21-22 лістапада 2017 г. у Маскве адбылася ХХIV Міжнародная навукова-практычная канферэнцыя «Дакументацыя ў інфармацыйным грамадстве: актуальныя праблемы кіравання электроннымі дакументамі»
21-22 лістапада 2017 г. у Маскве адбылася ХХIV Міжнародная навукова-практычная канферэнцыя «Дакументацыя ў інфармацыйным грамадстве: актуальныя праблемы кіравання электроннымі дакументамі». Яна была арганізавана Еўраазіяцкім рэгіянальным аддзяленнем Міжнароднага савета архіваў (ЕЎРАЗІКА), Федэральным архіўных агенцтвам Расіі (Расархіў), Усерасійскім навукова-даследчым інстытутам дакументазнаўства і архіўнай справы (УНДІДАС).
У працы канферэнцыі прынялі ўдзел прадстаўнікі Арменіі, Беларусі, Германіі, Казахстана, Кітая, Малдовы, Польшчы, Расіі, Славеніі, Фінляндыі, Швецыі, Узбекістана, усяго каля 200 чалавек.
Ад архіўнай сістэмы Беларусі у працы канферэнцыі прынялі ўдзел кансультанты аддзела справаводства і фарміравання Нацыянальнага архіўнага фонду Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь Г. В. Століна і .М. У. Лакціёнава, дырэктар БелНДІДАС А. Я. Рыбакоў (член аргкамітэта, выступіў з дакладам «Перспектывы і праблемы камплектавання беларускіх архіваў электроннымі дакументамі»), намеснік дырэктара БелНДЦЭД Л. Н. Сігневіч, галоўны захавальнік фондаў Беларускага дзяржаўнага архіва кінафотафонадакументаў А. К. Кот (выступіла з дакладам «З вопыту работы БДАКФФД па камплектаванні, захоўванні, уліку і выкарыстанні аўдыёвізуальных электронных дакументаў»).
З прывітальным словам да ўдзельнікаў канферэнцыі звярнуліся дырэктар Дэпартамента справаводства і архіва Урада Расійскай Федэрацыі А. Д. Рахоўскі, намеснік кіраўніка Росархіва А. В. Навумаў і старшыня ЕЎРАЗІКі дырэктар Нацыянальнага архіва Арменіі А. С. Вірабян.
У рамках пленарных пасяджэнняў, круглых сталоў і секцый было заслухана ў агульнай колькасці больш за 60 дакладаў і выступленняў. Прадстаўленыя даклады і выступленні былі прысвечаны пераважна двум асноўным тэмам: «Кіраванне электроннымі дакументамі: тэарэтычныя і практычныя пытанні» і «Інфармацыйныя тэхналогіі ў справаводстве і архіўнай справе».
Намеснік кіраўніка Расархіва А. В. Навумаў у сваім выступе адзначыў супярэчлівасць тэрміналагічнага апарата, які выкарыстоўваецца спецыялістамі розных галін, а таксама пазначыў неабходнасць вырашэння пытання аб асноўным аб’екце архіўнага захоўвання ў дачыненні да электронных дакументаў. Адзначыўшы немагчымасць захавання ў доўгатэрміновай перспектыве ў архіве электроннага дакумента ў тым выглядзе, у якім ён першапачаткова быў створаны, ён выказаў здагадку аб магчымасці захавання ў архіве электроннага віда дакумента з наступным яго запэўненнем электронным лічбавым подпісам архіва.
У дакладзе дырэктара УНДІДАС Н.Н.Куняева «Актуальныя праблемы кіравання электроннымі дакументамі ў даследаваннях УНДІДАС» быў адзначаны рост удзельнай вагі электронных дакументаў, якія ўдзельнічаюць у дакументазвароце федэральных органаў улады (да 34,79% у 2016), важнасць распрацоўкі нацыянальных стандартаў па кіраванні дакументамі на аснове міжнародных (новай рэдакцыі ДАСТ Р ISO 15489) стандартаў серыі 30300, правядзення далейшых тэарэтычных даследаванняў і выпрацоўкі метадычных рэкамендацый у сферы электроннага дакумента.
Заг. кафедры аўтаматызаваных сістэм ДЗК Гісторыка-архіўнага інстытута РДГУ М. В. Ларын выступіў з дакладам на тэму «Актуальныя пытанні справаводства і архіўнай справы ў Расійскай Федэрацыі». Ён адзначыў, што дзяржаўная палітыка ў сферы інфармацыйна-дакументацыйнага забеспячэння кіравання ажыццяўляецца Расархівам, які атрымаў дадатковыя паўнамоцтвы пасля пераходу ў прамое падпарадкаванне Прэзідэнта Расіі і звярнуў увагу на неабходнасць удасканалення ў сувязі з гэтым заканадаўчай і нарматыўнай базы, метадычнага забеспячэння архіўнай справы і справаводства. Ён прапанаваў уключыць у закон «Аб архіўнай справе ў Расійскай Федэрацыі» нарматыўныя палажэнні аб рэалізацыі дзяржаўнай палітыкі ў сферы справаводства, у тым ліку ўключэнне ў закон паняцця «Дакументальны фонд РФ». Уключэнне ў закон гэтага паняцця дало б магчымасць заканадаўча рэгуляваць увесь жыццёвы цыкл дакумента ад моманту яго стварэння да пераходу ў склад АФ РФ або знішчэння на адзінай прававой аснове. М. В. Ларын звярнуў увагу на неабходнасць даследавання канкрэтных пытанняў работы з электроннымі дакументамі. У прыватнасці, даследаванні праблем, звязаных з практычным выкарыстаннем «кантэйнера электроннага дакумента» фармату PDF ва ўсіх версіях, працэсаў канвертацыі і міграцыі і звязаных з імі пытанняў аўтэнтыфікацыі дакументаў у гэтых працэсах. Шмат у чым гэта становішча М. В. Ларын патлумачыў адсутнасцю ў структуры Росархіва федэральнага архіва электронных дакументаў.
Генеральны дырэктар польскіх архіваў В. Вазняк у дакладзе «Ад папяровых вопісаў да лічбавых баз дадзеных – праграма зменаў канверсоўных папяровых даведачных сродкаў у Польшчы, 2017-2018 гг.» праінфармаваў калег аб польскім вопыце прадстаўлення ў Глабальнай кампутарнай сеткі Інтэрнэт навукова-даведачнага апарата дзяржаўных архіваў і якія выкарыстоўваюцца для гэтых мэтаў ІТ-інструментаў. Падчас дыскусіі, якая адбылася па заканчэнні першага пленарнага пасяджэння, было пастаўлена пытанне аб якасці вопісаў, якія прадстаўляюцца для адкрытага доступу ў Інтэрнэце, мэтазгоднасці і магчымасці іх удасканалення або перапрацоўкі з мэтай павышэння іх інфармацыйнага патэнцыялу пры выкарыстанні. Польскія калегі пайшлі па шляху павелічэння аб’ёмаў прадстаўлення ў Інтэрнэце даведачнай інфармацыі ў шкоду якасці, гэта значыць пры пераводзе вопісаў у электронны выгляд у іх выпраўляюцца толькі відавочныя дробныя памылкі і недакладнасці, пры гэтым задача ўдасканалення НСА перад архівамі на дадзеным этапе не ставіцца.
Старшыня Дзяржаўнага камітэта Рэспублікі Татарстан па архіўнай справе І. Х. Аюпава прадставіла даклад «Перспектывы развіцця міжведамаснага электроннага дакументазварота». З моманту ўкаранення ў 2004 годзе ў Татарстане сістэмы электроннага дакументазвароту ў ёй захоўваюцца не электронныя дакументы, а электронныя вобразы дакументаў. Пры правядзенні экспертызы каштоўнасці вобразаў ужываецца традыцыйны архівазнаўчы падыход – яны фармуюцца ў электронныя справы, якія перадаюцца на захоўванне ў архіў. У той жа час, на яе думку, ва ўмовах магчымасці паўнатэкставага пошуку дакументаў (вобразаў) у сістэме ўзнікае пытанне аб мэтазгоднасці фарміравання электронных спраў і складання вопісаў на іх. Таксама І. Х. Аюпава звярнула ўвагу на недапушчальнасць фарміравання манаполіі пры стварэнні платформы для арганізацыі электроннага дакументазвароту і наступнага захоўвання электронных дакументаў (вобразаў), таму што ў сувязі з магчымым банкруцтвам кампаніі, якая прадстаўляе адпаведныя паслугі, могуць узнікнуць праблемы з міграцыяй захоўваемай інфармацыі ў новую сістэму.
