. Фінансаванне дзейнасці Дэпартамента ажыццяўляецца на падставе каштарысу, які зацвярджаецца Міністрам, у межах расходаў, прадугледжаных у рэспубліканскім бюджэце на фінансаванне Мінюста.

16. Маёмасць Дэпартамента з’яўляецца рэспубліканскай уласнасцю і замацоўваецца за ім на праве аператыўнага кіравання.

17. Месца знаходжання Дэпартамента: г. Мінск, вул. Калектарная, 10.

СТАНОВІШЧА
аб калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь

1. Агульныя палажэнні

1.1. Калегія Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь (далей – калегія) ствараецца ў адпаведнасці з Палажэннем аб Дэпартаменце па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь (далей – Дэпартамент), зацверджаным пастановай Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь ад 31.07.2006 № 986.

1.2. Калегія ствараецца колькасцю 7 чалавек у складзе дырэктара Дэпартамента (старшыня калегіі), яго намеснікаў па пасадзе і іншых работнікаў Дэпартамента. У склад калегіі могуць уваходзіць работнікі рэспубліканскіх архіўных устаноў.
Персанальны склад і парадак функцыянавання калегіі зацвярджаюцца Міністрам юстыцыі Рэспублікі Беларусь.
Сакратар калегіі прызначаецца дырэктарам Дэпартамента.

1.3. Калегія з’яўляецца дарадчым органам і на сваіх пасяджэннях разглядае пытанні стану і развіцця архіўнай справы і справаводства ў Рэспубліцы Беларусь, фарміравання, забеспячэння захаванасці, дзяржаўнага ўліку, выкарыстання дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь (далей – НАФ), арганізацыі і эфектыўнасці навукова-даследчай і навукова-метадычнай работы, кадравай працы ў галіне, умацавання матэрыяльна-тэхнічнай базы дзяржаўных архіўных устаноў, ўкаранення ў практыку работы сучасных архіўных тэхналогій і ўдасканалення кіравання архіўнай справай.

2. Арганізацыя работы калегіі

2.1. Калегія працуе па зацверджанаму дырэктарам Дэпартамента плане, які складаецца на год.
Унясенне змяненняў і дапаўненняў у зацверджаны план працы калегіі вырабляецца па ўказанні дырэктара Дэпартамента.

2.2. Для ўдзелу ў рабоце калегіі запрашаюцца начальнікі аддзелаў Дэпартамента, кіраўнікі органаў і ўстаноў Дзяржаўнай архіўнай службы Рэспублікі Беларусь, спецыялісты, якія ўдзельнічалі ў падрыхтоўцы пытанняў на разгляд калегіі, а таксама прадстаўнікі зацікаўленых рэспубліканскіх органаў дзяржаўнага кіравання, мясцовых выканаўчых і распарадчых органаў, іншых арганізацый.
Выклікі на пасяджэнне калегіі іншагароднім запрошаным рыхтуюць аддзелы Дэпартамента, адказныя за падрыхтоўку пытання для разгляду.

2.3. Дата правядзення пасяджэння устанаўліваецца дырэктарам Дэпартамента. У выпадку змянення тэрміну правядзення калегіі або яго адмены, сакратар калегіі паведамляе аб гэтым членаў калегіі і запрошаных.
Пры неабходнасці праводзяцца пашыраныя і выязныя пасяджэння калегіі.

2.4. Дата правядзення і парадак пазачарговага пасяджэння калегіі ўстанаўліваюцца дырэктарам Дэпартамента.

2.5. Пасяджэнні калегіі праводзяцца пад старшынствам дырэктара Дэпартамента (у адсутнасць дырэктара – асобы, якая яго замяняе) і з’яўляюцца правамоцнымі пры ўдзеле ў іх больш паловы членаў калегіі.
Вызваленне членаў калегіі ад удзелу ў пасяджэнні дапускаецца з дазволу старшыні калегіі (або асобы, якая яго замяшчае).

2.6. Члены калегіі:
прымаюць удзел у абмеркаванні пытанняў, якія разглядаюцца калегіяй;

вывучаюць даведкі і праекты рашэнняў па пытаннях парадку пасяджэнняў калегіі і ўяўляюць прапановы і заключэнні па іх;

прымаюць удзел у вывучэнні дзейнасці архіўных устаноў, пытанні якіх ўносяцца на разгляд калегіі;

выконваюць даручэнні, звязаныя з дзейнасцю калегіі, у т. л. інфармуюць архіўныя ўстановы аб рабоце калегіі, аб прымаемых калегіяй рашэннях, аказваюць практычную дапамогу ў іх рэалізацыі;

запытваюць ад архіўных устаноў неабходныя матэрыялы па пытаннях, разглядаемых на калегіі, аб ходзе выканання раней прынятых рашэнняў.

2.7. Калегія прымае свае рашэнні простай большасцю галасоў яе членаў, прысутных на пасяджэнні. Рашэнні калегіі Дэпартамента, накіраваныя на рэгуляванне грамадскіх адносін у сферы архіўнай справы і справаводства і якія патрабуюць нарматыўнага замацавання, афармляюцца пратаколам і прадстаўляюцца ў Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь для прыняцця адпаведных пастаноў або загадаў. Рашэнні калегіі па іншых пытаннях рэалізуюцца загадамі дырэктара Дэпартамента.

У выпадку рознагалоссяў паміж дырэктарам Дэпартамента і калегіяй пры абмеркаванні пытанняў і прыняцці рашэнняў дырэктар Дэпартамента праводзіць у жыццё сваё рашэнне і паведамляе аб гэтым Міністра юстыцыі Рэспублікі Беларусь. Члены калегіі таксама маюць права інфармаваць Міністра юстыцыі Рэспублікі Беларусь аб сваёй пазіцыі. Пры роўнасці галасоў прынятым лічыцца рашэнне, за якое прагаласаваў старшыня калегіі.

3. Падрыхтоўка і правядзенне пасяджэнняў калегіі

3.1. Сакратар калегіі не пазней, чым за 7 дзён да пасяджэння калегіі, прадстаўляе старшыні калегіі на зацвярджэнне парадак пасяджэння. Не пазней, чым за 5 дзён да пасяджэння, старшыні калегіі прадстаўляюцца ўзгодненыя праекты рашэнняў калегіі і дакументы да іх. Сакратар калегіі забяспечвае рассылку названых дакументаў членам калегіі і запрошаным.

3.2. У мэтах забеспячэння дзелавога і аператыўнага абмеркавання пытанняў і прыняцця рашэнняў на пасяджэннях калегіі устанаўліваецца рэгламент.

4. Парадак прадстаўлення матэрыялаў для разгляду на пасяджэнні калегіі

4.1. Праекты рашэнняў калегіі і дакументы да іх падаюцца сакратару калегіі не пазней, чым за 7 дзён да пасяджэння. Пытанні, па якіх праекты рашэнняў не былі прадстаўлены ў названы тэрмін, могуць быць уключаны ў парадак дня пасяджэння толькі з дазволу старшыні калегіі.

4.2. Калі дакументы не могуць быць прадстаўлены ў устаноўленыя тэрміны або пытанне зняты з абмеркавання, асоба, адказная за яго падрыхтоўку, да зацвярджэння парадку дня пасяджэння дакладвае аб гэтым старшыні калегіі і аб прынятым рашэнні ставіць у вядомасць сакратара калегіі.

4.3. Праекты рашэнняў калегіі павінны ўтрымліваць аналіз і ацэнку стану спраў па абмяркоўваемым пытанні, мэты і задачы прапанаванага рашэння, канкрэтныя даручэнні, тэрміны выканання, а таксама вызначаць адказных выканаўцаў і асоб, на якіх ускладаецца кантроль за выкананнем рашэння.

4.4. Праекты рашэнняў калегіі і дакументы да іх павінны быць ўзгоднены з намеснікам дырэктара Дэпартамента, які курыруе дадзеныя пытанні, з усімі зацікаўленымі аддзеламі Дэпартамента і арганізацыямі. Заўвагі, прапановы, дапаўненні асоб, якія візуюць дакументы, прыкладаемыя да праектаў. Наяўныя рознагалоссі да ўнясення рашэння на абмеркаванне павінны быць разгледжаны намеснікам дырэктара Дэпартамента, які курыруе дадзеныя пытанні, з удзелам зацікаўленых. Канчатковае рашэнне па наяўных рознагалоссях прымае калегія.

4.5. Да праекта рашэння калегіі прыкладаюцца:

даведка аддзела Дэпартамента, адказнага за падрыхтоўку матэрыялаў да абмеркавання, якая змяшчае аналіз стану пытання, інфармацыю аб выкананні папярэдніх рашэнняў калегіі (загадаў) па дадзеным пытанні, ацэнку дасягнутых вынікаў і абгрунтаванне прапанаваных у праекце рашэння мерапрыемстваў;

асаблівыя меркаванні асоб, якія маюць заўвагі па праекце рашэння;

дакументы, якія паслужылі падставай для прыняцця рашэнняў па кадравых пытаннях;

спіс (з указаннем месца работы, пасады, прозвішча) асоб, якіх мэтазгодна запрасіць на пасяджэнне.

5. Дакументаванне дзейнасці калегіі

5.1. Пасяджэння калегіі пратакалююцца сакратаром па форме «СЛУХАЛІ – ВЫСТУПІЛІ – ВЫРАШЫЛІ» з запісам асноўнага зместу выступленняў і рашэнняў па кожнаму пытанню.

Пратакол падпісваецца старшынёй калегіі або па яго даручэнні старшынствуючым на калегіі і сакратаром калегіі не пазней 5 дзён пасля пасяджэння.

5.2. Рашэнні калегіі афармляюцца па кожным пункце парадку дня ў складзе пратакола або ў выглядзе рашэння. Рашэнне калегіі падпісваецца старшынёй і сакратаром калегіі.

5.3. Рашэнні, прынятыя паміж паседжаннямі калегіі (у апытальным парадку), даводзяцца да ведама членаў калегіі на чарговым пасяджэнні і ўключаюцца ў пратакол пасяджэння (прыкладаюцца да пратакола).

5.4. Спіс прысутных на пасяджэнні членаў калегіі ўказваецца ў пратаколе. Калі лік запрошаных на пасяджэнне не перавышае 15, іх прозвішчы паказваюцца ў пратаколе. У астатніх выпадках спіс запрошаных складаецца асобна і прыкладаецца да пратакола.

5.5. У пяцідзённы тэрмін пасля пасяджэння калегіі (ці ў тэрміны, спецыяльна абумоўленыя на пасяджэнні) праект рашэння дапрацоўваецца з улікам прапаноў і заўваг, выказаных падчас абмеркавання, візіруецца членамі калегіі, якія ўносілі прапановы, і сакратаром калегіі прадстаўляюцца на подпіс старшыні калегіі. Разам з дакументамі прадстаўляецца спіс арганізацый і аддзелаў Дэпартамента, у якія варта накіраваць рашэнне калегіі.

Сакратар калегіі перадае падпісаныя дакументы на тыражаванне і рассылку.

6. Арганізацыя кантролю выканання рашэнняў калегіі

6.1. Кантроль за выкананнем рашэнняў калегіі ускладаецца на намеснікаў дырэктара Дэпартамента, начальнікаў аддзелаў і работнікаў аддзелаў Дэпартамента.

6.2. Кантроль за тэрмінамі выканання прынятых рашэнняў, даручэнняў калегіі ажыццяўляе сакратар калегіі. Для аператыўнага кантролю выканання рашэнняў калегіі сакратаром калегіі вядзецца картатэка па прынятых рашэннях калегіі.

6.3. Здыманне рашэнняў калегіі з кантролю вырабляецца старшынёй калегіі пасля прадстаўлення адказнымі за кантроль выканання рашэнняў інфармацыі аб іх выкананні, а ў неабходных выпадках пасля разгляду вынікаў выканання на калегіі.

6.4. Пытанні аб стане кантролю і праверкі выканання прымаемых рашэнняў перыядычна ўносяцца на разгляд калегіі.

7. Фарміраванне і захоўванне дакументаў пасяджэнняў калегіі

7.1. Індэксы і загалоўкі заводзімых спраў з дакументамі пасяджэнняў калегіі Дэпартамента афармляюцца ў адпаведнасці з наменклатурай спраў.

7.2. Справы групуюцца з дакументаў аднаго каляндарнага года. Дакументы паседжанняў калегіі фармуюцца ў справы, якія павінны ўтрымліваць не больш 250 лістоў. Пратаколы пасяджэнняў калегіі і дакументы да іх могуць фармавацца ў адну справу.

7.3. Пасля заканчэння справаводчага года сакратаром калегіі вырабляецца афармленне спраў з дакументамі пасяджэнняў калегіі.

7.4. Да перадачы ў ведамасны архіў справы з дакументамі пасяджэнняў калегіі захоўваюцца ў сакратара калегіі