31 кастрычніка 2017 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь
31 кастрычніка 2017 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь.
У ходзе пасяджэння калегіі былі заслуханы два пытанні: «Аб арганізацыі работы ЭМК (ЭПК) дзяржархіваў і структурных падраздзяленняў па архівах і справаводству галоўных упраўленняў юстыцыі аблвыканкамаў ў 2012-2016 гг.» і «Аб праблемах стварэння страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь на сучасным этапе».
Па першым пытанні было адзначана, што дзейнасць ЭМК дзяржаўных архіваў і ЭПК структурных падраздзяленняў па архівах і справаводству ГУЮ аблвыканкамаў накіравана на паляпшэнне адбору дакументаў на пастаяннае захоўванне, арганізацыі работы з дакументамі ў справаводстве дзяржаўных органаў, іншых арганізацый-крыніц камплектавання дзяржаўных архіваў і ажыццяўлення арганізацыйна-метадычнага кіраўніцтва і кантролю за дзейнасцю пастаянна дзеючых цэнтральных экспертных камісій і экспертных камісій арганізацый.
Нягледзячы на станоўчыя моманты ў працы ЭМК (ЭПК), калегія звярнула ўвагу на недапушчальнасць фармальнага падыходу да абмеркавання некаторых разгляданых на пасяджэннях ЭМК (ЭПК) дакументаў. Таксама калегія адзначыла неабходнасць штогадовага разгляду на пасяджэннях ЭМК (ЭПК) пытанняў аб стане і аб’ёме дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь, якія знаходзяцца на часовым захоўванні ў арганізацыях, звярнуўшы асаблівую ўвагу на дакументы, якія захоўваюцца звыш устаноўленага тэрміну часовага захоўвання.
Па другім пытанні калегіяй адзначана, што стварэнне страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь на сучасным этапе застаецца найбольш важным і складаным напрамкам работы дзяржаўных архіўных устаноў.
Страхавы фонд ствараецца ў мэтах захавання дакументнай інфармацыі ў выпадку страты або пашкоджання арыгіналаў дакументаў і з’яўляецца неад’емнай часткай Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь. Абавязковасць страхавога капіявання архіўных дакументаў замацаваная заканадаўча. Страхавое капіраванне дакументаў на папяровай аснове ажыццяўляецца ў адзіным дзяржаўным архіўным установе – «Цэнтральнай лабараторыі мікрафільмавання і рэстаўрацыі дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь».
Па стане на 01.01.2017 страхавыя копіі мелі 71,41% асабліва каштоўных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь на папяровай аснове.
У сувязі з адсутнасцю ў нашай краіне вытворцаў спецыялізаванага абсталявання і матэрыялаў для мікрафільмавання працэс стварэння страхавога фонду патрабуе значных фінансавых выдаткаў.
Зыходзячы з праведзенага аналізу Дэпартаментам тэмпаў страхавога капіявання дакументаў і паралельнага стварэння копій фонду карыстання на пазітыўнай плёнцы, якія вырабляюцца без фінансавых выдаткаў, калегіяй адзначана неабходнасць змены падыходаў да вырабу копій фонду карыстання. Прынятая пад увагу неабходнасць перагляду прымяняецца класічнай тэхналогіі стварэння страхавога фонду і фонду карыстання з улікам існавання тэхналогіі, звязанай з адначасовым вырабам страхавой копіі на плёнкавыя носьбіце і фонду карыстання на электронным носьбіце.
У працы па вырашэнні праблем стварэння страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь калегія вызначыла першачарговыя і перспектыўныя напрамкі.
Калегіяй таксама прынята рашэнне аб прызначэнні Шапавал-Канапацкай Алесі Георгіеўны на пасаду загадчыка аддзела аўтаматызаваных архіўных тэхналогій дзяржаўнай установы «Нацыянальны архіў Рэспублікі Беларусь».