С 25 по 26 ноября 2010 г. в Москве состоялась XVII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами»

С 25 по 26 ноября 2010 г. в г. Москве (Россия) состоялась XVII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами».

В соответствии с приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.И.Адамушко от 02.11.2010 № 74-к директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела А.Е.Рыбаков с 24.11.2010 по 27.11.2010 находился в служебной командировке в г. Москве (Россия), где принял участие в XVII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами» (25–26.11.2010).

Конференция была организована Федеральным архивным агентством России и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела при участии Российского государственного гуманитарного университета, Государственного университета управления, Российской Академии государственной службы при Президенте Российской Федерации и Российского общества историков-архивистов.

На конференции были рассмотрены следующие вопросы:

формирование государственной политики информационного и документационного обеспечения управления;

разработка нормативно-правовой базы информационного и документационного обеспечения электронного правительства;

международные стандарты управления документами;

реализация межведомственного электронного документооборота в рамках электронного правительства;

электронная подпись и юридически значимый электронный документооборот;

опыт реализации концепции электронного правительства;

предоставление государственных услуг в электронном виде;

вопросы обеспечения доступа граждан к информации органов государственной власти;

подготовка и повышение квалификации кадров для реализации проектов информационного и документационного обеспечения электронного правительства.

В работе конференции приняли участие специалисты в области документоведения и архивного дела из федеральных органов и регионов России, а также зарубежные участники из Беларуси, Германии, Казахстана, Латвии, Польши, Словакии, Украины, Финляндии.

Открывая конференцию, руководитель Федерального архивного агентства России А.Артизов отметил необходимость разработки государственной политики в сфере управления документами в России и определения государственного органа, наделенного соответствующими полномочиями. Особую актуальность решение этих вопросов в России приобретает в связи с реализацией задач по формированию электронного правительства в Российской Федерации.

Директор Департамента делопроизводства и архива Правительства Российской Федерации в своем выступлении подчеркнул значение внедрения международных стандартов по управлению документами для повышения качества работы организаций, производимых ими товаров, оказываемых услуг, выполняемых работ, что, в конечном счете, должно способствовать интеграции страны в мировую экономику

Директор БелНИИДАД А.Рыбаков выступил с докладом «Формирование системы управления документами в Республике Беларусь: проблемы внедрения положений международных стандартов в национальное законодательство и практику работы организаций с документами». В докладе были раскрыты основные факторы, обусловившие активную разработку стандартов по управлению документами на международном уровне, обращено внимание на объективные и субъективные причины заинтересованного участия государственной архивной службы в разработке и внедрении этих стандартов в Беларуси, определены перспективы проведения данной работы в нашей стране.

Заведующая отделом Национального архива Германии (Бундесархива) А.Майбург в своем докладе остановилась на вопросах взаимодействия делопроизводственных служб федеральных органов управления Германии и государственных архивов при проведении экспертизы ценности документов и их отборе для передачи на постоянное государственное хранение. Существующая в Германии система комплектования архивов предполагает наличие так называемых «промежуточных архивов», в которые поступают документы из федеральных министерств до их передачи в Бундесархив. Лишь по прошествии определенного периода времени архивисты определяют ценность информации документов, хранящихся в «промежуточных архивах», и лишь те из них, которые признаются как имеющие постоянную ценность, далее передаются на постоянное государственное хранение. Интересно, что в отличие от сложившейся в нашей стране практики, инициатива в передаче документов на государственное хранение исходит от федеральных органов управления, которые в установленные сроки обращаются в государственный архив с просьбой принять на хранение образовавшиеся в их деятельности документы.

Коснувшись вопроса комплектования государственных архивов электронными документами, А.Майбург отметила, что государственной архивной службой Германии разработаны специальные требования, регулирующие вопросы создания электронных документов в федеральных министерствах, их учета, хранения и передачи в государственные архивы. Соответствующие требования учитываются при проектировании и внедрении в федеральных министерствах АСДОУ. Прием электронных документов на архивное хранение осуществляется без электронной цифровой подписи. Такой подход предполагает доверие органов государственной власти государственным архивам в части обеспечения аутентичности, полноты сохранения и юридической значимости информации электронных документов, поступивших на государственное хранение.

