Главная / Нормативная база / Методические документы по архивному делу и делопроизводству / Терминологический словарь / Словарь А-О

Терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения»

Титульный лист
Обозначения и сокращения
Введение

А-О…. П-Я

Абонент системы электронного документооборота – см. Участник системы электронного документооборота
Автоматизированная система – комплекс технических, программных, других средств и персонала, предназначенный для автоматизации различных процессов (по ГОСТ 34.003-90)
Автоматизированная система документационного обеспечения управления (АСДОУ) – автоматизированная система, предназначенная для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации (учреждении) на основе системы электронного документооборота (1)
Автоматизированное рабочее место участника системы электронного документооборота (АРМ участника) – индивидуальный комплекс технических и программных средств, предназначенный для автоматизации работы участника системы электронного документооборота и позволяющий выполнять доверенные ему функции (на основании ГОСТ 34.003-90)
Агрегация – (1) объединение данных, созданных в разное время и в разных условиях (разными пользователями, при помощи разных инструментов, в разных системах); (2) объединение некоторого числа документов в электронном виде (общих и особенных частей электронных документов) и, при необходимости, их метаданных в единый информационный объект для последующего хранения. Различается от формирования информационного пакета
Администратор системы электронного документооборота – организация, структурное подразделение или должностное лицо, уполномоченные выполнять функции по обеспечению эксплуатации программного обеспечения и технических средств, изменению настроек системы электронного документооборота, управлению полномочиями участников системы электронного документооборота, организации защиты информации
Адресат – см. Получатель
Аккредитация – получение юридическим лицом полномочий для осуществления определенного вида деятельности после проведения процедур на соответствие нормативным правовым и техническим нормативным правовым актам (на основании Постановления Совета Министров и Национального банка от 19 июля 2010 г. № 1077/8)
Активный сертификат открытого ключа – сертификат открытого ключа участника системы электронного документооборота, не истекший и не отозванный досрочно
Аналог собственноручной подписи – набор символов, вырабатываемый подписывающим лицом или находящимся в его пользовании программно-аппаратным комплексом, содержащий факсимильное отображение его собственноручной подписи или указание на то, что документ в электронном виде подписан данным лицом, в том числе с использованием паролей или иных средств
Архив организации – структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов, включая архивное хранение документов в электронном виде (электронных документов) и их метаданных (на основании Закона об архивном деле)
Архивная информационная система – защищенная информационная система, в том числе реализованная на основе облачного хранилища данных, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде (электронных документов) и их метаданных в архиве организации или электронном архиве, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации
Архивная копия информационного ресурса – электронный документ, который создается путем репликации информационного ресурса на фиксированный момент времени или формируется по содержанию информационного ресурса в формате файла, предназначенном для архивного хранения (на основании Постановления Министерства юстиции от 11 мая 2012 г. № 121)
Архивное хранение– хранение документов в электронном виде (электронных документов) и их метаданных в составе электронных дел, предусматривающее их выгрузку из системы электронного документооборота и перемещение в архивную информационную систему
Архивный документ – документ, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства (на основании Закона об архивном деле)
Асимметричный алгоритм шифрования – алгоритм криптографического преобразования с помощью ключевой пары, в которой один ключ позволяет осуществлять зашифрование данных, а второй – расшифрование (на основании СТБ 34.101.69-2014)
Аудиодокумент в электронном виде – документ, основное содержание которого представлено звуковыми данными. Может содержать также элементы текстовых и графических данных, имеющие вспомогательное значение (заставки, титры и пр.)
