29 сентября 2015 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

29 сентября 2015 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы о работе государственных архивов по информационному обеспечению пользователей и о подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему периоду 2015/2016 года.

В ходе рассмотрения первого вопроса была проанализирована работа государственных архивов по информационному обеспечению пользователей за период 2011 – первой половины 2015 гг. Особое внимание было уделено рассмотрению в архивах заявлений граждан в рамках осуществления административных процедур, затронуты проблемы, связанные с определением видовой принадлежности запросов.

По второму вопросу коллегией отмечено, что профилактические и ремонтные работы по подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему сезону 2015/2016 года завершены.

Подготовка проводилась в соответствии с исполнением постановления Совета Министров Республики Беларусь от 26 мая 2015 г. № 443 «О подготовке к работе в осенне-зимний период 2015/2016 года»; технического кодекса установившейся практики «Правила подготовки и проведения осенне-зимнего периода энергосберегающими организациями и потребителями тепловой энергии», утвержденном совместным постановлением Министерства энергетики Республики Беларусь и Министерства жилищно-коммунального хозяйства Республики Беларусь от 6 июня 2012 г. № 27/8; разработанных в государственных архивных учреждениях планов и организационно-технических мероприятий на предстоящий сезон с учетом предписаний органов Госэнергонадзора, органов государственного надзора за рациональным использованием топливно-энергетических ресурсов, на основе анализа функционирования систем в предыдущий осенне-зимний период; соответствующих распорядительных документов руководителей государственных архивных учреждений.

Предъявление объектов для проверки готовности к работе в осенне-зимний период и оформление паспортов готовности производилось в сроки, утвержденные исполкомами. Паспорта и акты готовности государственные архивные учреждения получали в период с 8 июня по 10 сентября. Показатели получения паспортов и актов готовности распределились следующим образом: в июне готовность была у 8% архивных учреждений, в июле – у 41%, в августе – у 88% и в сентябре у 100%.

Государственные архивные учреждения, являющиеся собственниками зданий, выполнили все запланированные мероприятия. Не проводились работы по подготовке к осенне-зимнему периоду 2015/2016 года в здании Государственного архива Брестской области по ул. Энгельса,8, так как оно находится на капитальном ремонте.

В арендуемых зданиях (помещениях) уполномоченными лицами произведено обследование и необходимый ремонт имеющегося электрооборудования, систем противопожарного оборудования, систем отопления.

Выполнен комплекс необходимых мероприятий, направленных на поддержание оптимальных режимов хранения документов и на создание благоприятных и безопасных условий работы для людей.

Руководителями государственных архивных учреждений регулярно проводятся беседы с работниками о необходимости соблюдения режима экономии топливно-энергетических и материальных ресурсов, данный вопрос рассматривается на заседаниях дирекций и комиссий по контролю за использованием топливно-энергетических и материальных ресурсов.

В необходимые сроки до наступления холодов в государственных архивных учреждениях и учреждении «Редакция журнала «Архивы и делопроизводство» для поддержания соответствующего температурного режима там, где это необходимо, будут завершены мероприятия по утеплению окон и наружных дверей.

Коллегией приняты решения о назначении Шумской Е.В. на должность заведующего отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», Антошиной И.И. на должность главного бухгалтера учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» и Вихаревой О.В. на должность заведующего отделом обеспечения сохранности документов и фондов государственного учреждения «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно».