Инструкция об организации работы с обращениями граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь

Комитет по архивам
и делопроизводству при Совете Министров
Республики Беларусь

Постановление
23.11.2005 № 6

Об утверждении Инструкции об организации работы
с обращениями граждан в Комитете по архивам
и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь
и учреждениях Государственной архивной службы
Республики Беларусь

В соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года, постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан», Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию об организации работы с обращениями граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь.

2. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Председатель Комитета        В.И.Адамушко

ИНСТРУКЦИЯ

об организации работы с обращениями граждан
в Комитете по архивам и делопроизводству при
Совете Министров Республики Беларусь
и учреждениях Государственной архивной службы
Республики Беларусь

1. Инструкция об организации работы с обращениями граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь (далее – Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан» в редакции Закона Республики Беларусь от 1 ноября 2004 года (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1996 г., № 21, ст.376; Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., № 189, 2/1089), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2005 г. № 544 «Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях и о мерах по совершенствованию работы с обращениями граждан» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., № 87, 5/16014).

2. Настоящая Инструкция определяет порядок рассмотрения предложений, заявлений, жалоб граждан (далее – обращения граждан), ведения делопроизводства по обращениям граждан и организацию личного приема граждан в Комитете по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь (далее – Белкомархив), учреждениях Государственной архивной службы Республики Беларусь (далее – учреждения ГАС).

3. Действие настоящей Инструкции не распространяется на ведение делопроизводства по обращениям граждан, рассматриваемым в порядке конституционного, уголовного, гражданского, хозяйственного судопроизводства, производства по делам об административных правонарушениях, а также по обращениям, для которых установлен иной порядок направления и рассмотрения в государственных органах, иных организациях.

4. Ответственность за организацию работы с обращениями граждан и приема граждан несут руководители Белкомархива, учреждений ГАС.

5. Должностные лица Белкомархива, учреждений ГАС при рассмотрении обращений граждан обязаны:
соблюдать требования, установленные законодательными актами Республики Беларусь, настоящей Инструкцией об обращениях граждан;
принимать обоснованные решения по обращениям граждан и обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;
осуществлять контроль за сроками и качеством исполнения обращений граждан;
информировать граждан о решениях, принятых по результатам рассмотрения обращений;
осуществлять систематический анализ работы с обращениями граждан с целью выяснения причин нарушений прав и охраняемых законом интересов граждан.

6. Делопроизводство по обращениям граждан в Белкомархиве, учреждениях ГАС ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на должностных лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

7. Регистрация обращений граждан осуществляется с использованием одной из форм: автоматизированной (электронной), карточной (в регистрационно-контрольных карточках) (далее – РКК), журнальной (с графами, аналогичными реквизитам РКК).
РКК обращений граждан ведутся по форме согласно приложению 1.

8. РКК, как правило, заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр помещается в контрольную картотеку, второй, вместе с обращением, передается в структурное подразделение исполнителю. По мере исполнения обращений первые экземпляры РКК из контрольной картотеки перемещаются в справочную, которая систематизируется по алфавиту фамилий заявителей.

9. Все поступившие в Белкомархив, учреждения ГАС обращения граждан, в том числе и принятые на личном приеме, регистрируются в день их поступления.

10. Регистрационный штамп, в котором указывается входящий индекс и дата регистрации обращения, проставляется в правом нижнем углу первой страницы обращения или на другом свободном от текста месте этой страницы.

11. Конверты от поступивших обращений сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, или когда дата почтового штемпеля служит подтверждением времени получения или отправления обращения.

12. Сопроводительные письма к обращениям граждан регистрируются, обрабатываются и хранятся вместе с поступившими обращениями. В РКК, журнале указывается, откуда поступило письмо, дата и номер сопроводительного письма, делается отметка о необходимости информирования организации, направившей обращение для рассмотрения.

13. Письменные обращения, полученные от граждан на личном приеме, подлежат регистрации в установленном порядке.

14. Регистрационный индекс обращения состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения (например: Д – 45).
При регистрации коллективных обращений в их индекс включается буквенное обозначение «КЛ», анонимных – «АН».

15. Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в Белкомархив, учреждения ГАС, учитываются под регистрационным индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например: Д – 45/1, Д – 45/2).

16. Повторным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный индекс в течение календарного года. В правом верхнем углу повторных обращений граждан ставится отметка «Повторно», а в РКК, журнале указывается индекс и дата поступления предыдущего обращения.

17. Повторные обращения (устные и письменные), в которых не приводятся новые доводы или вновь открывшиеся обстоятельства, рассмотрению не подлежат, если по ним имеются результаты исчерпывающих проверок и гражданам даны ответы в установленном порядке. При этом гражданам письменно сообщается, что повторные обращения необоснованны, и переписка с ним по данному вопросу прекращается. Решение о прекращении производства по повторным обращениям принимают руководство Белкомархива, руководители учреждений ГАС.

18. После регистрации обращения граждан передаются на рассмотрение руководству Белкомархива, руководителям учреждений ГАС. Результаты рассмотрения обращений отражаются в форме резолюции.

