27 ноября 2020 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

27 ноября 2020 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены следующие вопросы:

1. О создании и использовании системы автоматизированного научно-справочного аппарата в государственных архивах.
2. О работе Департамента и государственных архивов по осуществлению административных процедур в 2020 году.
3. О работе по выполнению республиканскими архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. № 1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины».

По первому вопросу коллегией отмечено, что формирование системы автоматизированного научно-справочного аппарата (далее – НСА) является одним из основных направлений деятельности архивов, обеспечивающим более оперативный и качественный поиск документной информации в целях ее эффективного использования.

В работе по созданию и развитию системы автоматизированного НСА достигнуты определенные успехи: наращиваются темпы работы по переводу в электронный вид описей дел; в государственных архивах эксплуатируется программный модуль «Научно-справочный аппарат» в составе Автоматизированной информационной системы государственного архива; в открытом доступе размещены материалы отраслевого республиканского государственного информационного ресурса «Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь»; создан постоянно пополняющийся массив тематических баз данных; расширяются возможности использования интернет-технологий. В государственных архивах практикуется как изначальное создание справочников в электронном виде, так и перевод в электронный вид справочников на бумажном носителе.

В результате проделанной работы доля описей дел (книг учета и описания) в электронном виде по сравнению с 2016 годом увеличилась в два раза (16 238 описей дел и 31 078 описей дел на 01.01.2020) и составила 33% от общего объема. Полностью переведены в электронный вид описи дел в шести государственных архивах: БГАМЛИ, БГАНТД, зональных государственных архивах в гг. Барановичи, Жлобине, Мозыре, Речице. Достаточно устойчивый рост данного показателя обусловлен плановым характером работы и привлечением к копированию отраслевых лабораторий.
Развитие автоматизированных форм НСА, поступательное наращивание его объема ведет к сокращению области применения архивных поисковых систем на традиционных носителях. В то же время степень востребованность традиционных форм НСА остается все еще остается достаточно высокой. Значительная часть пользователей запрашивает НСА на бумажных носителях даже при наличии их электронных аналогов.

Дальнейшее использование автоматизированных архивных технологий в архивной работе требует совершенствования нормативных правовых актов и методических документов, научно-исследовательских разработок, а также программного обеспечения, необходимой степени финансирования.

Было отмечено, что в вопросах использования автоматизированного НСА приоритетным направлением является развитие удаленного доступа к поисковым системам государственных архивов.

По второму вопросу коллегией было отмечено, что в 2020 году деятельность Департамента и государственных архивов была направлена на своевременное и качественное осуществление административных процедур в соответствии с порядком, установленном Законом Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур» (далее – Закон). В соответствии с требованиями статьи 7 Закона на информационных стендах и сайтах государственных архивов, а также сайтах ГУЮ облисполкомов и Интернет-портале «Архивы Беларуси» размещена информация об осуществляемых архивами административных процедурах.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» (далее – Указ) государственными архивами осуществлялась административная процедура по выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера.

За январь – октябрь 2020 г. государственными архивами рассмотрено 3 884 заявления граждан на выдачу архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера. 3 749 заявлений поступило от граждан Республики Беларусь, 135 – от иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих, временно и постоянно проживающих в Республике Беларусь.

На основании Указа Департаментом осуществлялась административная процедура по проставлению апостиля на документах, исходящих из государственных архивов Республики Беларусь. Работниками Департамента за указанный период времени было проставлено 82 апостиля.

Жалоб граждан на осуществленные Департаментом и государственными архивами административные процедуры в Министерство юстиции Республики Беларусь и главные управления юстиции областных исполнительных комитетов (далее – ГУЮ облисполкомов) не поступало. Случаев неправомерного отказа в принятии заявлений об осуществлении административных процедур, в том числе в связи с временным отсутствием работника, не зафиксировано. Все административные процедуры осуществлялись государственными архивами в установленные сроки.

В рамках рассмотрения третьего вопроса коллегией была проанализирована работа по выполнению республиканскими архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. № 1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины».

На заседании коллегии также было согласовано назначение на должность заведующего отделом информационно-поисковых систем и автоматизированных архивных технологий учреждения «Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства» Ю.О. Бачище.