29 снежня 2020 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь

29 снежня 2020 г. адбылося пасяджэнне калегіі Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь, на якім былі разгледжаны наступныя пытанні:

1. Аб стане дзяржаўнага ўліку дакументаў, якія захоўваюцца ва установе «Беларускі дзяржаўны архіў кінафотафонадакументаў»
2. Аб рабоце са зваротамі грамадзян і юрыдычных асоб у Дэпартаменце і рэспубліканскіх архіўных установах за перыяд з ліпеня па лістапад 2020 г.
3. Аб плане асноўных мерапрыемстваў Дэпартамента на 2021 г.
4. Аб выкананнi заканадаўства па барацьбе з карупцыяй у рэспубліканскіх архіўных установах у 2020 г.

Па першым пытанні калегіяй адзначана, што арганізаваная ў Беларускім дзяржаўным архіве кінафотафонадакументаў (далей – БДАКФФД) сістэма дзяржаўнага ўліку з’яўляецца эфектыўным сродкам забеспячэння захаванасці аўдыёвізуальных дакументаў, дае магчымасць пошуку дакументаў і кантролю за іх наяўнасцю.

Па стане на 01.01.2020 на пастаянным захоўванні ў архіве ўлічана: кінадакументаў – 22 741 адзінак ўліку (49 589 адзінак захоўвання); фотадакументаў – 270 990 адзінак ўліку (270 984 адзінак захоўвання); фонадакументаў – 22 032 адзінак ўліку (10 701 адзінак захоўвання); відэадакументаў – 6 858 адзінак ўліку (5 455 адзінак захоўвання). Усім адзінкам ўліку і адзінкам захоўвання з мэтай забеспячэння ўліку і ідэнтыфікацыі прысвоены архіўныя нумары. Нумарацыя дакументаў адбываецца ў валавым парадку асобна ўнутры кожнага віду носьбіта аўдыёвізуальных дакументаў.

Праводзіцца работа па ўдасканаленні асноўных уліковых дакументаў. Па стане на 10.12.2020 найбольшы працэнт выканання дасягнуты па ўдасканаленні кніг уліку і апісання на відэа- і фотадакументы, перапрацавана 90% і 70% уліковых матэрыялаў адпаведна. Для фонадакументаў дадзеныя складаюць 22%, на кінадакументы – 30%.

У БДАКФФД ў планавым парадку праводзіцца работа па ўліку асабліва каштоўных дакументаў. Паводле дадзеных Пашпарта архіва па стане на 01.01.2020 улічана асабліва каштоўных: кінадакументаў – 911 адзінак ўліку (1 549 адзінак захоўвання); фотадакументаў – 7 606 адзінак ўліку (6 726 адзінак захоўвання); фонадакументаў – 518 адзінак ўліку (836 адзінак захоўвання); відэадакументаў – 56 адзінак ўліку (57 адзінак захоўвання). На асабліва каштоўныя дакументы вядзецца неабходная ўліковая дакументацыя ў поўным аб’ёме. Пералікі выяўленых асабліва каштоўных аўдыёвізуальных дакументаў штогод прадастаўляюцца ў Дэпартамент разам з гадавымі справаздачамі.

Для ажыццяўлення асноўных напрамкаў дзейнасці ў аўтаматызаваным рэжыме (у тым ліку вядзення дзяржаўнага ўліку) у БДАКФФД з 2014 г. функцыянуе інфармацыйная сістэма – “Аўтаматызаваная інфармацыйная сістэма аўдыёвізуальных дакументаў для ўстановы “Беларускі дзяржаўны архіў кінафотафонадакументаў” (далей – АІС БДАКФФД).

З укараненнем АІС БДАКФФД праводзіцца планавая праца па пераводу асноўных уліковых дакументаў у электронны выгляд. З дапамогай дадзенай сістэмы аўтаматызаваны наступныя функцыі ўліку: фарміраванне вопісаў аўдыёвізуальных дакументаў – на фота і кінадакументаў; часткова – фарміраванне кніг уліку і апісання аўдыёвізуальных дакументаў. Ўнясенне змяненняў у формы вопісаў пастаяннага захоўвання аўдыёвізуальных дакументаў замацаваны рашэннямі пасяджэнняў ЭМК БДАКФФД.

Па выніках разгляду пытання калегіяй быў рэкамендаваны да рэалізацыі комплекс мерапрыемстваў па метадычным і практычным забеспячэнні і ўдасканаленні працы па дзяржаўнаму ўлiку (першаснаму і цэнтралізаванаму) у БДАКФФД.

Па другім пытанні калегіяй было адзначана, што ў другім паўгоддзі 2020 года праца Дэпартамента і рэспубліканскіх архіўных устаноў была накіравана на своечасовы і якасны разгляд зваротаў грамадзян і юрыдычных асоб. Нягледзячы на складаную санітарна-эпідэміялагічную абстаноўку ў гэты перыяд дзяржаўныя архівы не спынялі працу, працягваючы дзейнасць па ключавым функцыянальным напрамкам. Грамадзянам і юрыдычным асобам былі прадастаўлены розныя варыянты для накіравання зваротаў у архіў у дыстанцыйным фармаце (у тым ліку праз Інтэрнэт).

Усяго за ліпень – лістапад 2020 г. Дэпартаментам было разгледжана 78 зваротаў грамадзян і юрыдычных асоб, з якіх 20 з’яўляліся пісьмовымі, 56 электроннымі і 2 вуснымі. У архіўных установах разгледжаны 121 зварот (3 – пісьмовых, 46 – электронных, 72 – вусных). Усе звароты грамадзян, якія паступілі ў Дэпартамент і архіўныя ўстановы, разгледжаны ва ўстаноўленыя тэрміны.

Згодна з графікам правядзення «прамых тэлефонных ліній» начальнікамі структурных падраздзяленняў (ўпаўнаважанымі імі службовымі асобамі), зацверджаным Міністрам юстыцыі Рэспублікі Беларусь, у Дэпартаменце былі праведзены 2 «прамыя тэлефонныя лініі».

Калегія звярнула ўвагу рэспубліканскіх архіўных установам на неабходнасць ажыццяўляць пастаянны кантроль за выкананнем патрабаванняў заканадаўства Рэспублікі Беларусь па працы са зваротамі грамадзян і юрыдычных асоб; праводзіць актуалізацыю і своечасовае абнаўленне інфармацыі, якая размяшчаецца на стэндах і інтэрнэт-рэсурсах; у планавым парадку на пасяджэннях калегіі Дэпартамента і дырэкцый рэспубліканскіх архіўных устаноў разглядаць стан працы са зваротамі грамадзян і юрыдычных асоб; аператыўна праводзіць аналіз скаргаў, заўваг і прапаноў, якія паступаюць ад грамадзян і юрыдычных асоб.

Калегіяй ў рамках трэцяга пытання разгледжаны і адобраны праект Плана асноўных мерапрыемстваў Дэпартамента на 2021 г. Асабліва адзначаны комплекс запланаваных арганізацыйных мерапрыемстваў па падрыхтоўцы да святкавання 100-годдзя дзяржаўнай архіўнай службы Беларусі, якое будзе адзначацца ў 2022 г.

У рамках разгляду чацвёртага пытання калегіяй была заслухана інфармацыя аб працы па выкананні рэспубліканскімі архіўнымі ўстановамі патрабаванняў заканадаўства па барацьбе з карупцыяй. Адзначана, што ў адпаведнасці з агульнадзяржаўнай палітыкай дадзеная праца знаходзіцца на пастаянным кантролі з боку Дэпартамента і кіраўніцтва рэспубліканскіх архіўных устаноў, на планавай аснове арганізавана дзейнасць па інфармаванні работнікам архіўнай галіны, тлумачэнні патрабаванняў заканадаўства і магчымай адказнасці за карупцыю.