Терминологический словарь «Электронный документооборот: термины и определения»

Введение

Настоящий терминологический словарь разработан Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации в соответствии с тематическим планом проведения научных исследований и разработок, направленных на научно-техническое обеспечение Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент по архивам и делопроизводству). Он создан с целью стандартизации терминологии при разработке, внедрении и использовании систем электронного документооборота и должен обеспечить:
….— единообразное использование специальных терминов, имеющих отношение к электронному документообороту;
….— толкование каждого термина, соответствующее принципам документоведения, документационного обеспечения управления и архивного дела;
….— соответствие терминологии, применяемой в отечественных и международных стандартах по управлению документацией и информационным технологиям.

Действие настоящего терминологического словаря распространяется на все документы в электронном виде, применяемые в управленческой деятельности, при любых способах удостоверения их целостности и подлинности.

Термины и определения, приведенные в словаре, основываются на терминологии, применяемой в законодательных и технических нормативных правовых актах Республики Беларусь и ряде международных стандартов. Частично они воспроизведены дословно, с пометкой «по…» и ссылкой на сокращенное название соответствующего нормативного правового акта.

В некоторых случаях потребовалась доработка и адаптация терминов. Такие ссылки приведены с пометкой «на основании…» Это связано с тем, что каждый нормативный правовой акт имеет свою область действия, иногда достаточно узкую. Например, Закон об ЭД и ЭЦП исходит из специфического толкования понятия «электронный документ», рассматривая его как подмножество документов в электронном виде. Обращаясь к Закону об ЭД и ЭЦП, не все обращают внимание на оговорку, что его действие «не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи, а также при обращении документов в электронном виде, подтверждение целостности и подлинности которых осуществляется без применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи». Соответственно, к этим случаям не должна применяться безоговорочно и терминология указанного закона. То же относится и к сфере действия СТБ 1221-2000.

Это потребовало корректировки ряда определений, заимствованных из Закона об ЭД и ЭЦП, придания им более широкого толкования: то, что в законе отнесено исключительно к электронным документам, в допустимых случаях расширительно применено к иным информационным объектам.

При этом в случаях, когда на практике встречаются различные трактовки терминов, общий подход настоящего словаря основывается на принципах Закона об ЭД и ЭЦП. Например, понятие «целостность» нередко трактуется в том смысле, что информационный объект не разрушен в результате технического сбоя при хранении или передаче. Изменения и дополнения, вносимые в такой объект в порядке запланированных действий, не считаются нарушением его целостности. Сама по себе такая трактовка допустима, но она противоречит трактовке Закона об ЭД и ЭЦП в отношении электронных документов. Чтобы не порождать двусмысленности, в данном случае трактовка Закона об ЭД и ЭЦП распространена на все информационные объекты.

Базовое понятие «документ» в словаре определяется через более широкое понятие «документированная информация», исходя из того, что наличие идентифицирующих реквизитов является определяющим признаком документированной информации, не обязательно представленной в виде документов – например, полей и записей в базе данных. Документ при этом рассматривается как целостный объект документированной информации, т. е. такая ее совокупность, которая учитывается, передается, обрабатывается и хранится как единое целое и при дроблении на более мелкие части (например, страницы) теряет свое определяющее свойство. Это соответствует одной из основных трактовок англоязычного термина document и его перевода – в частности, в терминологии русифицированных версий операционной системы MS Windows. Специфическая функция документа, его фиксированность для использования в доказательных или справочных целях, соответствует англоязычному термину record.

Одной из задач при разработке настоящего словаря было приведение терминов и определений в единую систему, основанную на сети перекрестных ссылок (выделяемых курсивом). Для достижения системности также пришлось пойти на изменение некоторых формулировок, заимствованных из нормативных правовых актов. Если в акте понятие раскрывается подробно, без отсылок к другим понятиям, имеющимся в настоящем словаре, его определение переформулировано с использованием ссылок. Например, в Законе об ЭД и ЭЦП ряд понятий раскрывается с последовательным упоминанием открытого и личного ключей. В словаре в этих случаях использовано понятие «ключевая пара», что не меняет смысл определения, но позволяет сформулировать его короче. Это же понятие использовано при определении асимметричного алгоритма шифрования, которое в СТБ 34.101.69-2014 определено более узко.

Исключение сделано для понятия «ведомственная система электронного документооборота», определение которого приведено в точном соответствии с Указом от 4 апреля 2013 г. № 157, поскольку вне сферы действия этого указа оно практически не используется. Эквивалентная по смыслу формулировка, соответствующая системе понятий настоящего словаря, отражена в определении корпоративной системы электронного документооборота. Различие этих понятий в том, что ведомственная система электронного документооборота в трактовке Указа от 4 апреля 2013 г. № 157 предусматривает обязательное использование ЭЦП, тогда как в корпоративных системах возможно применение иных аналогов собственноручной подписи, оговоренных регламентом системы или иными нормативными правовыми актами.

В словаре по возможности отражены альтернативные термины, имеющие близкий или идентичный смысл. В таких случаях один из терминов рекомендован в качестве основного. Термины, приведенные в отсылочных статьях и в скобках как варианты, допустимы, но их не рекомендуется применять в случаях, когда важна унификация понятийного аппарата.

В ряде случаев указано на полное или примерное совпадение смысла терминов, применяемых в законодательстве Республики Беларусь и других стран. При этом излагается общий смысл эквивалентных терминов, без точного соответствия формулировкам нормативных правовых актов, поскольку в разных странах эти формулировки существенно различаются.

Учитывая область действия настоящего словаря, многие его термины приведены без дополнительных уточнений, очевидных по умолчанию. Так, смысл понятия «информационное взаимодействие» раскрывается применительно к системам электронного документооборота, без упоминания о других возможных сферах применения. Такие же узкие трактовки без оговорок использованы для ряда документоведческих терминов: например, вместо «формуляр документа в электронном виде» – просто «формуляр».

Появление настоящего словаря не означает, что иные трактовки приведенных в нем терминов теряют право на существование. Смысл терминологического словаря его составители видят в том, чтобы помочь специалистам, участвующим в разработке, внедрении и использовании систем электронного документооборота, достичь единообразия в применяемых ими трактовках. Они могут заявить, что основываются на трактовке настоящего словаря, или, если это по каким-то причинам нецелесообразно, оговорить иную трактовку.