Аудиоданные – см. Звуковые данные
Аутентификация – проверка и подтверждение подлинности различных аспектов информационного взаимодействия: источника передаваемых сообщений, пользователя, сеанса связи, времени взаимодействия и т.д. Обычно осуществляется перед выдачей разрешения на доступ (по СТБ 34.101.69-2014)
Аутентичный экземпляр – экземпляр информационного объекта, который идентичен исходному по содержанию, но может отличаться по кодировке, форматированию, формату файла. Различается от идентичного экземпляра
База данных – совокупность структурированной и взаимосвязанной информации, организованной по определенным правилам на материальных носителях (по Закону об информации)
Банк данных – организационно-техническая система, включающая одну или несколько баз данных и систему управления ими (по Закону об информации)
Ведомственная система электронного документооборота – автоматизированная информационная система в государственном органе или иной организации, обеспечивающая обмен документами без использования бумажных носителей с применением электронной цифровой подписи и включающая программно-технические средства, используемые для создания, обработки, хранения, передачи и защиты электронных документов (по Указу от 4 апреля 2013 г. № 157)
Версия (редакция) документа – неизменяемый в дальнейшем экземпляр проекта документа, фиксирующий его состояние в определенный момент редактирования или согласования
Вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного названия (по СТБ 2059-2013)
Видеоданные – данные, визуализируемые в виде сменяемых с определенной частотой кадров, создающих эффект движущегося изображения, и обычно сопровождаемые звуком
Видеодокумент в электронном виде – документ, основное содержание которого представлено видеоданными. Может содержать также элементы текстовых данных, имеющие вспомогательное значение (титры, бегущие строки и пр.)
Визирование проекта документа – выработка уполномоченным лицом электронной цифровой подписи или иного признанного в данной системе электронного документооборота аналога собственноручной подписи, удостоверяющей, что подписывающий ознакомился с содержанием проекта документа и согласен с ним либо имеет замечания
Визуализация – генерация формы внешнего представления информации на устройствах отображения (на экране дисплея и пр.) на основе исходных данных (формы внутреннего представления) с помощью корректных правил и алгоритмов их преобразования
Владелец личного ключа – конкретное физическое или юридическое лицо, осуществившее выработку личного ключа путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Владелец сертификата открытого ключа – субъект инфраструктуры открытых ключей, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат открытого ключа (по СТБ 34.101.69-2014)
Вложенный (прикрепленный) файл – файл, включаемый в состав информационного пакета или файла-контейнера как идентифицируемая последовательность битов, доступная для извлечения в первоначальном виде
Внутренний документ – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (по СТБ 2059-2013)
Входящий документ – документ, полученный организацией (по СТБ 2059-2013)
Выгрузка – перемещение документа в электронном виде (электронного документа) из подсистемы оперативного хранения в иную часть системы электронного документооборота или во внешнюю среду
Гибридное дело – совокупность документов, сформированных по определенному признаку, хранящихся частично в электронном виде в системе электронного документооборота (1) и частично в соответствующем бумажном деле
Государственная система управления открытыми ключами (ГосСУОК) – система взаимосвязанных и аккредитованных поставщиков услуг по распространению открытых ключей, обеспечивающая возможность получения всеми заинтересованными организациями и физическими лицами информации об открытых ключах и владельцах личных ключей в пределах государства (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Графические данные – данные, визуализируемые в виде пикселей или геометрических объектов (графических примитивов)
Графический документ в электронном виде – документ в электронном виде, основное содержание которого представлено графическими данными, включая и отсканированный текст. Может содержать также включения текстовых данных, имеющих вспомогательное значение (заголовки, подписи и пр.)
