30 июля 2015 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
30 июля 2015 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы: о работе с обращениями граждан и юридических лиц в органах архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждениях Республики Беларусь в первом полугодии 2015 г. и об итогах работы Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь в первом полугодии 2015 г.
По первому вопросу коллегией отмечено, в первом полугодии 2015 г. работа органов архивного дела и делопроизводства, государственных архивных учреждений Республики Беларусь (далее – архивные органы и учреждения) по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц, выдаче по ним справок была организована и велась в соответствии с порядком, установленном Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц», Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц», Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата».
Деятельность архивных органов и учреждений в отчетный период была направлена на своевременное и качественное рассмотрение обращений граждан и юридических лиц. Выдача заявителям архивных справок и других информационных документов производилась на основании заявлений без дополнительного предоставления ими других документов.
Департаментом, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов осуществлялся постоянный контроль за соблюдением государственными архивными учреждениями страны требований законодательства по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц. Вопросы, связанные с рассмотрением обращений граждан и юридических лиц, регулярно заслушивались на заседаниях коллегии Департамента, совещаниях в структурных подразделениях по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, заседаниях дирекций государственных архивов.
В соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 13 сентября 2005 г. № 15/105-966, а также Планом работы по реализации Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата», утвержденным приказом Министра юстиции Республики Беларусь от 13 марта 2007 г. № 302, Департаментом анализировались поступающие в государственные архивные учреждения обращения граждан, в том числе и на основе заявительного принципа «одно окно». Ежеквартальная аналитическая информация в установленные сроки направлялась в управление правового регулирования социальной деятельности государства и отдел делопроизводства и специальной работы Министерства юстиции Республики Беларусь.
Во исполнение пункта 9 Указа Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц», а также пункта 2.9 Плана основных мероприятий Департамента на 2015 год отделом использования документов и информации Департамента была проведена проверка соблюдения порядка рассмотрения обращений граждан и юридических лиц в государственном учреждении «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (далее – БелНИЦЭД) за период с 2012 года по 2014 год.
Большое внимание в первом полугодии 2015 г. уделялось соблюдению сроков рассмотрения обращений, информационному наполнению стендов и интернет-ресурсов. Дополнительно государственные архивы информировали заинтересованные лица о составе и содержании архивных документов через средства массовой информации.
Значительное место в работе архивных органов и учреждений с обращениями граждан и юридических лиц уделялось организации личного приема. В структурные подразделения по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственные архивные учреждения в отчетный период лично обратилось 6 245 гражданин.
Коллегией рекомендовано структурным подразделениям по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, государственным архивным учреждениям осуществлять постоянный контроль за исполнением требований законодательства Республики Беларусь по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц; систематически рассматривать состояние работы с обращениями граждан и юридических лиц на заседаниях коллегии Департамента, совещаниях в структурных подразделениях по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, заседаниях дирекций государственных архивных учреждений; БелНИЦЭД привести делопроизводство по работе с обращениями граждан и юридических лиц в соответствие с актами законодательства.
По второму вопросу отмечено, что работа Департамента по архивам и делопроизводству в первом полугодии 2015 г. велась в соответствии с Планом основных мероприятий на 2015 год, поручениями Администрации Президента Республики Беларусь, Правительства, руководства Министерства юстиции. Плановые задания на первое полугодие 2015 г. выполнены. Кроме того, выполнен большой объем внеплановой работы. Продолжалась работа по организационному и финансовому обеспечению мероприятий Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011 – 2015 годы. 2–4 июня 2015 г. в г. Гродно состоялась профессиональная встреча белорусских и российских архивистов. Во встрече в качестве наблюдателей приняли участие архивисты из Казахстана. В ходе встречи обсуждены вопросы работы государственных архивов по оказанию архивных услуг гражданам и юридическим лицам.
В рамках мероприятий в соответствии с Планом совместных действий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства России на 2014–2016 гг. состоялось совместное заседание коллегий Департамента и Росархива, на котором был обсужден опыте работы Департамента по архивам и делопроизводству и Федерального архивного агентства России по согласованию проектов списков организаций источников комплектования государственных архивных учреждений Республики Беларусь и федеральных архивов Российской Федерации.
Коллегией также принято решение о назначении Н.С.Гордиенко на должность заместителя директора учреждения «Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства» и Е.Н.Шульга на должность главного бухгалтера государственного учреждения «Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь».