3 кастрычніка 2018 г. у г. Вялікім Ноўгарадзе адбылося сумеснае пасяджэнне калегій Федэральнага архіўнага агенцтва Расійскай Федэрацыі і Дэпартамента па архівах і справаводству

3 кастрычніка 2018 г. у г. Вялікім Ноўгарадзе (Расійская Федэрацыя) адбылося сумеснае пасяджэнне калегій Федэральнага архіўнага агенцтва Расійскай Федэрацыі і Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь.

Пасяджэнне калегій праходзіла пад старшынствам Кіраўніка Федэральнага архіўнага агенцтва Расійскай Федэрацыі А. М. Арцізава і дырэктара Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь В. І. Кураша.

На пасяджэнні калегій архіўных службаў Расіі і Беларусі было заслухана пытанне «Сучасныя праблемы стварэння страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Архіўнага фонду Расійскай Федэрацыі і Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь».

З інфармацыяй па ўказаным пытанні выступілі начальнік аддзела забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку дакументаў Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь А. В. Качаткова і начальнік аддзела забеспячэння захаванасці і ўліку Федэральнага архіўнага агенцтва Расійскай Федэрацыі Г. А. Хабібуліна.

У прынятым рашэнні калегій праца архівістаў абедзвюх краін у галіне стварэння страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў была ацэненая станоўча. Адзначана, што прыярытэтны напрамак далейшага ўдасканалення работы архіўных устаноў у гэтым напрамку павінна грунтавацца на ўжыванні сучасных электронна-мікраграфічных тэхналогій, якія спалучаюць аптычнае мікрафільмаванне са сканаваннем вырабленых страхавых копій.

У II палове 2019 г. плануецца правядзенне сумеснага семінара па стварэнні страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў і фонду карыстання на базе ЛМРД РГАНТД ў г. Маскве.

У ходзе работы калегій была заслухана справаздача аб выкананні Плана сумесных дзеянняў Дэпартамента па архівах і справаводству і Федэральнага архіўнага агенцтва на 2017 – 2019 гг.

Заслухаўшы і абмеркаваўшы пытанне аб сучасных праблемах стварэння страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Архіўнага фонду Расійскай Федэрацыі і Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь, калегіі адзначаюць, што за апошнія гады архіўныя ўстановы абедзвюх дзяржаў праводзяць значную працу па гэтым важным напрамку дзейнасці па забеспячэнні захаванасці Архіўнага фонду Расійскай Федэрацыі і Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь.

У федэральных дзяржаўных архівах Расійскай Федэрацыі па дадзеных апошняй пашпартызацыі па стане на 01.01.2016 аб’ём страхавога фонду складае звыш 378,3 млн кадраў, знятых з 3,1 млн адз. зах. дакументаў усіх відаў, што складае 33% ад колькасці ўлічаных асабліва каштоўных адз. зах. дакументаў.

На працягу апошніх пяці гадоў федэральныя архівы Расійскай Федэрацыі штогод за кошт праграмных сродкаў вырабляюць звыш 2,0 млн кадраў мікраформ, у выніку чаго ўпершыню аб’ём створанага страхавога фонду амаль у 2 разы перавысіў аб’ём аналагічнай працы канца 90 – х гадоў мінулага стагоддзя.

У Рэспубліцы Беларусь па стане на 01.01.2018 аб’ём страхавога фонду налічвае 34,5 млн кадраў, знятых з 239 927 адзінак захоўвання дакументаў на папяровай аснове, што складае 71% ад колькасці ўлічаных унікальных і асабліва каштоўных спраў на папяровай аснове, якія захоўваюцца ў дзяржаўных архівах.

У рэспубліканскіх дзяржаўных архівах гэты паказчык роўны 75,2%, у абласных і занальных – 66,6%.

Страхавыя копіі таксама маюць 93% асабліва каштоўных адзінак уліку магнітных фанаграм кінадакументаў; 82,5% асабліва каштоўных адзінак уліку дакументаў і 75% адзінак ўліку асабліва каштоўных фонадакументаў.

Аб’ёмы штогод вырабляемых у апошнія гады страхавых копій складаюць не больш за 120 000 кадраў мікрафільмаў.

У сістэме Федэральнага архіўнага агенцтва на правах структурных падраздзяленняў федэральных архіваў дзейнічае сетка лабараторый, у планавым парадку праводзячых страхавое капіраванне архіўных дакументаў.

У Рэспубліцы Беларусь страхавое капіраванне дакументаў на папяровай аснове з 2003 года ажыццяўляецца толькі ў дзяржаўнай установе «Цэнтральная лабараторыя мікрафільмавання і рэстаўрацыі НАФ Рэспублікі Беларусь» (далей – ЦЛМРД). Страхавое капіраванне кінафотафонадакументаў ўскладзена на ўстанову «Беларускі дзяржаўны архіў кінафотафонадакументаў» (далей – БДАКФФД).

Стварэнне страхавога фонду будуецца на планавай аснове і ўваходзіць у асноўныя паказчыкі дзейнасці дзяржаўных архіўных устаноў, а таксама ў мэтавыя паказчыкі падпраграмы «Архівы Беларусі» Дзяржаўнай праграмы «Культура Беларусі» на 2016 – 2020 гады.

У федэральных архівах Расійскай Федэрацыі работы па страхавому капіяванню ўнікальных і асабліва каштоўных дакументаў вядуцца, у асноўным, за кошт сродкаў федэральных мэтавых праграм, у рамках якіх не толькі вылучаюцца грошы на вытворчасць мікраформ, але і вырашаецца праблема тэхнічнага перааснашчэння лабараторыі мікрафільмавання і рэстаўрацыі архіўных дакументаў.

У Рэспубліцы Беларусь работы па страхавому капіяванню ўнікальных і асабліва каштоўных дакументаў вядуцца за кошт сродкаў рэспубліканскага бюджэту. Дадаткова мэтавыя фінансавыя сродкі вылучаліся ў ходзе рэалізацыі мерапрыемстваў Дзяржаўнай праграмы «Архівы Беларусі» на 2011-2015 гады. Дзякуючы дзеянню гэтай праграмы для рэспубліканскіх дзяржаўных архіўных устаноў у 2012 годзе былі закуплены праявачная машына і сканавальнае абсталяванне. З-за адсутнасці фінансавання на набыццё абсталявання і расходных матэрыялаў выраб страхавых копій на кіна-, фона – і фотадакументы прыпынена.

Усяго за перыяд з 2008 г. у федэральныя архівы Расійскай Федэрацыі пастаўлена каля 13 адзінак абсталявання для вырабу страхавога фонду і фонду карыстання, кантролю іх тэхнічнага стану, кансервацыйна-прафілактычнай апрацоўкі.

У Рэспубліцы Беларусь для вытворчасці страхавога фонду і фонду карыстання на мікраплёнцы ў цяперашні час маецца 13 адзінак дзеючага абсталявання. Тэрмін службы большай часткі перавышае 10 гадоў.

У сістэме Федэральнага архіўнага агенцтва асаблівая ўвага надаецца развіццю дзеючага Цэнтра захоўвання страхавога фонду, у якім засяроджана больш за 307,2 млн кадраў страхавых копій. За апошнія гады ў ЦХСФ мадэрнізаваны сістэмы бяспекі, вентыляцыі і кандыцыянавання паветра ў архівасховішчы страхавога фонду, відэаназірання па перыметры тэрыторыі Цэнтра. Лабараторны корпус, уведзены ў эксплуатацыю ў 2011 г., абсталяваны сучасным абсталяваннем для кантролю якасці мікраформ і вырабу копій фонду карыстання на плёнкавых і электронных носьбітах.

Вынікі праверак страхавога фонду, якія праводзяцца ЦХСФ у планавым парадку з нарматыўна ўсталяванай перыядычнасцю (1 раз у 5 гадоў), сведчаць пра яго здавальняючы тэхнічны і фізіка-хімічны стан.

У Рэспубліцы Беларусь у будынку ЦЛМРД на працягу некалькіх гадоў рэалізоўваюцца этапы работ па правядзенні капітальнага рамонту з мадэрнізацыяй будынка.