Вопрос о роли и месте электронной цифровой подписи в обеспечении юридической значимости архивного документа был рассмотрен в докладе Генерального директора Государственной дирекции государственных архивов Латвии В.Шталса. Анализируя опыт государственных архивов Латвии, он пришел к выводу, что наличие или отсутствие ЭЦП не должно влиять на передачу в государственные архивы документов в электронном виде – архивы должны комплектоваться электронными документами постоянного хранения без ЭЦП, используя иные доступные средства подтверждения аутентичности и подлинности соответствующей информации. Исходя из интересов пользователей архивной информации архивные справки и архивные копии предоставляются государственными архивами Латвии как в бумажном, так и в электронном виде.

Профессор Университета в Тампере П.Хенттонен свой доклад посвятил перспективам и проблемам управления электронными документами в Финляндии. В этой стране требования к АСДОУ государственных органов и организаций и создаваемым в них электронным документам установлены государственной архивной службой (Национальным архивом Финляндии). В то же время в структуре государственного аппарата управления существует специальный орган, в компетенцию которого входит координация деятельности министерств и иных органов государственного управления в области информатизации. Необходимость координации усилий архивистов и специалистов в сфере информационных технологий является одной из главных задач управления электронными документами.

Всего на конференции с докладами и сообщениями выступили более 70 участников.

Анализ представленных на конференции докладов показал, что проблемы управления документами в европейских странах в настоящее время приобретают все большую актуальность. С одной стороны, это обусловлено активным внедрением в практику управления электронных документов и электронных информационных систем. Это, в свою очередь, ставит задачу сохранения документированной информации в электронном виде, обеспечение ее аутентичности и юридической значимости на этапе архивного хранения и использования.

При подведении итогов конференции ее участники пришли к единому мнению о необходимости активного участия государственных архивных служб в решении вопросов управления документами. При этом должен учитываться мировой опыт управления документами, закрепленный в международных стандартах и требованиях.

В качестве общей проблемы в управлении электронными документами участники конференции отметили наличие значительного разнообразия автоматизированных систем ДОУ, не всегда совместимых между собой. Как сообщил директор ВНИИИДАД М.В.Ларин, проведенное ВНИИДАД исследование показало, что в Российской Федерации все АСДОУ, действующих в федеральных органах власти и управления, являются самостоятельными разработками и не совместимы, либо плохо совместимы между собой. Это в свою очередь существенно осложняет организацию межведомственного электронного документооборота, а также работу государственных архивов по комплектованию электронными документами. Несколько лучше ситуация обстоит в Германии, в федеральных министерствах которой внедрены АСДОУ всего четырех типов, соответствующих установленным архивной службой специальным требованиям. Однако даже в этих условиях архивисты сталкиваются с проблемой совместимости систем и создаваемой в них документированной информации при приеме электронных документов на государственное хранение.

Большинство участников конференции из разных стран отметили непригодность ЭЦП для подтверждения юридической силы электронных документов при организации их архивного хранения. Это ставит перед архивами задачу решения соответствующих вопросов иными способами. В этом контексте требование Закона Республики «Об электронном документе и электронной цифровой подписи», предусматривающее передачу электронных документов на архивное хранение вместе с удостоверившей их юридическую силу ЭЦП, является бессмысленным и не позволяет в перспективе решить проблему юридической достоверности хранящихся в архиве электронных документов. Архивистам Беларуси еще предстоит решить проблему подтверждения юридической силы архивной информации (архивных справок, копий, выписок), выдаваемой на основе хранящихся в архиве электронных документов.

Несмотря на активно пропагандируемые коммерческими структурами возможности перевода бумажных документов в электронный вид для организации их долговременного, в том числе постоянного хранения, подобная практика признана недопустимой. Создание электронных копий бумажных документов оправдано только в части формирования фонда пользования и страхового фонда. Более того, многие специалисты акцентировали внимание на том, что при наличии бумажного оригинала документа и его электронного экземпляра при приеме на архивное хранение приоритет должен отдаваться именно бумажному документу.

Комплектование государственных архивов документами не должно зависеть от формы представления документированной информации (бумажной, электронной). Во избежание дробления фондов государственные архивы должны быть готовы к приему всей документации независимо от вида носителя информации. Создание государственных архивов, специализирующихся на приеме и постоянном хранении исключительно электронных документов, с точки зрения перспектив комплектования государственных архивов признано нецелесообразным.

25.11.2010 по окончании первого рабочего дня конференции директорами Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (А.Рыбаков), Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (М.Ларин), Украинского научно-исследовательского института архивного дела и документоведения (А.Гаранин) был подписан договор о сотрудничестве между возглавляемыми ими научными институтами.