П. П. Класінц (Славенія) свой даклад прысвяціў праблеме супрацоўніцтва архівістаў і спецыялістаў у сферы інфармацыйных тэхналогій. На яго думку, ні архівісты, ні ІТ-спецыялісты самастойна праблему захоўвання лічбавых дакументаў вырашыць не ў стане. Складанасці ўзнікаюць як на этапе ўстанаўлення камунікацый (рознае разуменне архіўных тэрмінаў), так і на этапе пастаноўкі архіўных задач і іх вырашэння (метадычныя і тэхнічныя пытанні прыёму дакументаў на захоўванне, іх архіўнага апісання, распрацоўкі навукова-даведачнага апарата, прадастаўлення дакументаў для выкарыстання). Толькі ва ўмовах цеснага і пастаяннага супрацоўніцтва архівістаў і ІТ-спецыялістаў, можна эфектыўна вырашаць узнікаючыя праблемы.
А. А. Петэрсан, кіраўнік дакументацыяй, кіраўнік архіва шведскай кампаніі па ўтылізацыі радыёактыўных адыходаў SKB (Swedish Nuclear Fuel and Waste Management Co) прадставіла даклад «Праблемы прафесійнай падрыхтоўкі спецыялістаў у галіне кіравання электроннымі дакументамі». Паводле прыведзеных ёю дадзеных, у цяперашні час назіраецца пастаянны рост аб’ёмаў як лічбавай інфармацыі, так і папяровых дакументаў. У гэтых умовах неабходнасць кіравання дакументамі набывае асаблівую актуальнасць. Пры гэтым шведскія архівісты прытрымліваюцца думкі, што народжаныя ў электроннай форме дакументы павінны захоўвацца ў электроннай форме, а дакументы, створаныя на паперы, у папяровай. Пры гэтым архіўныя прынцыпы павінны быць аднолькавыя як для дакумента ў папяровай форме, так і ў электроннай. У той жа час, абапіраючыся на вопыт сваіх калегаў з Нарвегіі, архівісты Швецыі прыступілі да архівавання інфармацыі сацыяльных сетак, модным напрамкам тут цяпер з’яўляецца «архіваванне пачуццяў» (рэакцыя людзей на падзеі, іх успаміны, смутак і т. п.).
Таксама А. А. Петэрсан звярнула ўвагу на ўзаемаадносіны архівістаў і ІТ-спецыялістаў у Швецыі, канстатаваўшы пры гэтым, што ва ўмовах інфармацыйнага грамадства ІТ-спецыялісты імкнуцца заняць месца архівістаў на рынку працы. Апошні факт шмат у чым абумовіў з’яўленне ў Швецыі такой пасады, як ІТ-архівіст, якая спалучае ў сабе як прафесійныя архіўныя кампетэнцыі, так і веды і навыкі ў сферы сучасных інфармацыйных тэхналогій.
У дакладзе дацэнта Казанскага дзяржаўнага энергетычнага універсітэта Ю. Е. Жалезняковай «Прымяненне стандартаў па кіраванні дакументамі пры рэалізацыі прынцыпаў беражлівай вытворчасці» быў адзначаны рост папулярнасці на міжнародным узроўні канцэпцыі так званай «беражлівай вытворчасці» і яе ўліку пры пабудове сістэм кіравання ў арганізацыях і іх дакументацыйнага забеспячэння. Цікавасць уяўляюць праведзеныя дакладчыкам паралелі паміж распрацоўкамі ў сферы навуковай арганізацыі працы (НАТ) савецкага часу і сучаснымі сістэмамі кіравання, у прыватнасці сістэмай менеджменту якасці (СМЯ). У дакладзе было падкрэслена, што пабудова любой сістэмы кіравання ў арганізацыі павінна грунтавацца на прынцыпах і правілах кіравання дакументамі, замацаваных у нацыянальным заканадаўстве, якое, у сваю чаргу, павінна будавацца з улікам палажэнняў міжнародных стандартаў.
