Об итогах работы органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений Республики Беларусь в 2018 г.
В 2018 году государственные архивные учреждения участвовали в реализации мероприятий подпрограммы «Архивы Беларуси» Государственной программы «Культура Беларуси» 2016–2020 гг. Большое внимание уделялось укреплению материально-технической базы государственных архивных учреждений, внедрению современных информационных технологий, повышению уровня работы по оказанию услуг организациям и населению, решению проблем социальной защищенности граждан.
В рамках Инвестиционной программы Минской области введено в эксплуатацию новое, отвечающее современным требованиям, здание Зонального государственного архива в г. Слуцке. Государственному архиву Витебской области в соответствии с решением Витебского облисполкома в оперативное управление передано здание бывшей АТС-24. Для нужд Зонального государственного архива в г. Пинске в безвозмездное пользование передано дополнительное помещение. Решением Гомельского облисполкома на баланс Государственного архива Гомельской области под архивохранилища передано здание специализированной связи.
Значительное внимание уделялось состоянию охранной и пожарной безопасности. Модернизация охранной сигнализации здания проведена в Национальном историческом архиве Беларуси, ремонт системы видеонаблюдения – в Государственном архиве Брестской области, текущий ремонт охранной сигнализации – в Зональном государственном архиве в г. Мозыре.
По состоянию на 1 января 2019 года в государственных архивах на постоянном хранении находится 47 781 фонд, 12 911 311 единиц хранения, 45 970 единиц хранения кинодокументов, 266 604 единиц хранения фотодокументов, 21 250 единиц хранения фонодокументов, 6 323 единицы хранения видеодокументов, 13 фондов электронных документов, 740 единиц учета электронных документов, 781 музейный предмет. 122 территориальных архива хранят 1 183 400 единиц хранения.
База данных Государственного фондового каталога на 1 января 2019 года включает данные о 58 633 хранящихся, переданных, объединенных и утраченных номеров фондов.
Для перевода документов в цифровой формат Национальным архивом Республики Беларусь, Национальным историческим архивом Беларуси, Центральной лабораторией микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь приобретены четыре книжных сканера; Государственным архивом Брестской области – три планшетных сканера; Республиканской технической лабораторией микрофильмирования и реставрации страхового фонда документации – одна цифровая камера.
В 2018 году отреставрировано и отремонтировано 705 470 листов архивных документов, подшито и переплетено 31 412 дел. Фонд пользования на электронных носителях создан на 4 403 ед. хр. Общее количество описей дел в электронном виде на 1 января 2019 года составило 26 070 ед.хр.
В рамках наполнения Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь государственными архивами загружено 3 445 SIP-пакетов.
Уточнялись и пересоставлялись списки № 1 и № 2 организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. По состоянию на 1 января 2019 года в список № 1 организаций – источников комплектования государственных архивов включено 7 714 организаций.
Важным источником пополнения Национального архивного фонда Республики Беларусь стали документы личного происхождения, находящиеся в собственности граждан. Белорусским государственным архивом кинофотофонодокументов приобретены фотодокументы по истории Первой мировой войны у художника, графика, дизайнера, коллекционера И.В.Сурмачевского и фотодокументы белорусского писателя, художника, фотографа, мастера народного творчества В.А.Дубинко, Белорусским государственным архивом-музеем литературы и искусства – документы личного происхождения художника А.Кашкуревича, в архив из США поступили документы личного происхождения деятеля белорусской диаспоры, писателя, историка Я.Запрудника, из Республики Польша – историков А.Мироновича и Ю.Туронка.
В рамках договора с Главным архивом древних актов (Республика Польша) Национальным историческим архивом Беларуси получены копии документов фондов «Архив Дориа-Дзерналовичей», «Архив Фащей», «Архив Пшездзецких», «Архив Прозоров и Ельских» и «Архив Тизенгаузов».
В 2018 году государственными архивами проводилась планомерная работа по выявлению в архивах, библиотеках и музеях ближнего и дальнего зарубежья документов, относящихся к культурному наследию Беларуси. В базу данных внесено более 2 000 единиц описания.
Государственной инспекцией архивов и делопроизводства Республики Беларусь в 2018 году для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, было проведено более 4,5 тысяч мероприятий профилактического, предупредительного характера (семинаров, совещаний, консультаций), в которых приняли участие около 5,5 тысяч субъектов хозяйствования.
Для решения задачи по организации архивного хранения электронных документов в государственных органах и организациях в 2018 году Департаментом разработан План мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов, который был утвержден Первым заместителем Премьер-министра Республики Беларусь А.Г.Турчиным. В результате реализации намеченных Планом мероприятий к 1 октября 2020 года государственные органы, иные организации смогут осуществлять архивное хранение электронных документов.
Продолжалась реализация мероприятий Государственной программы развития цифровой экономики и информационного общества на 2016 – 2020 гг.: проведена опытная эксплуатация информационной системы архива электронных документов для приема на постоянное хранение электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь; получено положительное заключение государственной научно-технической экспертизы по мероприятию по развитию и совершенствованию АИС аудиовизуальных документов Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов.
В 2018 году государственные архивные учреждения установили системы электронного документооборота, совмещенные с Системой межведомственного электронного документооборота.
В 2018 году государственными архивами организовано 99 выставок документов. Национальным архивом Республики Беларусь, совместно с Белорусским государственным архивом кинофотофонодокументов и Белорусским государственным архивом-музеем литературы и искусства при участии Государственного архива Российской Федерации, Российского государственного архива новейшей истории и Российского государственного архива социально-политической истории организована масштабная выставка «Петр Машеров: страницы жизни в архивных документах», посвященная 100-летию со дня рождения П.М.Машерова. К 75-летию со дня хатынской трагедии Национальным архивом Республики Беларусь подготовлена выставка документов «Хатынь – святыня национальной памяти».
Государственными архивами выпущено семь документальных сборников, четыре справочника, три аналитические работы и одна историко-документальная хроника.
Значительным событием в рамках развития межведомственного сотрудничества государственных архивных учреждений стало подписание соглашения о создании общедоступной базы данных о партизанах и подпольщиках, действовавших на территории Беларуси во время Великой Отечественной войны, и информационного интернет-портала «Партизаны Беларуси» между НАРБ и учреждением Администрации Президента Республики Беларусь «Издательский дом ”Беларусь сегодня”».
Государственными архивами исполнено 20 080 запросов социально-правового характера, 11 637 биографических запросов, 2 721 тематических и 269 генеалогических запросов. Читальные залы посетили 5 124 пользователя.
В Государственный геральдический регистр Республики Беларусь внесено 73 официальных геральдических символа.
Осуществлялась реализация соглашений и планов сотрудничества с архивными службами и учреждениями зарубежных стран. Государственные архивы посетили официальные делегации из Казахстана, Султаната Оман, Китая.
В рамках развития сотрудничества со странами СНГ 31 мая 2018 г. в Москве прошло 15-е заседание Консультативного совета руководителей государственных архивных служб государств – участников СНГ.
12 – 14 июня 2018 года белорусская делегация приняла участие в 19-й Общей конференции Евроазиатского регионального отделения Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА), которая проходила в г. Варшаве. В рамках ЕВРАЗИКИ состоялась международная научно-практическая конференция «Современные проблемы в области обеспечения сохранности архивных документов».
В октябре в Великом Новгороде состоялась профессиональная встреча белорусских и российских архивистов по теме «Оцифровка архивных документов и длительное хранение электронных документов в архивах», а также прошло совместное заседание коллегий Федерального архивного агентства России и Департамента, на котором рассмотрены проблемы создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации и Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Значимым событием года стало проведение профессионального конкурса «Лучший архивист Беларуси», организованного Департаментом совместно с общественным объединением «Белорусское общество архивистов» при поддержке Белорусского профессионального союза работников государственных и других учреждений. В конкурсе приняли участие 17 архивистов из 12 государственных архивов.
Научными учреждениями отрасли велась разработка 16 научно-исследовательских работ, 10 из которых были завершены.
В 2018 году в государственные органы и государственные архивные учреждения на работу принято 122 человека, уволилось – 106 человек. По состоянию на 1 января 2019 года общая численность работников составила 1 142 человека, в том числе руководителей и специалистов – 1 026 человек, из которых 857 женщины (83%). 803 человека имеют высшее образование и 38 обучаются в высших учебных заведениях. Возраста 50 лет и старше достигли 295 работников, численность работников, не достигших 30-летнего возраста, составляет 208 человек.
За плодотворный труд и большой вклад в развитие архивного дела и делопроизводства 47 работников архивной системы удостоены наград Министерства юстиции и Департамента, в том числе 3 работника награждены нагрудным знаком Департамента “Ганаровы архівіст Беларусі”.
19 декабря 2018 г. во Дворце Республики государственные награды вручены работникам Национального исторического архива Беларуси: медалью «За трудовые заслуги» награждена Альбина Францевна Александрова, медалью Франциска Скорины – Владимир Николаевич Денисов. Коллективу Национального исторического архива Беларуси объявлена Благодарность Президента Республики Беларусь.