Данные (электронные данные, цифровые данные) – любая информация, представленная в цифровой форме
Действительная электронная цифровая подпись – электронная цифровая подпись лица, имеющего право подписи соответствующего электронного документа, при соблюдении следующих условий: сертификат открытого ключа, относящийся к этой подписи, имеет электронную цифровую подпись удостоверяющего центра, признанного в данной системе электронного документооборота; срок действия сертификата открытого ключа не истек на момент проверки подписи; сертификат открытого ключа отсутствует в списке отозванных сертификатов или имеется возможность достоверно установить, что подпись была выработана до момента отзыва открытого ключа
Доверенная третья сторона (ДТС) – организация или представитель организации, который пользуется доверием участников системы электронного документооборота и оказывает им одну или несколько услуг, связанных с подтверждением факта, обстоятельств и (или) времени совершения определенных действий
Документ – целостный объект документированной информации, созданный, полученный и сохраняемый организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (на основании СТБ 2059-2013)
Документ в электронном виде (ДЭВ) – документ, информация которого представлена в цифровой форме (на основании СТБ 2059-2013)
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами (на основании СТБ 2059-2013)
Документация – совокупность документов, описывающих действия, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к определенной функции, процессу, деловой операции или сфере деятельности (по ISO/TR 26122:2008)
Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам, обеспечивающая ее идентификацию, сохранение и возможность воспроизведения (на основании СТБ 2059-2013)
Документированная информация – информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (по Закону об информации)
Документооборот – движение документов в организации (организациях) с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (по СТБ 2059-2013)
Доставка – этап обращения документа в электронном виде (электронного документа), охватывающий процесс пересылки от одного участника системы электронного документооборота к другому, начиная с момента формирования исходящего информационного пакета и завершая получением квитанции о получении
Жизненный цикл – стадии создания, обращения, хранения и (или) уничтожения документа в электронном виде (электронного документа) (на основании СТБ 1221-2000)
Заголовок сообщения электронной почты – компонент сообщения электронной почты, генерируемый автоматически программными средствами для документирования адресов отправителя и получателя, обстоятельств прохождения сообщения и сохранения служебных пометок
Закладка регистрационно-контрольной карточки – отдельное смысловое поле или набор полей регистрационно-контрольной карточки, предназначенные для фиксации определенного реквизита документа или сопутствующих ему метаданных, отражающих управленческий контекст
Закрытый ключ – см. Личный ключ
Зашифрование – преобразование открытого текста в зашифрованный текст с помощью функции зашифрования, зависящей от ключа зашифрования, принимающего значение от некоего ключевого множества (по СТБ 34.101.69-2014)
Защищенная информационная система – информационная система, имеющая средства защиты информации от несанкционированного доступа, изменения, перемещения или уничтожения
Звуковые данные (аудиоданные) – данные, воспроизводимые в виде потока звуков
Идентификация – определение объекта в ряду подобных с помощью уникальных имен и реквизитов (по СТБ 1221-2000)
Идентичный экземпляр – экземпляр информационного объекта, полностью соответствующий исходному как по содержанию, так и по форме внутреннего представления. Различается от аутентичного экземпляра
Информационная система – совокупность банков данных, информационных технологий и комплекса (комплексов) программно-технических средств (по Закону об информации)
Информационная технология – совокупность процессов, методов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и (или) предоставления информации, а также пользования информацией и защиты информации (по Закону об информации)
Информационное взаимодействие – обмен информационными пакетами заданного вида, по установленным правилам, между участниками системы электронного документооборота или системами электронного документооборота
Информационный объект – совокупность данных, которая может пересылаться, обрабатываться и храниться как единое целое
Информационный пакет – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое. В системе электронного документооборота представляет собой электронное сообщение или файл-контейнер, содержащий один или несколько документов в электронном виде (электронных документов) с сопутствующими метаданными
Информационный ресурс – организованная совокупность документированной информации, включающая базы данных, другие совокупности взаимосвязанной информации в информационных системах (по Закону об информации)
Инфраструктура открытых ключей (ИОК) – техническая, организационная инфраструктура для управления сертификатами открытых ключей в информационных и коммуникационных системах, использующих асимметричные криптографические алгоритмы, обеспечивающая (с помощью сертификатов ключей) доверие пользователей к подлинности открытых ключей, соответствие открытых ключей идентификационным данным пользователей и оговоренным условиям их применения (по СТБ 34.101.69-2014)
Исходящий документ – документ, отправляемый из организации (по СТБ 2059-2013)
Карточка документа – см. Регистрационно-контрольная карточка
Карточка открытого ключа – документ на бумажном носителе, содержащий значение открытого ключа и подтверждающий его принадлежность какому-либо юридическому или физическому лицу (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – в нормотворчестве ряда стран усиленная электронная подпись, имеющая квалифицированный сертификат открытого ключа, что соответствует требованиям к электронной цифровой подписи в законодательстве Республики Беларусь
Квалифицированный сертификат открытого ключа – в нормотворчестве ряда стран сертификат открытого ключа, выданный удостоверяющим центром, прошедшим аккредитацию в установленном законодательством порядке, или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра, либо органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи
Квитанция о получении – электронный документ или электронное сообщение, создаваемое получателем информационного пакета или генерируемое автоматически программными средствами системы электронного документооборота, подтверждающее факт получения
Класс документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения видов документов, обладающих существенными общими признаками или функциями (переписка по хозяйственным вопросам, документы по личному составу, проектная документация и пр.)
Классификация документов – систематическая идентификация и упорядочение документов по категориям (видам, классам, системам документации) в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в системе классификации (классификаторе) (на основании СТБ П ISO 15489-1-2001/2012)
Ключ проверки электронной подписи – см.Открытый ключ
Ключ электронной подписи – см. Личный ключ
Ключевая пара – личный ключ и соответствующий ему открытый ключ
Ключевой носитель – съемный носитель, содержащий личный ключ
Коллективный участник системы электронного документооборота – организация (юридическое лицо), подключенная к системе электронного документооборота через одно автоматизированное рабочее место и (или) имеющее единый для всех сотрудников идентификатор
Кодировка – соотношение последовательности кодов, составляющих форму внутреннего представления данных, с определенным видом воспроизводимых объектов (символов, пикселей, звуков и пр.)
Кодовая таблица – комплекс кодов и соответствующих им отображаемых символов, обеспечивающий правильную визуализацию текстовых данных
Компрометация личного ключа – событие, определенное владельцем личного ключа как ознакомление неуполномоченным лицом (лицами) с его личным ключом, хищение, утеря ключевого носителя, несанкционированное его копирование или другие причины появления у владельца личного ключа сомнений в сохранении тайны личного ключа
Конвертация (конвертирование) – преобразование данных из одного формата файла в другой (на основании ISO/FDIS 30300:2011)
Контрольная характеристика (хеш, хэш, хеш-значение) – значение, рассчитанное из последовательности данных путем процедуры хеширования, предназначенное для подтверждения целостности информационного объекта (на основании СТБ 34.101.31-2011)
Копия электронного документа – форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в установленном законодательством порядке (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Корпоративная система электронного документооборота – система электронного документооборота с фиксированным составом участников, обеспечивающая информационное взаимодействие в рамках крупной организации или совокупности взаимодействующих организаций, имеющих общую подчиненность или выполняющих общую функцию
Криптографическое преобразование – преобразование информации, основанное на некотором алгоритме, зависящем от изменяемого параметра (ключа), и обладающее свойством невозможности восстановления исходной информации по преобразованной, без знания действующего ключа, с трудоемкостью меньше заранее заданной
Криптопровайдер – автономный программный модуль, позволяющий осуществлять криптографическое преобразование в операционной системе
Личный ключ (закрытый ключ, ключ электронной подписи) – набор символов, принадлежащий конкретному лицу и используемый при выработке электронной цифровой подписи или ином использовании асимметричного алгоритма шифрования (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Логин – уникальный набор символов, который закреплен за определенным участником системы электронного документооборота и проверяется при его входе в систему
Логическая структура – последовательность взаимосвязанных смысловых частей, из которых состоит документ в электронном виде или иной информационный объект. Различается от физической структуры
Макет документа в электронном виде – см. Унифицированная форма
Маршрут исполнения – последовательность, в которой уполномоченные лица получают доступ к документу для наложения резолюций либо введения отметок об исполнении
Маршрут подписания – последовательность, в которой уполномоченные лица получают возможность провести подписание документа в электронном виде (электронного документа)
Маршрут согласования – последовательность, в которой уполномоченные лица получают доступ к проекту документа для его согласования
Машинный носитель – см. Электронный носитель
Межведомственный электронный документооборот – способ организации электронного документооборота, при котором обеспечена интеграция ведомственных систем электронного документооборота с помощью унифицированных форматов информационных пакетов, с использованием электронной цифровой подписи и реализацией механизмов гарантированной доставки
Межкорпоративная система электронного документооборота – система электронного документооборота с фиксированным составом участников, коллективными участниками которой являются организации различной подчиненности, владеющие корпоративными системами электронного документооборота
Метаданные – данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. В качестве метаданных может выступать совокупность реквизитов, закрепленных в формуляре документа, а также информационно-поисковых системах, содержащих сведения о документе (на основании СТБ 2059-2013)
Метка времени (штамп времени) – документированная информация, которой служба метки времени удостоверяет связь контрольной характеристики некоего информационного объекта с конкретным временем и создает тем самым доказательство существования этого объекта в этот момент времени
Мультимедиа – компьютерная технология, которая позволяет объединить в рамках одного документа текстовые, графические, звуковые и видеоданные
Направление в дело (списание в дело) – осуществление агрегации (2) исполненного документа в электронном виде (электронного документа), устанавливающее его связь с одним из электронных или гибридных дел, , предусмотренных номенклатурой дел организации
Номенклатура дел организации – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, включая гибридные и электронные дела, с указанием сроков их хранения (на основании СТБ 2059-2013)
Носитель ключевой информации – см. Ключевой носитель
Облачные вычисления (технологии облачных вычислений) – вид облачного сервиса, при котором клиенту предоставляются в качестве услуги вычислительные ресурсы
Облачное хранилище данных – вид облачного сервиса, при котором клиенту предоставляются в качестве услуги средства хранения данных, в том числе обеспечивающие хранение на многочисленных распределенных серверах
Облачный сервис (облачные технологии) – комплекс технических и технологических решений, обеспечивающих предоставление пользователю вычислительных ресурсов, средств хранения данных и программного обеспечения как услуги с удаленным доступом
Обращение – стадия жизненного цикла документа в электронном виде (электронного документа), охватывающая период от его регистрации до исполнения (направления в дело) и не допускающая возможности изменения содержания (такие изменения могут быть внесены только другим документом) или уничтожения документа
Общая часть электронного документа – информационный объект (файл или совокупность логически связанных файлов), который содержит информацию, составляющую содержание электронного документа и часть предусмотренных формуляром реквизитов, вырабатываемую до момента подписания электронного документа. Не изменяется после создания документа (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Оперативное хранение – хранение документов в электронном виде (электронных документов) до уничтожения или передачи на архивное хранение
Оператор системы электронного документооборота – организация (юридическое лицо), ответственная за общую работоспособность системы электронного документооборота, регистрацию участников, сохранность и безопасность информации
Особенная часть электронного документа – совокупность логически связанных данных, содержащих электронные цифровые подписи лиц, осуществивших подписание, утверждение, в необходимых случаях – согласование и визирование электронного документа, а также реквизиты, вырабатываемые в процессе обращения (даты регистрации, регистрационные номера, резолюции и т.п.). Может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронных цифровых подписей, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами. Реквизиты, составляющие особенную часть, не подлежат изменению, но их состав может пополняться (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Отзыв открытого ключа – процедура, заключающаяся в досрочном прекращении действия открытого ключа и соответствующего сертификата открытого ключа (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Открытая система электронного документооборота – система электронного документооборота с неопределенным составом участников, в использовании которой этим участникам не может быть отказано
Открытый ключ (публичный ключ, ключ проверки электронной подписи) – последовательность символов, соответствующая определенному личному ключу, доступная для всех участников системы электронного документооборота и применяемая при проверке электронной цифровой подписи (на основании Закона об ЭД и ЭЦП)
Отметка об ознакомлении – выработанная должностным лицом электронная цифровая подпись или иная признанная в данной системе электронного документооборота отметка, удостоверяющая, что подписывающий ознакомился с содержанием документа в электронном виде, (электронного документа)
Отметка об исполнении – выработанная должностным лицом электронная цифровая подпись или иная признанная в данной системе электронного документооборота отметка, удостоверяющая, что подписывающее лицо или представляемое им структурное подразделение завершило возложенную на него работу с документом в электронном виде (электронным документом)
Отправитель – участник системы электронного документооборота, который в ходе информационного взаимодействия осуществляет отправку информационного пакета одному или нескольким получателям
Официальный адрес электронной почты – адрес электронной почты, доступ к которому контролируется уполномоченным лицом
Официальный документ – документ, созданный организацией или должностным лицом в процессе осуществления их функций, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (на основании СТБ 2059-2013)
Оцифровка (оцифровывание) – преобразование информации в цифровую форму

Далее >>