21-22 ноября 2017 г. в Москве состоялась ХХIV Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами»
21-22 ноября 2017 г. в Москве состоялась ХХIV Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: актуальные проблемы управления электронными документами». Она была организована Евроазиатским региональным отделением Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА), Федеральным архивным агентством России (Росархив), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).
В работе конференции приняли участие представители Армении, Беларуси, Германии, Казахстана, Китая, Молдовы, Польши, России, Словении, Финляндии, Швеции, Узбекистана, всего около 200 человек.
От архивной системы Беларуси в работе конференции приняли участие консультанты отдела делопроизводства и формирования Национального архивного фонда Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Т.В.Столина и Н.В.Локтионова, директор БелНИИДАД А.Е.Рыбаков (член оргкомитета, выступил с докладом «Перспективы и проблемы комплектования белорусских архивов электронными документами»), заместитель директора БелНИЦЭД Л.Н.Сигневич, главный хранитель фондов Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов А.К.Кот (выступила с докладом «Из опыта работы БГАКФФД по комплектованию, хранению, учету и использованию аудиовизуальных электронных документов»).
С приветственным словом к участникам конференции обратились директор Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации А.Д.Ряховский, заместитель руководителя Росархива О.В.Наумов и председатель ЕВРАЗИКИ директор Национального архива Армении А.С.Вирабян.
В рамках пленарных заседаний, круглых столов и секций было заслушано в общей сложности более 60 докладов и выступлений. Представленные доклады и выступления были посвящены преимущественно двум основным темам: «Управление электронными документами: теоретические и практические вопросы» и «Информационные технологии в делопроизводстве и архивном деле».
Заместитель руководителя Росархива О.В.Наумов в своем выступлении отметил противоречивость терминологического аппарата, используемого специалистами различных отраслей, а также обозначил необходимость решения вопроса об основном объекте архивного хранения применительно к электронным документам. Отметив невозможность сохранения в долгосрочной перспективе в архиве электронного документа в том виде, в котором он первоначально был создан, он выдвинул предположение о возможности сохранения в архиве электронного образа документа с последующим его заверением электронной цифровой подписью архива.
В докладе директора ВНИИДАД Н.Н.Куняева «Актуальные проблемы управления электронными документами в исследованиях ВНИИДАД» были отмечены рост удельного веса электронных документов, участвующих в документообороте федеральных органов власти (до 34,79% в 2016), важность разработки национальных стандартов по управлению документами на основе международных (новой редакции ГОСТ Р ИСО 15489, стандартов серии 30300), проведения дальнейших теоретических исследований и выработки методических рекомендаций в сфере электронного документа.
Зав. кафедрой автоматизированных систем ДОУ Историко-архивного института РГГУ М.В.Ларин выступил с докладом на тему «Актуальные вопросы делопроизводства и архивного дела в Российской Федерации». Он отметил, что государственная политика в сфере информационно-документационного обеспечения управления осуществляется Росархивом, получившим дополнительные полномочия после перехода в прямое подчинение Президента России и обратил внимание на необходимость совершенствования в связи с этим законодательной и нормативной базы, методического обеспечения архивного дела и делопроизводства. Он предложил включить в закон «Об архивном деле в Российской Федерации» нормативные положения о реализации государственной политики в сфере делопроизводства, в том числе включение в закон понятия «Документальный фонд РФ». Включение в закон этого понятия дало бы возможность законодательно регулировать весь жизненный цикл документа от момента его создания до перехода в состав АФ РФ или уничтожения на единой правовой основе. М.В.Ларин обратил внимание на необходимость исследования конкретных вопросов работы с электронными документами. В частности, исследования проблем, связанных с практическим использованием «контейнера электронного документа», формата PDF во всех версиях, процессов конвертации и миграции и связанных с ними вопросов аутентификации документов в этих процессах. Во многом это положение М.В.Ларин объяснил отсутствием в структуре Росархива федерального архива электронных документов.
Генеральный директор польских архивов В.Возняк в докладе «От бумажных описей до цифровых баз данных – программа обратно конвертируемых бумажных справочных средств в Польше, 2017-2018 гг.» проинформировал коллег о польском опыте представления в Глобальной компьютерной сети Интернет научно-справочного аппарата государственных архивов и используемых для этих целей ИТ-инструментов. Во время дискуссии, состоявшейся по окончании первого пленарного заседания, был поставлен вопрос о качестве представляемых для открытого доступа в Интернете описей, целесообразности и возможности их совершенствования или переработки с целью повышения их информационного потенциала при использовании. Польские коллеги пошли по пути увеличения объемов представляемой в Интернете справочной информации в ущерб качеству, то есть при переводе описей в электронный вид в них исправляются лишь очевидные мелкие ошибки и неточности, при этом задача совершенствования НСА перед архивами на данном этапе не ставится.
Председатель Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу И.Х.Аюпова представила доклад «Перспективы развития межведомственного электронного документооборота». С момента внедрения в 2004 году в Татарстане системы электронного документооборота в ней сохраняются не электронные документы, а электронные образы документов. При проведении экспертизы ценности образов применяется традиционный архивоведческий подход – они формируются в электронные дела, которые передаются на хранение в архив. В то же время, по ее мнению, в условиях возможности полнотекстового поиска документов (образов) в системе возникает вопрос о целесообразности формирования электронных дел и составления описей на них. Также И.Х.Аюпова обратила внимание на недопустимость формирования монополии при создании платформы для организации электронного документооборота и последующего хранения электронных документов (образов), так как в связи с возможным банкротством компании, предоставляющей соответствующие услуги, могут возникнуть проблемы с миграцией сохраняемой информации в новую систему.
П.П.Класинц (Словения) свой доклад посвятил проблеме сотрудничества архивистов и специалистов в сфере информационных технологий. По его мнению, ни архивисты, ни ИТ-специалисты самостоятельно проблему хранения цифровых документов решить не в состоянии. Сложности возникают как на этапе установления коммуникаций (различное понимание архивных терминов), так и на этапе постановки архивных задач и их решения (методические и технические вопросы приема документов на хранение, их архивного описания, разработки научно-справочного аппарата, предоставления документов для использования). Только в условиях тесного и постоянного сотрудничества архивистов и ИТ-специалистов, можно эффективно решать возникающие проблемы.
А.А.Петерссон, управляющий документацией, руководитель архива шведской компании по утилизации радиоактивных отходов SKB (Swedish Nuclear Fuel and Waste Management Co) представила доклад «Проблемы профессиональной подготовки специалистов в области управления электронными документами». Согласно приведенным ею данным в настоящее время наблюдается постоянный рост объемов как цифровой информации, так и бумажных документов. В этих условиях необходимость управления документами приобретает особую актуальность. При этом шведские архивисты придерживаются мнения, что рожденные в электронной форме документы должны сохраняться в электронной форме, а документы, созданные на бумаге, – в бумажной. При этом архивные принципы должны быть одинаковы как для документа в бумажной форме, так и в электронной. В то же время, опираясь на опыт своих коллег из Норвегии, архивисты Швеции приступили к архивированию информации социальных сетей, модным направлением здесь сейчас является «архивирование чувств» (реакция людей на события, их воспоминания, скорбь и т.п.).
Также А.А.Петерссон обратила внимание на взаимоотношения архивистов и ИТ-специалистов в Швеции, констатировав при этом, что в условиях информационного общества ИТ-специалисты стремятся занять место архивистов на рынке труда. Последний факт во многом обусловил появление в Швеции такой должности как ИТ-архивист, которая сочетает в себе как профессиональные архивные компетенции, так и знания и навыки в сфере современных информационных технологий.
В докладе доцента Казанского государственного энергетического университета Ю.Е.Железняковой «Применение стандартов по управлению документами при реализации принципов бережливого производства» был отмечен рост популярности на международном уровне концепции так называемого «бережливого производства» и ее учета при построении систем управления в организациях и их документационного обеспечения. Интерес представляют проведенные докладчиком параллели между разработками в сфере научной организации труда (НОТ) советского времени и современными системами управления, в частности системой менеджмента качества (СМК). В докладе было подчеркнуто, что построение любой системы управления в организации должно основываться на принципах и правилах управления документами, закрепленных в национальном законодательстве, которое, в свою очередь, должно строиться с учетом положений международных стандартов.
В докладе О.В.Каплиной (ВНИИДАД) «Национальные архивы США (NARA): управление электронными документами» были рассмотрены перспективы комплектования архивов этой страны ценными документами. Согласно разработанному Стратегическому плану NARA предполагает с 2023 года принимать на хранение традиционные (бумажные) документы в оцифрованном виде, а не позднее 2025 года перейти на комплектование документами постоянного хранения исключительно в электронном виде. В этих целях NARA разработаны универсальные требования к системам управления электронными документами, которые размещены на ее сайте. При этом принятые ранее бумажные документы будут по-прежнему сохраняться на бумажном носителе. В то же время американские архивисты осознают сложности на пути достижения поставленной цели и не исключают возможности ее корректировки как по срокам, так и по содержанию. Следует также отметить, что источниками комплектования NARA являются исключительно президент США и федеральные органы власти.
