31 июля 2013 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
31 июля 2013 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы: о работе с обращениями граждан и юридических лиц в государственных архивных учреждениях в первом полугодии 2013 г.; об итогах работы Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь в первом полугодии 2013 г., о подготовке и порядке применения формы отчетности «Сведения о состоянии и объеме документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования госархивов».
По первому вопросу коллегией отмечено, что в первом полугодии 2013 г. работа государственных архивных учреждений по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц, выдаче по ним справок была организована и велась в порядке, установленном Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года «Об обращениях граждан и юридических лиц», Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц», Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата».
Департаментом, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов осуществлялся постоянный контроль за соблюдением государственными архивными учреждениями страны требований законодательства по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц. Вопросы, связанные с рассмотрением обращений граждан и юридических лиц, регулярно заслушивались на заседаниях коллегии Департамента, совещаниях в структурных подразделениях по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, заседаниях дирекций государственных архивов.
В соответствии с поручением Совета Министров Республики Беларусь от 13 сентября 2005 г. № 15/105-966, а также Планом работы по реализации Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата», утвержденным приказом Министра юстиции Республики Беларусь от 13 марта 2007 г. № 302, Департаментом анализировались поступающие в государственные архивные учреждения обращения граждан, в том числе и на основе заявительного принципа «одно окно». Ежеквартальная аналитическая информация в установленные сроки направлялась в управление правового регулирования социальной деятельности государства и отдел делопроизводства и специальной работы Министерства юстиции Республики Беларусь.
Большое внимание в первом полугодии 2013 г. уделялось соблюдению сроков рассмотрения обращений, организации личного приема граждан, информационному наполнению стендов и интернет-ресурсов. Дополнительно государственные архивы информировали заинтересованные лица о составе и содержании архивных документов через средства массовой информации.
Коллегией рекомендовано руководителям государственных архивных учреждений осуществлять постоянный контроль за исполнением требований законодательства Республики Беларусь по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц.
По второму вопросу отмечено, что работа Департамента по архивам и делопроизводству в первом полугодии 2013 г. велась в соответствии с Планом основных мероприятий на 2013 год, поручениями Администрации Президента Республики Беларусь, Правительства, руководства Министерства юстиции. Плановые задания на первое полугодие 2013 г. выполнены. Кроме того, выполнен большой объем внеплановой работы.
Продолжалась работа по организационному и финансовому обеспечению мероприятий Государственной программы «Архивы Беларуси» на 2011 – 2015 годы. По итогам выполнения мероприятий Государственной программы за 2012 год в Совет Министров Республики Беларусь представлен аналитический отчет, согласованный с Министерством финансов и Министерством экономики. В целях подготовки республиканского бюджета на 2014 год определена потребность в финансовых средствах республиканских архивных учреждений для выполнения мероприятий Государственной программы, подготовлены необходимые расчеты и обоснования, составлен паспорт Государственной программы на 2014 год.
Обеспечивался контроль по объекту «Реконструкция здания с приспособлением под ГУ «Национальный исторический архив Беларуси в г. Гродно» Государственной инвестиционной программы. Освоение финансовых средств осуществляется в полном объеме.
В мае 2013 г. состоялось совместное заседание коллегий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации. 29–30 мая 2013 г. состоялась ежегодная трехсторонняя встреча руководителей архивных служб и государственных архивных учреждений Беларуси, России и Украины. В рамках встречи прошла международная конференция «Информационные технологии в архивном деле и делопроизводстве».
В соответствии с планом мероприятий Министерства юстиции по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2013 г. № 168 «О некоторых мерах по оптимизации системы государственных органов и иных государственных организаций, а также мерах по оптимизации системы государственных органов и иных государственных организаций, а также численности их работников» в Совет Министров Республики Беларусь направлены предложения по оптимизации системы республиканских архивных учреждений.
В ходе обсуждения информации по третьему вопросу отмечено, что во втором квартале 2013 г. в Департаменте разработаны формы отчетности: «Сведения о состоянии и объеме документов постоянного хранения (управленческой документации, похозяйственных книг, нотариальных документов) и документов по личному составу, находящихся на временном хранении в государственных органах, иных организациях», «Сведения о состоянии и объеме научно-технической документации постоянного хранения, находящейся на временном хранении в организациях», «Сведения о состоянии и объеме аудиовизуальных документов, находящихся на временном хранении в организациях», «Сведения о состоянии и объеме электронных документов (документов в электронном виде) и архивных копий информационных ресурсов постоянного хранения, находящихся на временном хранении в государственных органах, иных организациях» и указания по их заполнению, которые были согласованы со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов, госархивами и введены в действие, начиная с отчета за 2014 год, приказом директора Департамента от 27.06.2013 № 31.
Коллегией принято решение о назначении Тимонович В.П. на должность главного бухгалтера государственного учреждения «Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь».