28 верасня 2023 г. для супрацоўнікаў дзяржаўных архіваў Віцебскай вобласці ў Нацыянальным архіве Рэспублікі Беларусь быў арганізаваны абмен вопытам па пытаннях забеспячэння захаванасці электронных дакументаў і перадачы іх на пастаяннае захоўванне

У выкананне пратакола даручэнняў дырэктара Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь А.Л.Воінава па выніках рабочага візіту ў дзяржаўныя архіўныя ўстановы Віцебскай вобласці ад 7 чэрвеня 2023 г. калектыў супрацоўнікаў дзяржаўных архіваў Віцебскай вобласці 28 верасня 2023 г. наведаў Нацыянальны архіў Рэспублікі Беларусь (НАРБ) для вывучэння вопыту работы архіва і Беларускага навукова-даследчага цэнтра электроннай дакументацыі (БелНДЦЭД) з арганізацыямі-крыніцамі камплектавання па пытаннях забеспячэння захаванасці электронных дакументаў і перадачы іх на пастаяннае захоўванне.

У рамках абмену досведам былі разгледжаны актуальныя пытанні ў галіне вядзення электронных дакументаў і іх архіўнага захоўвання.

Загадчык аддзела справаводства і фарміравання Нацыянальнага архіўнага фонду НАРБ Шаўчэнка Таццяна Анатольеўна расказала аб асноўных патрабаваннях да афармлення электронных дакументаў у арганізацыях – крыніцах камплектавання архіва і агучыла найбольш тыповыя памылкі, якія выяўлены ў працэсе аказання арганізацыям метадычнай дапамогі ў ходзе падрыхтоўкі электронных дакументаў для перадачы на пастаяннае захоўванне. Падзялілася досведам працы з праграмным прадуктам «Ведамасны архіў». Прадэманстравана ўзаемасувязь наменклатуры спраў арганізацыі і электроннага дакументазвароту.

Жук Вольга Юр’еўна, загадчыца аддзела камплектавання БелНДЦЭД, яшчэ раз падкрэсліла неабходнасць выканання нарматыўнага рэгулявання і практыкі работы ў сферы электроннага дакументаабароту, архіўнага захоўвання электронных дакументаў і інфармацыйных рэсурсаў у дзяржаўных органах, іншых арганізацыях. Агучыла патрабаванні да экспертызы каштоўнасці дакументаў у электронным выглядзе, электронных дакументаў і інфармацыйных рэсурсаў; звярнула ўвагу на неабходнасць строгага захавання Рэгламенту работы інфармацыйнай сістэмы архіва электронных дакументаў Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь. Асаблівы акцэнт быў зроблены на тое, што электронны дакументаабарот з’яўляецца састаўной часткай агульнага працэсу ДАУ арганізацыі, а ўлік і выкарыстанне электронных дакументаў у дзяржаўных архівах уяўляе сабой адзіны комплекс з падобнымі відамі работ для дакументаў на традыцыйных (папяровых) носьбітах.

Намеснік дырэктара Стуканава Алена Аляксандраўна прадэманстравала працэс і вынікі перадачы электронных дакументаў на пастаяннае захоўванне ад арганізацый – крыніц камплектавання НАРБ. На прыкладзе працэсу перадачы дакументаў Савета Міністраў Рэспублікі Беларусь, які адбываецца зараз, былі прадэманстраваны асноўныя недахопы, з якімі сутыкаецца архіў у ходзе перадачы на пастаяннае захоўванне электронных дакументаў. У выніку ўдалося абмеркаваць прынцыпы іх выяўлення і спосабы пераадолення.

Таксама на сустрэчы прысутнічала Сігневіч Любоў Мікалаеўна, намеснік дырэктара па навуковай рабоце БелНДЦЭД, якая падзялілася вопытам супрацоўніцтва з НАРБ і НЦЭУ па актуальных пытаннях работы праграмнага модуля “Ведамасны архіў”, прадэманстравала ўзаемасувязь паміж Аўтаматызаванай інфармацыйнай сістэмай дзяржаўнага архіва і дакументным архіўным захоўваннем.
Паміж калегамі адбылося абмеркаванне праблем, звязаных з вядзеннем гібрыдных спраў, шляхоў пераадолення памылак у вядзенні электронных спраў да моманту ўкаранення праграмнага прадукта «Ведамасны архіў».

Намеснік дырэктара НАРБ Стуканава Алена Аляксандраўна адкрывае мерапрыемства.

У час выступлення Шаўчэнкі Таццяны Анатольеўны, загадчыцы аддзела справаводства і фарміравання Нацыянальнага архіўнага фонду НАРБ