24 ноября 2010 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

24 ноября 2010 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы: об организации работы ЭМК (ЭПК) государственных архивов и органов Государственной архивной службы областей и г. Минска в 2005–2009 гг.; о работе государственных архивов по оказанию платных услуг юридическим и физическим лицам в области использования документов; об основных показателях работы учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь на 2011–2015 гг., а также рассмотрены кадровые вопросы.

В ходе обсуждения информации об организации работы ЭМК (ЭПК) государственных архивов и органов Государственной архивной службы областей и г. Минска в 2005–2009 гг. отмечено, что деятельность ЭМК (ЭПК) государственных архивов и органов Государственной архивной службы областей и г. Минска направлена, прежде всего, на улучшение отбора документов на государственное хранение в целях качественного формирования Национального архивного фонда, организации документов в делопроизводстве, а также осуществление методического руководства и контроля за работой экспертных служб организаций–источников комплектования государственных архивов. ЭПК органов ГАС областей и г. Минска осуществляют методическое руководство деятельностью экспертных служб областных и зональных государственных архивов, а также территориальных (городских или районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов.

Обеспечивается систематичность и плановость в работе ЭМК (ЭПК). Заседания проводятся в соответствии с графиками, не реже одного раза в месяц. За 2005–2009 гг. проведено 2310 заседаний ЭМК (ЭПК), из них: в республиканских архивных учреждениях 363, в органах ГАС областей и г. Минска – 483, в областных и зональных государственных архивах – 1464. Работа ЭМК (ЭПК) стала более эффективной, так как в рамках возложенных функций и задач больше уделяется внимания вопросам качества формирования Национального архивного фонда.

Вместе с тем, отмечалось наличие определенных недостатков в работе ЭМК (ЭПК). Не организовано на должном уровне изучение состава и содержания документов организаций, включаемых в списки № 1 и № 2. Не всеми ЭПК практикуется проведение выездных заседаний с целью оказания методической и практической помощи ЭМК государственных архивов, улучшения качества представляемых на рассмотрение ЭПК документов. На заседаниях ЭМК (ЭПК) часто формально подходят к обсуждению некоторых рассматриваемых документов (списков № 1 и № 2, информаций, справок, актов о выделении к уничтожению документов и дел и др.). В решении коллегии намечены меры по устранению указанных недостатков.

В ходе обсуждения второго вопроса коллегией было отмечено, что в 2008 – октябре 2010 гг. государственными архивами Республики Беларусь в области использования документов было заработано 1 116 998 963 рублей. Среди республиканских государственных архивов наилучшие результаты во внебюджетной деятельности были получены в Национальном историческом архиве Беларуси и Белорусском государственном архиве кинофотофонодокументов. На их счета поступили соответственно 367 и 150,5 млн. рублей. Среди областных и зональных архивов лидируют государственные архивы Брестской (117,6 млн. рублей) и Минской областей (82 млн. рублей).

Основными видами платных услуг, оказываемых государственными архивами в области использования документов, являются исполнение тематических, биографических, генеалогических запросов, запросов социально-правового характера, касающихся имущественных и наследственных прав, а также копирование документов.

Вместе с тем в работе по оказанию платных услуг государственные архивы сталкиваются с рядом проблем. Отсутствие валютных счетов в ряде государственных архивов не позволяет им взимать плату за исполнение поступающих из-за рубежа запросов. Имеют место случаи отказа заявителей от оплаты отрицательных ответов. В этой связи на коллегии было указано на необходимость рассмотрения вопроса об открытии валютных счетов в тех архивных учреждениях, где они отсутствуют, а также введения системы предоплаты.

В ряде государственных архивов сохраняется разница в величине оплаты за оказанные услуги для белорусских и иностранных пользователей. Коллегией было признано целесообразным унифицировать размер оплаты за оказанные услуги для отечественных и зарубежных пользователей.

В целом проведенный анализ работы государственных архивов показал, что ими достигнуты положительные результаты по оказанию платных услуг пользователям архивной информации.

Коллегией Департамента одобрены основные показатели работы учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь на 2011–2015 гг.

Рассмотрен кадровый вопрос. Коллегией принято решение о назначении Антонович Зинаиды Васильевны на должность заведующего отделом автоматизированных архивных технологий Государственного учреждения «Национальный исторический архив Беларуси» и Головий Галины Яковлевны на должность главного бухгалтера Государственного учреждения «Национальный исторический архив Беларуси».