У дакладзе А. В. Каплінай (УНДІДАС) «Нацыянальныя архівы ЗША (NARA): кіраванне электроннымі дакументамі» былі разгледжаны перспектывы камплектавання архіваў гэтай краіны каштоўнымі дакументамі. Згодна з распрацаваным Стратэгічнаму плану NARA мяркуе з 2023 года прымаць на захоўванне традыцыйныя (папяровыя) дакументы ў алічбаваным выглядзе, а не пазней за 2025 года перайсці на камплектаванне дакументамі пастаяннага захоўвання выключна ў электронным выглядзе. У гэтых мэтах NARA распрацаваны універсальныя патрабаванні да сістэм кіравання электроннымі дакументамі, якія размешчаны на яе сайце. Пры гэтым прынятыя раней папяровыя дакументы будуць па-ранейшаму захоўвацца на папяровым носьбіце. У той жа час амерыканскія архівісты ўсведамляюць складанасці на шляху дасягнення пастаўленай мэты і не выключаюць магчымасці яе карэкціроўкі як па тэрмінах, так і па змесце. Варта таксама адзначыць, што крыніцамі камплектавання NARA з’яўляюцца выключна прэзідэнт ЗША і федэральныя органы ўлады.
Аналіз прагучаўшых на канферэнцыі дакладаў і дыскусіі, якая адбылася па заканчэнні канферэнцыі, дазволіў зрабіць наступныя асноўныя высновы:
1. Ва ўмовах укаранення сучасных інфармацыйных тэхналогій у кіраўніцкую дзейнасць, павелічэння колькасці дакументаў, якія ствараюцца, якія перасылаюцца і захоўваюцца ў электронным выглядзе, адным з найбольш важных тэарэтычных і практычных пытанняў дакументазнаўства і архіўнай справы ў цяперашні час бачыцца дакладнае вызначэнне асноўнага аб’екта архіўнага захоўвання па адносінах да электронных дакументаў. Пры непазбежнасці ў доўгатэрміновай перспектыве міграцыі электронных дакументаў у іншыя фарматы і на іншыя носьбіты, вынікам чаго з’яўляецца стварэнне новага дакумента, вырашэння патрабуе пытанне захавання сапраўднасці, цэласнасці, юрыдычнай значнасці такіх дакументаў, якія прымаюцца на пастаяннае захоўванне ў архівы або якія ўжо захоўваюцца ў архівах. Асноўнай праблемай пры вырашэнні гэтага пытання з’яўляецца захаванне аўтэнтычнасці і (або) ідэнтычнасці электроннага дакумента.
Немагчымасць забяспечыць ідэнтычнасць электроннага дакумента ў доўгатэрміновай перспектыве шмат у чым з’яўляецца прычынай выказаных у апошні час ад архівістаў прапаноў аб пераглядзе асноўнага аб’екта архіўнага захоўвання: аб захоўванні ў архіве не саміх дакументаў, а іх электронных вобразаў (незалежна ад тыпу носьбіта арыгінала), аб замене паняцця «дакумент» у якасці аб’екта архіўнага захоўвання на паняцце «інфармацыя» і інш. У дачыненні да адсканаваных папяровых дакументаў паняцце электроннага віду (так званага «скана») ўжываецца ўжо досыць даўно і ў гэтым кантэксце аб’ект архіўнага захоўвання пакуль застаецца нязменным – папяровы арыгінал. У дачыненні да дакумента, першапачаткова створанага ў электронным выглядзе (электроннага дакумента), архівістам яшчэ неабходна вызначыцца, ці будзе аб’ектам архіўнага захоўвання пасля страты электронным дакументам сваёй ідэнтычнасці (напрыклад, пасля страты ЭЛП сваёй функцыі засвядчаць або міграцыі дакумента ў новы фармат) з’яўляцца новы электронны дакумент, электронны вобраз дакумента, электронная копія электроннага дакумента і т. п. Пры гэтым павінна ўлічвацца такая найважнейшая характарыстыка дакумента, як здольнасць быць доказам, якая не павінна быць страчана.
У гэтай сувязі звяртае на сябе ўвагу той факт, што архівістамі розных краін укладваецца розны сэнс у змест паняцця «аўтэнтычнасць». У большасці выпадкаў пад аўтэнтычным разумеецца дакумент, змест, форма прадстаўлення, фарматы, знешнія прыкметы і іншыя асноўныя характарыстыкі якога застаюцца нязменнымі на працягу ўсяго перыяду яго захоўвання (ідэнтычныя першапачаткова створанага дакумента), то бок фактычна ставіцца знак роўнасці паміж паняццямі аўтэнтычнасць, ідэнтычнасць, сапраўднасць. У прыватнасці, паняцце аўтэнтычнасці праз паняцце ідэнтычнасці вызначаецца ў Расійскім ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Справаводства і архіўная справа. Тэрміны і азначэнні». У той жа час уяўляецца, што паняцці «ідэнтычны дакумент» і «аўтэнтычны дакумент» павінны адрознівацца па адносінах да электронных дакументаў. Прапрацоўка гэтага пытання можа дазволіць гарманізаваць патрабаванні да прыёму на захоўванне ў архівы, забеспячэння доўгачасовай захаванасці і юрыдычнай значнасці электронных дакументаў з традыцыйнымі патрабаваннямі, што прад’яўляюцца да папяровым дакументам, захаваць дакумент у якасці асноўнага аб’екта архіўнага захоўвання, яго доказную сілу. Адпаведныя падыходы патрабуюць навуковай і метадычнай прапрацоўкі з наступным замацаваннем ў нарматыўных прававых актах.
2. Актуальным і патрабуючым навукова-метадычнай прапрацоўкі бачыцца таксама пытанне аб мэтазгоднасці фарміравання электронных спраў і складання вопісаў спраў на электронныя справы. У апошні час усё часцей выказваецца меркаванне, што ва ўмовах укаранення сучасных інфармацыйна-дакументацыйных сістэм захаванню ў архіве падлягаюць не толькі найбольш каштоўныя дакументы, адабраныя па выніках экспертызы, але наогул усе дакументы, якія ўтварыліся ў працэсе дзейнасці арганізацыі.
Уяўляецца, што такі падыход, выказваемы архівістамі, магчыма ўжыць толькі ў адносінах да электронных дакументаў выключна часовага (да 10 гадоў) захоўвання. У адносінах жа дакументаў доўгага, у тым ліку пастаяннага, захоўвання складанне вопісаў спраў, якія складаюць аснову навукова-даведачнага апарата архіва, пакуль бачыцца неабходным. Пры гэтым, абапіраючыся на палажэнні тэорыі архівазнаўства і назапашаную практыку архіўнай справы, варта ўлічваць, што да стварэння дакумента не заўсёды магчыма вызначыць яго навукова-гістарычную і іншую вечную каштоўнасць. У гэтай сувязі адмова ад практыкі фарміравання электронных дакументаў у электронныя справы з наступным правядзеннем экспертызы іх каштоўнасці і уключэннем адабраных спраў у архіўныя вопісы ўяўляецца неабгрунтаваным, па меншай меры, у цяперашні час.
3. Аналіз замежнага заканадаўства і прымянення іх практыкі паказвае, што беларускім архівістам неабходна вызначыцца з пытаннем аб аднясенні да катэгорыі патэнцыйных аб’ектаў архіўнага захоўвання дакументаў (аб’ектаў дакументаванай інфармацыі), якія размяшчаюцца ў сацыяльных сетках, а таксама правесці агульную ацэнку іх крыніцазнаўчага патэнцыялу. Пры гэтым павінна ўлічвацца праблема верыфікацыі звестак, наяўнасці ў сацыяльных сетках так званых «фэйкавых навін» і да т. п. Асабліва актуальным гэта бачыцца ў перспектыве пры вырашэнні праблемы камплектавання дзяржаўных архіваў дакументамі асабістага паходжання.
Пры гэтым архівістам неабходна дакладна вызначыцца з адказам на пытанне, ці павінны яны самастойна праяўляць ініцыятыву ў збіранні і архіваванні меркаванняў, поглядаў, пачуццяў асобных людзей, альбо ж гэта з’яўляецца задачай дакументалістаў, а задача архівістаў складаецца ў тым, каб прыняць у архіў і захаваць створаныя імі дакументы, якія адлюстроўваюць адпаведную інфармацыю.