Комиссией Министерства юстиции Республики Беларусь проведена проверка обеспечения сохранности и государственного учета особо ценных архивных документов в НИАБ, БГАМЛИ и БГАНТД

Во исполнение приказа Министра от 25.12.2006 № 397 комиссией Министерства юстиции Республики Беларусь с 05.02.2007 по 08.02.2007 проведена проверка обеспечения сохранности и государственного учета особо ценных архивных документов в Национальном историческом архиве Беларуси (далее – НИАБ), Белорусском государственном архиве-музее литературы и искусства (далее – БГАМЛИ) и Белорусском государственном архиве научно-технической документации (далее – БГАНТД).

Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ) являются составной частью информационного ресурса общества, разнообразны по своему составу и ценности содержащейся в них информации. Редкие или единственные в своем роде архивные документы, содержащие особо важную или невосполнимую информацию, имеющую исключительное значение для истории и культуры страны, относятся к категории особо ценных. Особо ценные документы в государственных архивах находятся в центре внимания работы архивистов начиная с организации их хранения, контроля за наличием, состоянием, движением и заканчивая созданием на них копий страхового фонда и фонда пользования.

В НИАБ к категории особо ценных отнесено 98192 дела из 497 фондов. Среди них — пергаментные грамоты 14–17 веков, написанные на старобелорусском, старопольском и латинском языках и представляющие собой дарственные, жалованные литовских князей, польских королей, грамоты дипломатического и внутриведомственного хранения; актовые книги судебных учреждений Великого княжества Литовского и Речи Посполитой 15–18 веков; документы князей Радзивиллов и другие.

В БГАМЛИ к категории особо ценных отнесено 18449 дел из 267 фондов. Особо ценные документы личного происхождения отражают историю становления и развития белорусской культуры. Среди них – записная книжка отца писателя и художника К.Каганца за 1813–1864 гг. с автографами участников восстания К.Калиновского; «Беларуская хрэстаматыя», подготовленная Б.Эпимах-Шипилой в 1889-1931 гг.; рукописное издание студентов-народовольцев Петербургского университета – журнал «Гоман» (1884); страница дневника и фотографии М.Богдановича (1916, 1892-1910), письмо М.Шагала из Парижа Ю.Пэну и другие.

В БГАНТД числится 2545 особо ценных дел из 28 фондов. К особо ценной научно-технической документации отнесены проекты восстановления и реставрации памятников архитектуры и истории, проекты мемориальных комплексов «Брестская крепость», «Хатынь», памятника-монумента на пл. Победы в г. Минске, генеральный план восстановления и развития г. Минска (1946) и другие.
Документы НИАБ размещаются в специализированном здании 1991 года постройки, документы БГАМЛИ и БГАНТД — в приспособленном здании, являющемся памятником архитектуры 17 века.

Все особо ценные документы, а также стеллажи, коробки и связки имеют специальную маркировку — отметку «ОЦ». На обложках всех особо ценных дел, стеллажах, коробках, связках проставлен индекс «ОЦ».

В целях эффективного поиска фондов составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Пофондовый указатель содержит сведения о месте хранения каждого фонда; постеллажный — сведения о фондах, хранящихся на данном стеллаже. В топографических указателях к номерам фондов и описей, содержащих особо ценные документы, также проставляется индекс «ОЦ».
Большую роль в обеспечении длительной сохранности особо ценных документов играет соблюдение технологических (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, охранного) режимов хранения.

В целях контроля за наличием и физическим состоянием дел в государственных архивах проводятся проверки наличия и состояния дел. Согласно Правилам работы государственных архивов Республики Беларусь плановые проверки наличия особо ценных дел проводятся один раз в 5 лет. При проверке наличия фондов, содержащих особо ценные дела, проверяются все имеющиеся в фонде дела. Проверка наличия фондов личного происхождения (БГАМЛИ) осуществляется полистно. В процессе проверок устанавливается соответствие фактического наличия дел их количеству, числящемуся по описям. Все особо ценные дела в НИАБ, БГАМЛИ и БГАНТД имеются в наличии.

В ходе проверок наличия и состояния дел также выявляются документы, подлежащие реставрации, консервационно-профилактической и технической обработке. Результаты проверок физического состояния фиксируются в специальных картотеках учета физического состояния фондов. С особо ценными документами в первоочередном порядке проводятся работы по реставрации и специальной обработке.

В целях сохранения документной информации особо ценных дел в случае их утраты или повреждения создается страховой фонд, который является неприкосновенным и хранится территориально обособленно в специальном хранилище страхового фонда.
Кроме того, на особо ценные документы создаются копии фонда пользования (в виде микрофотокопий, ксерокопий, цифровых копий), которые предназначаются для использования в государственных архивах. Наличие фонда пользования позволяет исключить оригиналы особо ценных документов из повседневного пользования.
Важным направлением деятельности государственных архивов на современном этапе является создание копий особо ценных дел в электронном виде. НИАБ приступил к созданию цифровых копий особо ценных дел и наиболее интенсивно используемых дел. БГАНТД занимается копированием широкоформатной научно-технической документации на новом инженерном цифровом комплексе, который позволяет одновременно получать копии документов на бумажном и электронном носителях.

В настоящее время весьма актуальной является проблема обеспечения сохранности особо ценных архивных документов в процессе использования. Согласно требованиям Правил работы государственных архивов Республики Беларусь особо ценные документы должны выдаваться пользователям только в случае отсутствия на них копий фонда пользования с письменного разрешения руководства архива и подлежат обязательной полистной проверке как при выдаче их из архивохранилищ, так и при возвращении. В ходе проверки установлено, что в целом данные требования в НИАБ, БГАМЛИ, БГАНТД выполняются.

Особо ценные архивные документы подлежат обязательному учету, который осуществляется путем ведения следующих основных учетных документов:
списка фондов, содержащих особо ценные дела;
описей особо ценных дел;
реестра описей особо ценных дел.

Кроме того, сведения об особо ценных документах указываются в паспортах архивов и архивохранилищ, а также в сведениях об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 01.01. каждого года и карточках фондов. Наличие особо ценных дел фиксируется также и в общей учётной документации архива. Отметки о наличии особо ценных дел («ОЦ») проставляются через тире к номеру фонда в общем списке фондов архива, номеру описи дел, в описи в графе «Примечание».
Для централизованного учета фондов в Государственном фондовом каталоге Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь архивами представляются карточки фондов, содержащих особо ценные дела. Таким образом, для выявленных особо ценных дел обеспечивается специальный режим учета.

В результате проверки комиссией установлено, что в НИАБ, БГАМЛИ, БГАНТД условия хранения особо ценных архивных документов, контроль за их наличием, состоянием и движением в целом обеспечиваются и соответствуют нормативным требованиям. В целях определения перспективных направлений работы в области обеспечения сохранности и государственного учета особо ценных документов и ее дальнейшему совершенствованию комиссией был сделан ряд предложений.

Начальник отдела обеспечения сохранности,
государственного учета документов и
автоматизированных технологий О.А.Ледовская