Аб правядзенні засядання колегii ў Дэпартаменце па архівах і справаводстве Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь

29 лістапада 2024 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводстве Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь (далей – Дэпартамент).

На пасяджэнні калегіі былі разгледжаны наступныя пытанні:

1. Аб рабоце Дэпартамента і дзяржаўных архіваў па ажыццяўленні адміністрацыйных працэдур у 2024 годзе.
2. Аб рабоце па выкананні дзяржаўнымі архіўнымі ўстановамі Дырэктывы Прэзідэнта Рэспублікі Беларусь ад 11 сакавіка 2004 г. №1 «Аб мерах па ўмацаванні грамадскай бяспекі і дысцыпліны».
3. Аб стане і аб’ёме дакументаў пастаяннага захоўвання і дакументаў па асабовым складзе, якія знаходзяцца на часовым захоўванні ў дзяржаўных органах, іншых арганізацыях-крыніцах камплектавання дзяржаўных архіваў, па стане на 1 студзеня 2024 г.

Па першым і другім пытаннях парадку дня з дакладамі выступіла начальнік аддзела выкарыстання дакументаў, ідэалагічнай работы і міжнароднага супрацоўніцтва Ю.В.Байданава, якая адзначыла, што ў бягучым годзе ў адпаведнасці з падпунктамі 18.25 і 18.26 пункта 18 Адзінага пераліку адміністрацыйных працэдур, якія ажыццяўляюцца дзяржаўнымі органамі і іншымі арганізацыямі па заявах грамадзян, зацверджанага Указам Прэзідэнта Рэспублікі Беларусь ад 26 красавіка 2010 г. №200, дзяржаўнымі архівамі ажыццяўлялася адміністрацыйная працэдура па выдачы архіўнай даведкі (архіўнай копіі, архіўнай выпіскі, інфармацыйнага ліста) па запытах сацыяльна-прававога характару.

За студзень – кастрычнік 2024 г. дзяржаўнымі архівамі разгледжана 5540 заяў грамадзян па запытах сацыяльна-прававога характару (за аналагічны перыяд 2023 г. – 4960 заяў), павелічэнне паказчыка склала 12%.

На падставе падпункта 18.19.1 пункта 18 Адзінага пераліку Дэпартаментам ажыццяўлялася адміністрацыйная працэдура па прастаўленні апастыля на дакументах, якія зыходзяць з дзяржаўных архіваў Рэспублікі Беларусь. Работнікамі Дэпартамента ў справаздачным перыядзе было прастаўлена 745 апастыляў (за аналагічны перыяд 2023 г. – 140).

Рост колькасці заяў грамадзян на прастаўленне апастыля на дакументах, што зыходзяць з дзяржаўных архіваў, які пачаўся з кастрычніка 2023 г., працягваецца. У сярэднім у справаздачным перыядзе ў дзень паступае 3 і больш заяў, раней – каля 4 заяў у месяц.

Скаргі грамадзян на ажыццяўленне Дэпартаментам і дзяржаўнымі архівамі адміністрацыйныя працэдуры у Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь і галоўныя ўпраўленні юстыцыі абласных выканаўчых камітэтаў не паступалі.

Начальнік аддзела архіўных устаноў, натарыяту і ЗАГСаў галоўнага ўпраўлення юстыцыі Брэсцкага аблвыканкама Н.М.Кралько падзялілася досведам працы па ажыццяўленні адміністрацыйных працэдур у дзяржархівах Брэсцкага рэгіёна. Яна адзначыла, што ў ЗГА у г.Пінску разгледжана больш за ўсё запытаў па адміністрацыйных працэдурах – 316 запытаў са студзеня па лістапад бягучага года. Гэта абумоўлена тым, што архіў актыўна камплектаваўся дакументамі па фондах органаў улады (Драгічынскім, Столінскім, Лунінецкім райвыканкамамі, Пінскім гарвыканкамам перададзены дакументы ў дзяржархіў па 2020 год уключна), а таксама па фондах судоў (прыняты дакументы па 2015 год).

Н.М.Кралько ў якасці рашэння аб адмове ў прыёме заявы на ажыццяўленне адміністрацыйнай працэдуры назвала адсутнасць аплаты або накіравання заявы не па кампетэнцыі. Па Брэсцкай вобласці ў бягучым годзе такіх адмоў было 8% ад запытаў.

Яскравым прыкладам працы архівістаў Брэсцкай вобласці з’явіўся аналіз запытаў, якія паступілі ў дзяржархівы па пошце: 49% з іх прыйшло не па месцы захоўвання дакументаў. У сувязі з гэтым выказана была адмоўная пазіцыя па магчымым пераводзе адміністрацыйнай працэдуры 18.25.2 у электронную форму для ажыццяўлення яе праз Адзіны партал электронных паслуг.