У 2017 годзе завяршыліся работы па капітальным рамонце з мадэрнізацыяй фасадаў будынка БДАКФФД ў г. Дзяржынску (Мінская вобласць), у асобных спецыяльных сховішчах якога ў недатыкальнасці захоўваецца страхавы фонд копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў НАФ Рэспублікі Беларусь. У мадэрнізацыі маюць патрэбу ўстаноўленыя ў архівасховішчах пажарная сігналізацыя, аўтаматычныя ўстаноўкі пажаратушэння, ахоўная сігналізацыя, сістэма кандыцыянавання і вентыляцыі паветра. У працэсе захоўвання страхавых копій выконваецца распрацаваны на аснове айчыннага і замежнага вопыту комплекс мерапрыемстваў.

За апошнія 12 гадоў сумесна з васьмю дзяржаўнымі архівамі праведзена зверка ўліковых дадзеных і пакадравая праверка наяўнасці мікрафотакопій на рулоннай плёнцы і мікрафішах страхавых копій асабліва каштоўных дакументаў.

Праверка тэхнічнага стану миірафотакопій пацвярджае адсутнасць сур’ёзных дэфектаў вырабленых за апошняе дзесяцігоддзе мікраформ.

У Расійскай Федэрацыі вырашэнню названых і іншых праблем спрыяла нарматыўна-метадычнае забеспячэнне работ, у падрыхтоўцы якога вядучая роля належыць спецыялістам РГАНТД. У гэтай працы прынялі таксама ўдзел супрацоўнікі РГАКФД.

У Рэспубліцы Беларусь у сілу адсутнасці, акрамя архіўнай галіны, актыўных спажыўцоў мікрафільмуючага абсталявання і расходных матэрыялаў, не хапае адпаведнай навуковай і вытворчай базы, належнага нарматыўна-метадычнага забеспячэння работ і міжведамаснага абмеркавання пытанняў сучаснага стану і перспектыў мікрафільмавання, укаранення сучасных тэхналогій стварэння страхавога фонду дакументацыі. Асобныя лакальныя дакументы ствараюцца спецыялістамі БДАКФФД і ЦЛМРД.

Перспектывы развіцця страхавога капіявання ў Расійскай Федэрацыі на дадзеным этапе звязаны з укараненнем у практыку працы федэральных архіваў сучаснай электронна-мікраграфічнай тэхналогіі, які спалучае аптычнае мікрафільмаванне са сканаваннем вырабленых мікраформ для стварэння электроннага фонду карыстання.

З гэтай мэтай у федэральных архівах Расійскай Федэрацыі ўжо створана пэўная тэхнічная база, закуплена ў 2010 г. абсталяванне для лабараторыі РГАНТД, якая выконвае галіновыя функцыі, і лабараторыі ЦХСФ.

У Рэспубліцы Беларусь аднаўленне копій фонду карыстання на дакументы, якія прайшлі страхавое капіраванне, паступова папаўняецца за кошт самастойна алічбаваных ў дзяржархівах як арыгіналаў дакументаў, так і мікрафотакопій асабліва каштоўных дакументаў (апошні кірунак рэалізуецца ва ўстанове «Нацыянальны гістарычны архіў Беларусі»). Для перааснашчэння ЦЛМРД ў 2018 годзе ажыццёўлена закупка планетарнага сканера, для перакладу на мікраплёнку лічбавых копій архіўных дакументаў перадаецца на баланс выкарыстоўваемае ўстановай культуры абсталяванне.

Для архіўных службаў абедзвюх дзяржаў настойлівай неабходнасцю з’яўляецца арганізацыйна-метадычнае забеспячэнне гэтай працы, вызначэнне парадку стварэння, захоўвання, уліку і выкарыстання лічбавых копій фонду карыстання дакументаў на папяровай аснове.

У нарматыўным замацаванні мае патрэбу практыка вырабу лічбавых копій аўдыёвізуальных дакументаў.

З улікам укаранення новых тэхналогій у разгляданай сферы, мае патрэбу ва ўдасканаленні і дзеючая ў галіне нарматыўная база.