19. В случаях, когда в письменных обращениях граждан, поступивших в Белкомархив, учреждения ГАС, содержатся вопросы не относящиеся к их компетенции, или в них одновременно содержатся вопросы, относящиеся к компетенции нескольких государственных органов, иных организаций (должностных лиц), то копии обращений в пятидневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с обязательным уведомлением об этом граждан либо в пятнадцатидневный срок гражданам дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

20. Письменное обращение, поступившее в Белкомархив, учреждения ГАС, должно содержать наименование и (или) адрес организации (должность, фамилию, имя, отчество должностного лица), в которые направляется обращение; фамилию, имя отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы); изложение сути обращения; личную подпись гражданина.

К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений.

Письменные обращения, не соответствующие установленным законодательством требованиям, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращения без рассмотрения. После устранения нарушений гражданин вправе вновь обратиться в Белкомархив, учреждение ГАС (к должностному лицу) в установленном порядке.

Анонимные обращения рассмотрению не подлежат, за исключением обращений, содержащих сведения о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении.

21. Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации в Белкомархиве, учреждениях ГАС, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, – не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами Республики Беларусь. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководство Белкомархива, руководители учреждений ГАС, в которые поступили обращения, могут продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан.

Срок рассмотрения обращений, при необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации может быть продлен до шести месяцев руководством Белкомархива, руководителями учреждений ГАС, в которые поступили обращения, с одновременным уведомлением об этом граждан.

Сроки рассмотрения обращений исчисляются со дня их регистрации в Белкомархиве, учреждениях ГАС.

22. Контроль за рассмотрением обращений граждан в Белкомархиве, учреждениях ГАС ведется с использованием одной из форм: автоматизированной (электронной), карточной, журнальной в порядке, определенном пунктом 12 Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан в государственных органах, иных организациях, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь 26 мая 2005 г. № 544.

Контроль за соблюдением сроков исполнения обращений граждан в Белкомархиве, учреждениях ГАС возлагается на должностных лиц, ответственных за ведение делопроизводства по обращениям граждан.

23. Обращения граждан, направленные в Белкомархив, учреждения ГАС вышестоящими государственными органами, иными организациями (вышестоящими должностными лицами), требующими сообщить результаты рассмотрения, берутся на особый контроль.

На обращениях, взятых на особый контроль, в правом верхнем углу проставляется отметка «Контроль».

Вся информация о ходе и итогах рассмотрения обращения заносится в РКК либо в журнал.

Гражданам письменно сообщается о решениях, принятых по результатам рассмотрения их письменных обращений.

В ответах, направленных в вышестоящие государственные органы, иные организации (вышестоящим должностным лицам) по находящимся на контроле обращениям граждан, указываются сведения об уведомлении гражданина о результатах рассмотрения его обращения, отметка об исполнителе.

25. Ответы на обращения граждан оформляются на бланке и подписываются руководством Белкомархива, руководителями учреждений ГАС.

Индекс ответа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного индекса обращения (например: 3-22/Д – 45).

На каждом обращении граждан после окончательного разрешения поставленных в нем вопросов делается отметка «В дело», указывается дата и личная подпись должностного лица, направившего документ в дело.

26. Учет принятых на личном приеме граждан осуществляется в книге учета личного приема граждан по форме согласно приложению 2.

В случаях, если устное обращение гражданина не может быть разрешено непосредственно во время приема, оно излагается им в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным обращением. На таких обращениях проставляется штамп «С личного приема».

27. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Белкомархива, учреждений ГАС.

Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов. Неисполненные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дела не подшиваются и возвращаются исполнителю на доработку.
Формирование и хранение дел у исполнителей запрещено.

28. Срок хранения обращений граждан, материалов, связанных с их рассмотрением, – 5 лет (в случае неоднократного обращения – 5 лет с даты последнего рассмотрения). В необходимых случаях в установленном порядке Белкомархивом, учреждением ГАС может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении соответствующих обращений граждан.

29. Дела по обращениям граждан, отобранные на постоянное или временное (свыше 10 лет) хранение, передаются в архив через год после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и материалы, связанные с их рассмотрением, подлежат уничтожению в установленном Белкомархивом порядке.

30. Обращения граждан систематически анализируются и обобщаются в Белкомархиве, в учреждениях ГАС.
Результаты анализа работы с обращениями граждан периодически рассматриваются на заседаниях коллегии Белкомархива, коллегиальных органов учреждений ГАС.

Регистрационно-контрольная карточка обращений граждан

№
(регистрационный индекс)

Фамилия, имя, отчество _________________________________________
Адрес места жительства и (или) работы, контактный телефон _________
______________________________________________________________
Дата поступления ______________________________________________
Количество листов _____________________________________________
Даты, индексы повторных обращений _____________________________
Корреспондент, дата и индекс сопроводительного письма____________
Тематика ______________________________________________________
Содержание ____________________________________________________
_______________________________________________________________
Резолюция _____________________________________________________
_______________________________________________________________
Исполнитель ___________________________________________________
Документ направлен на исполнение ________________________________
Дата направления ____ Срок исполнения _____ Дата исполнения _______
Ход рассмотрения _______________________________________________
_______________________________________________________________
Результат решения (№ _______, дата ответа__________)
Отметка о снятии с контроля ______________________________________
Документ подшит в дело № _____, _____ л.

КНИГА
учета личного приема граждан