28 июля 2011 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

28 июля 2011 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы о работе с обращениями граждан и юридических лиц в системе Государственной архивной службы Республики Беларусь в первом полугодии 2011 г., об организации хранения и учета страхового фонда документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в БГАКФФД, об итогах работы Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь в первом полугодии 2011 г.

По первому вопросу коллегией отмечено, что в первом полугодии 2011 г. работа органов и учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь (ГАС) по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц, выдаче справок велась в строгом соответствии с порядком, определенным Законом Республики Беларусь от 6 июня 1996 года «Об обращениях граждан», Указом Президента Республики Беларусь от 15 октября 2007 г. № 498 «О дополнительных мерах по работе с обращениями граждан и юридических лиц», Директивой Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. № 2 «О мерах по дальнейшей дебюрократизации государственного аппарата».

Департаментом и органами ГАС областей и г. Минска установлен постоянный контроль за соблюдением архивными учреждениями страны требований нормативных правовых актов по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц. Вопросы, связанные с рассмотрением обращений граждан и юридических лиц, регулярно заслушиваются на заседаниях коллегии Департамента, совещаниях руководителей архивных учреждений областей, заседаниях дирекций архивов. Значительное внимание в первом полугодии 2011 г. уделялось срокам рассмотрения обращений, личному приему граждан, порядку оформления информационных стендов и архивных сайтов, неукоснительному соблюдению заявительного принципа «одно окно».

Все обращения граждан, поступившие в первом полугодии 2011 г. в органы и учреждения ГАС, рассматривались в установленные законодательством Республики Беларусь сроки. Записи, содержащие жалобы со стороны граждан, в книги замечаний и предложений Департамента, органов и учреждений ГАС не вносились. Нарушений порядка ведения книг замечаний и предложений, а также фактов отказа в их выдаче в государственных архивных учреждениях не отмечено.

Вместе с тем, в работе с обращениями граждан и юридических лиц архивные учреждения встречаются с определенными трудностями, связанными с плохой сохранностью документов по личному составу ликвидированных организаций. Коллегией рекомендовано органам ГАС областей и г. Минска осуществлять действенный контроль за исполнением в архивах требований законодательства Республики Беларусь по организации работы с обращениями граждан и юридических лиц.

По второму вопросу коллегией отмечено, что среди комплекса мероприятий по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (НАФ) важная роль принадлежит работе по организации хранения и учета страхового фонда (СФ). В настоящее время специальным хранилищем СФ, территориально обособленным от оригиналов документов на бумажной основе, с которых изготовлены страховые копии, является учреждение «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (БГАКФФД), в котором хранятся страховые копии 20 государственных архивов, в том числе и самого БГАКФФД.

В целом, сложившаяся в БГАКФФД система государственного учета страховых копий отвечает основным требованиям сохранности документов и обеспечивает их эффективный поиск.
Коллегия признала удовлетворительной работу БГАКФФД по организации хранения и учета страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов рекомендовала БГАКФФД продолжить работу по созданию необходимых условий для хранения СФ копий особо ценных документов в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.
По третьему вопросу отмечено, что работа Департамента по архивам и делопроизводству в первом полугодии 2011 г. велась в соответствии с Планом основных мероприятий на 2011 год, поручениями Администрации Президента Республики Беларусь, Правительства, руководства Министерства юстиции и Департамента. Плановые задания на первое полугодие 2011 г. выполнены. Кроме того, выполнен большой объем внеплановой работы.

Принят в первом чтении и находится в стадии согласования для принятия во втором чтении в Палате Представителей проект Закона Республики Беларусь «Об архивном деле в Республике Беларусь», подготовлен, согласован со всеми заинтересованными и направлен в Совет Министров проект Закона Республики Беларусь «Об официальных геральдических символах». 21–23 июня в г. Минске состоялись заседание Консультативного совета руководителей государственных архивных служб государств – участников СНГ, 12-я Общая конференция Евроазиатского регионального отделения МСА и Международная научно-практическая конференция «Государственные архивные службы и частные архивы: опыт взаимодействия».