Актуальнай застаецца праблема мадэрнізацыі лабараторый федэральных архіваў Расіі і рэспубліканскіх дзяржаўных архіўных устаноў Беларусі на аснове ацэнкі тэхнічнага стану наяўнага мікракапіравальнага абсталявання.

Пастаяннай увагі з боку дырэкцыяў і метадычных камісій архіваў патрабуюць пытанні адбору дакументаў для страхавога капіявання.

Не зжыты недахопы ў ўліку страхавога фонду, падрыхтоўцы спраў да мікрафільмавання.

Для Рэспублікі Беларусь на сучасным этапе ў працы па стварэнні страхавога фонду копій унікальных і АКД НАФ вельмі важным з’яўляецца замацаванне маладых спецыялістаў на дадзеным участку работы, павышэнне іх прафесійнага ўзроўню.

Калегіі адзначаюць, што архівістамі абодвух дзяржаў напрацаваны вялікі вопыт у разгляданай сферы, абмен якім быў бы надзвычай карысны.

КАЛЕГІІ Федэральнага архіўнага агенцтва і Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь ВЫРАШЫЛІ:

1. Прыняць да ведама інфармацыю аб сучасных праблемах стварэння страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Архіўнага фонду Расійскай Федэрацыі і Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь (даведкі прыкладаюцца).

2. Станоўча ацаніць працу архіўных устаноў Расійскай Федэрацыі і Рэспублікі Беларусь па стварэнні страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Архіўнага фонду Расійскай Федэрацыі і Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь.

3. Адзначыць, што прыярытэтны напрамак далейшага ўдасканалення работы архіўных устаноў у гэтым напрамку павінен грунтавацца на ўжыванні сучасных электронна-мікраграфічных тэхналогій, якія спалучаюць аптычнае мікрафільмаванне са сканаваннем вырабленых страхавых копій.

4. Дырэктарам федэральных дзяржаўных архіваў Расійскай Федэрацыі і рэспубліканскіх дзяржаўных архіўных устаноў Рэспублікі Беларусь:
…. 4.1. Звярнуць асаблівую ўвагу на склад дакументаў, якія плануюцца да страхавога капіяванню, маючы на ўвазе стварэнне страхавога фонду толькі на ўнікальныя і асабліва каштоўныя дакументы.
…. 4.2. Планаваць і ажыццяўляць мэтавую працу па вырабе лічбавых копій фонду карыстання на інтэнсіўна выкарыстоўваюцца дакументы, не аднесеныя да ліку асабліва каштоўных.
…. 4.3. Узмацніць кантроль за якасцю падрыхтоўкі спраў да страхавога капіяванню.

5. Аддзелу забеспячэння захаванасці і ўліку Федэральнага архіўнага агенцтва (Г. А. Хабібуліна) і аддзелу забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку дакументаў Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь (А. В. Качаткова):
…. 5.1. Арганізаваць вывучэнне вопыту работы па стварэнню страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Архіўнага фонду Расійскай Федэрацыі і Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь, у тым ліку шляхам арганізацыі камандзіровак спецыялістаў.
…. 5.2. Прадугледзець удасканаленне нарматыўнага і арганізацыйна-метадычнага забеспячэння работы па стварэнню страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў Архіўнага фонду Расійскай Федэрацыі і Нацыянальнага архіўнага фонду Рэспублікі Беларусь і фонду карыстання.
…. 5.3. Арганізаваць правядзенне ва II палове 2019 г. сумеснага семінара па стварэнню страхавога фонду копій унікальных і асабліва каштоўных дакументаў і фонду карыстання на базе ЛМРД РГАНТД у г. Маскве.

6. Інфармацыю аб правядзенні сумеснага пасяджэння калегій Федэральнага архіўнага агенцтва і Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь размясціць на архіўных сайтах.

7. Кантроль за выкананнем гэтага рашэння ўскласці на аддзел забеспячэння захаванасці і ўліку Федэральнага архіўнага агенцтва (Г. А. Хабібуліна) і аддзел забеспячэння захаванасці і дзяржаўнага ўліку дакументаў Дэпартамента па архівах і справаводству Міністэрства юстыцыі Рэспублікі Беларусь (А. В. Качаткова).