Дырэктар Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Алег Воінаў выступіў з дакладам на Беларускім юрыдычным форуме

4–5 снежня 2025 г. у г.Мінску праходзіў III Беларускі юрыдычны форум «Права ў сучасным свеце». На сямі пляцоўках форуму былі абмеркаваны юрыдычныя аспекты развіцця грамадства і дзяржавы, удасканалення нарматворчага працэсу, прававога выхавання, выкарыстання штучнага інтэлекту.

У рабоце секцыі «Электронны дакументаабарот у бізнесе: заканадаўства і правапрымяняльная практыка» прыняў удзел дырэктар Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Алег Леанідавіч Воінаў, які прадставіў даклад-прэзентацыю на тэму: «Практычныя пытанні прымянення дакументаў у электронным выглядзе ў дзейнасці арганізацый».

У дакладзе кіраўнік архіўнай галіны краіны адзначыў, што ў цяперашні час у рэспубліцы створаны ўмовы для арганізацыі работы з электроннымі дакументамі. Пытанні работы з дадзенымі дакументамі, у тым ліку забеспячэння іх захаванасці і перадачы на архіўнае захоўванне, урэгуляваны ў распрацаваных Дэпартаментам па архівах і справаводству нарматыўных і метадычных дакументах, што ў поўнай меры забяспечвае арганізацыю работы з электроннымі дакументамі. Асаблівая ўвага была звернута на неабходнасць выканання патрабаванняў заканадаўства ў сферы архіўнай справы і справаводства пры стварэнні і захоўванні дакументаў у электронным выглядзе без папяровых аналагаў.

Найбольшую цікавасць удзельнікаў секцыі выклікалі аргументаваныя і падмацаваныя спасылкамі на акты заканадаўства адказы на практычныя пытанні прымянення дакументаў у электронным выглядзе пры дакументаванні працоўных адносін і ў гаспадарчай дзейнасці, у прыватнасці:

– ці дапускаецца выданне загада аб дысцыплінарным спагнанні і азнаямленне работніка з ім з выкарыстаннем ЭЛП ці іншага аналага ўласнаручнага подпісу? (адказ: загад аб дысцыплінарным спагнанні можа быць выдадзены ў выглядзе электроннага дакумента, а наймальнік мае права азнаёміць з ім работніка з выкарыстаннем ЭЛП ці іншага аналага ўласнаручнага подпісу);

– ці дапускаецца азнаямленне работнікаў, якія не маюць ЭЛП, з электронным дакументам? (адказ: заканадаўства дапускае магчымасць азнаямлення работнікаў з электроннымі дакументамі як з выкарыстаннем ЭЛП, так і без выкарыстання ЭЛП (акрамя заключэння, прадаўжэння і змянення працоўных дагавораў, дагавораў аб поўнай матэрыяльнай адказнасці);

– ці павінны недзяржаўныя арганізацыі адпраўляць пісьмо у сістэме міжведамаснага дакументаабароту ў фармаце PDF/A1 або PDF/A2? (адказ: недзяржаўныя арганізацыі павінны адпраўляць пісьмы як з дапамогай СМДЗ, так і іншых інфармацыйных сістэм, у тым ліку з дапамогай электроннай пошты, толькі ў фармаце PDF/A1 або PDF/A2);

– ці павінны дагаворы і акты здачы-прыёмкі выкананых работ перад іх падпісаннем пераўтварацца ў фармат PDF/A1 або PDF/A2? (адказ: дагаворы і акты здачы-прыёмкі выкананых работ, што накіроўваюцца ў іншыя арганізацыі ў якасці дадаткаў, перад падпісаннем павінны быць пераўтвораныя ў фармат PDF / A1 або PDF / A2);

– ці дапускаецца стварэнне ўнутраных першасных уліковых дакументаў у электронным выглядзе без выкарыстання ЭЛП (адказ: дапускаецца пры ўмове, што праграмныя сродкі, што выкарыстоўваюцца ў арганізацыі, дазваляюць адназначна ідэнтыфікаваць асобу, якая падпісала (узгадніла, зацвердзіла) дакумент; выключэнне: 1. дакументы, уключаныя ў пералік першасных уліковых дакументаў, устаноўлены пастановай Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь ад 24 сакавіка 2011 г. №360 (таварна-транспартная накладная; таварная накладная; прыходны касавы ордэр; расходны касавы ордэр; акт аб прыёме-перадачы асноўных сродкаў і інш.); 2. дакументы, якія пацвярджаюць здзяйсненне гаспадарчых аперацый з удзелам двух і больш удзельнікаў, за выключэннем першасных уліковых дакументаў, што складаюцца удзельнікам гаспадарчай аперацыі аднаасобна ў выпадках, устаноўленых заканадаўчымі актамі і (або) вызначаных Міністэрствам фінансаў).

Завяршаючы свой выступ, А.Л.Воінаў падкрэсліў, што па меры далейшай цыфравізацыі розных сфер дзяржаўнага і грамадскага жыцця прымяненне электронных дакументаў будзе набываць усё больш шырокі характар. У гэтых умовах важна не толькі ўважліва сачыць за зменамі ў заканадаўстве, але і забяспечваць павышэнне ўзроўню кваліфікацыі работнікаў кіраўнічага апарату арганізацый у частцы работы з электроннымі дакументамі, граматнага прымянення тых магчымасцяў, якія нам сёння прадастаўляюць сучасныя тэхналогіі і інфармацыйныя сістэмы. Гэта дазволіць забяспечыць выкананне патрабаванняў заканадаўства як у сферы архіўнай справы і справаводства, так і ў іншых сферах грамадскіх адносін.

Пасля завяршэння работы секцыі абмеркаванне практычных пытанняў прымянення дакументаў у электронным выглядзе ў дзейнасці арганізацый працягнулася ў кулуарах. Удзельнікі высока ацанілі практычную значнасць даклада, выказалі падзяку спікеру за актуальнасць і высокі ўзровень прадстаўленай інфармацыі.

1. Дырэктар Дэпартамента па архівах і справаводству А.Л.Воінаў выступае з дакладам

2. Падчас работы секцыі «Электронны дакументаабарот у бізнесе: заканадаўства і правапрымяняльная практыка»