Анализ прозвучавших на конференции докладов представителей стран-участниц и состоявшейся по ее окончании дискуссии позволил сделать следующие основные выводы:
1. В условиях внедрения современных информационных технологий в управленческую деятельность, увеличения количества документов, создаваемых, пересылаемых и сохраняемых в электронном виде, одним из наиболее важных теоретических и практических вопросов документоведения и архивного дела в настоящее время видится четкое определение основного объекта архивного хранения по отношению к электронным документам. При неизбежности в долгосрочной перспективе миграции электронных документов в другие форматы и на другие носители, результатом чего является создание нового документа, решения требует вопрос сохранения подлинности, целостности, юридической значимости таких документов, принимаемых на постоянное хранение в архивы или уже хранящихся в архивах. Основной проблемой при решении этого вопроса является сохранение аутентичности и (или) идентичности электронного документа.
Невозможность обеспечить идентичность электронного документа в долгосрочной перспективе во многом является причиной высказываемых в последнее время рядом архивистов предложений о пересмотре основного объекта архивного хранения: о хранении в архиве не самих документов, а их электронных образов (независимо от типа носителя оригинала), о замене понятия «документ» в качестве объекта архивного хранения на понятие «информация» и др. В отношении отсканированных бумажных документов понятие электронного образа (так называемого «скана») применяется уже достаточно давно и в этом контексте объект архивного хранения пока остается неизменным – бумажный оригинал. В отношении документа, изначально созданного в электронном виде (электронного документа), архивистам еще необходимо определиться, будет ли объектом архивного хранения после потери электронным документом своей идентичности (например, после утраты ЭЦП своей удостоверяющей функции или миграции документа в новый формат) являться новый электронный документ, электронный образ документа, электронная копия электронного документа и т.п. При этом должна учитываться такая важнейшая характеристика документа, как способность быть доказательством, которая не должна быть потеряна.
В этой связи обращает на себя внимание тот факт, что архивистами разных стран вкладывается разный смысл в содержание понятия «аутентичность». В большинстве случаев под аутентичным понимается документ, содержание, форма представления, форматы, внешние признаки и иные основные характеристики которого остаются неизменными на протяжении всего периода его хранения (идентичны изначально созданному документу), то есть фактически ставится знак равенства между понятиями аутентичность, идентичность, подлинность. В частности, понятие аутентичности через понятие идентичности определяется в Российском ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В то же время представляется, что понятия «идентичный документ» и «аутентичный документ» должны различаться по отношению к электронным документам. Проработка данного вопроса может позволить гармонизировать требования к приему на хранение в архивы, обеспечению долговременной сохранности и юридической значимости электронных документов с традиционными требованиями, предъявляемыми к бумажным документам, сохранить документ в качестве основного объекта архивного хранения, его доказательную силу. Соответствующие подходы требуют научной и методической проработки с последующим закреплением в нормативных правовых актах.
2. Актуальным и требующим научно-методической проработки видится также вопрос о целесообразности формирования электронных дел и составления описей дел на электронные дела. В последнее время все чаще высказывается мнение, что в условиях внедрения современных информационно-документационных систем сохранению в архиве подлежат не только наиболее ценные документы, отобранные по результатам экспертизы, но вообще все документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации.
Представляется, что такой подход, высказываемый рядом архивистов, возможно применить только по отношению к электронным документам исключительно временного (до 10 лет) хранения. В отношении же документов длительного, в том числе постоянного, хранения составление описей дел, составляющих основу научно-справочного аппарата архива, пока видится необходимым. При этом, опираясь на положения теории архивоведения и накопленную практику архивного дела, следует учитывать, что до создания документа не всегда возможно определить его научно-историческую и иную непреходящую ценность. В этой связи отказ от практики формирования электронных документов в электронные дела с последующим проведением экспертизы их ценности и включением отобранных дел в архивные описи представляется необоснованным, по крайней мере, в настоящее время.
3. Анализ зарубежного законодательства и применяемой практики показывает, что белорусским архивистам необходимо определиться с вопросом об отнесении к категории потенциальных объектов архивного хранения документов (объектов документированной информации), размещаемой в социальных сетях, а также провести общую оценку ее источниковедческого потенциала. При этом должна учитываться проблема верификации сведений, наличия в социальных сетях так называемых «фейковых новостей» и т.п. Особенно актуальным это видится в перспективе при решении проблемы комплектования государственных архивов документами личного происхождения.
При этом архивистам необходимо четко определиться с ответом на вопрос, должны ли они самостоятельно проявлять инициативу в собирании и архивировании мнений, взглядов, чувств отдельных людей, либо же это является задачей документалистов, а задача архивистов состоит в том, чтобы принять в архив и сохранить созданные ими документы, отражающие соответствующую информацию.