Адносна работы па выкананні дзяржаўнымі архіўнымі ўстановамі Дырэктывы Прэзідэнта Рэспублікі Беларусь ад 11 сакавіка 2004 г. №1 «Аб мерах па ўмацаванні грамадскай бяспекі і дысцыпліны» дакладчыкам Ю.В.Байданавай было адзначана, што мерапрыемствы, накіраваныя на забеспячэнне здаровых і бяспечных умоў працы, фарміраванне правапаслухмяных паводзін і здаровага ладу жыцця ў работнікаў праводзяцца ў дзяржархівах на пастаяннай аснове.

Судакладчыкам з’яўлялася в.а.дырэктара Нацыянальнага гістарычнага архіва Беларусі ў г.Гродна А.Б.Алясюк, якая інфармавала аб тым, што ў архіве распрацаваны і ўзгоднены з прафсаюзным камітэтам План мерапрыемстваў па паляпшэнні ўмоў і аховы працы на 2020 – 2025 гг. Арганізацыя аховы працы ў архіве ажыццяўляецца згодна з Палітыкай у галіне аховы працы і з дапамогай функцыянавання сістэмы кіравання аховай працы (СУАТ).

Падводзячы вынікі абмеркавання другога пытання, дырэктар Дэпартамента А.Л.Воінаў адзначыў, што дысцыпліна і ахова працы, грамадская бяспека – пытанні, якія заўсёды знаходзяцца ў прыярытэце разгляду.

У наш час крэда жыцця архіўнай галіны – пажарная бяспека, як у сувязі з надыходам ацяпляльнага сезона, так і ў сувязі з рамонтнымі і будаўнічымі працамі, якія праводзяцца ў многіх архіўных установах.

Па трэцім пытанні выступіла кансультант аддзела справаводства, фарміравання і забеспячэння захаванасці Нацыянальнага архіўнага фонду Т.В.Рабцэвіч. Яна адзначыла, што цяпер крыніцамі камплектавання дзяржархіваў з’яўляюцца 7253 дзяржорганаў і арганізацый.

Дзяржархівамі на пастаяннай аснове праводзіцца работа па выяўленні і ўключэнні ў спісы новых арганізацый. За два гады было ўключана 77 арганізацый. Разам з тым колькасць выключаных са спісаў арганізацый пераважае, а негатыўная тэндэнцыя да памяншэння колькасці арганізацый захоўваецца.

На часовым захоўванні ў арганізацыях-крыніцах камплектавання дзяржархіваў знаходзяцца справы пастаяннага захоўвання за 1899-2023 гг. У параўнанні з 2022 годам гэты паказчык зменшыўся на 12 працэнтаў. Працэнт падрыхтаванасці спраў да перадачы на пастаяннае захоўванне па рэспубліцы складае 61,16.

Дзяржархівамі праводзіцца вялікая работа па падрыхтоўцы дакументаў арганізацый да перадачы на пастаяннае захоўванне, аказваецца метадычная і практычная дапамога, праводзяцца семінары, на пастаяннай аснове праводзіцца маніторынг заключаных з арганізацыямі дагавораў.

У садакладзе дырэктар Дзяржаўнага архіва Мінскай вобласці Ю.С.Рамашка прадстаўлены аналіз стану і аб’ёму дакументаў пастаяннага захоўвання і па асабовым складзе, якія знаходзяцца на часовым захоўванні ў арганізацыях-крыніцах камплектавання дзяржархіва Мінскай вобласці, дзе звыш устаноўленага тэрміну захоўваецца 297716 спраў. Асноўнай прычынай існуючай сітуацыі з’яўляецца адсутнасць свабодных стэлажных плошчаў у архіве.

У якасці станоўчага прыкладу калегія адзначыла працу ЗГА ў г.Слуцку, дзе працэнт спраў, які знаходзіцца на захоўванні звыш тэрміну, самы нізкі па рэспубліцы.

Дырэктар Дэпартамента А.Л.Воінаў даручыў справаздачы дзяржархіваў аб прынятых мерах па ліквідацыі запазычанасці па прыёме дакументаў, якія знаходзяцца на захоўванні звыш тэрміну, разгледзець асобным пытаннем на пасяджэнні калегіі Дэпартамента ў 2025 годзе.

1.Выступае начальнік аддзела выкарыстання дакументаў, ідэалагічнай работы і міжнароднага супрацоўніцтва Ю.В.Байданава

2.Выступае кансультант аддзела справаводства, фарміравання і забеспячэння захаванасці Нацыянальнага архіўнага фонду Т.В.Рабцэвіч.

3.Выступае дырэктар Дзяржаўнага архіва Мінскай вобласці Ю.С.Рамашка