28 мая 2009 г. в г. Витебске состоялось совместное заседание коллегий Федерального архивного агентства России и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

28 мая 2009 г. в г. Витебске состоялось совместное заседание коллегий Федерального архивного агентства России (Росархив) и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент). В коллегии приняли участие: с российской стороны – заместитель Руководителя Росархива В.П.Тарасов, заместитель начальника управления – начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива Т.Е.Шабанова, директор Российского государственного архива социально-политической истории О.В.Наумов, заместитель директора Государственного архива Российской Федерации Л.А.Роговая, заместитель директора Государственного архива Российской Федерации Е.Л.. Луначарский, директор Центра информационных технологий Федерального архивного агентства С.В.Салтыков, начальник Главного архивного управления Московской области П.М.Петров; с белорусской стороны – директор Департамента В.И.Адамушко, заместитель директора Департамента О.А.Ледовская, начальник отдела организационно-методической работы Департамента П.А.Левчик, начальник отдела научного использования документов и информации Департамента В.П.Крюк, начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента А.В.Кочеткова, директор Национального архива Республики Беларусь В.Д.Селеменев, консультант отдела организационно-методической работы Л.В.Гриценко, начальник главного управления юстиции Витебского облисполкома А.И.Лесковец, заместитель начальника главного управления – начальник отдела по архивам и делопроизводству С.В.Рублевский, директор ГА Витебской области Т.М.Свистунова, директор ЗГА в г.Глубокое Н.А.Боровик, директор ЗГА в г.Орше Т.В.Лойко, директор ЗГА в г.Полоцке Л.В.Лазаренок.

На заседании был рассмотрен вопрос «Об опыте работы архивных учреждений Республики Беларусь и Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь и Архивного фонда Российской Федерации». С информациями по данному вопросу выступили начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета документов и автоматизированных технологий Департамента А.В.Кочеткова и начальник отдела обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Росархива Т.Е.Шабанова.

На заседании коллегии были рассмотрены ход выполнения Плана совместных действий Росархива и Департамента на 2008–2010 гг. и другие вопросы двустороннего сотрудничества белорусских и российских архивистов. В дискуссии приняли участие заместитель директора Департамента О.А.Ледовская, заместитель Руководителя Росархива В.П.Тарасов, директор Департамента В.И.Адамушко.

Заслушав и обсудив вопрос об опыте работы архивных учреждений Республики Беларусь и Российской Федерации и по созданию и развитию научно-справочного аппарата к архивным документам, коллегии отмечают, что архивные учреждения обоих государств проводят значительную работу в этом направлении, рассматривая ее как важнейшую составную часть организации использования информационных потенциалов Национального архивного фонда Республики Беларусь и Архивного фонда Российской Федерации в интересах граждан, обществ, государств. Достигнуты определенные положительные результаты.

В Республике Беларусь имеется 22 общеархивных и межархивных путеводителя по фондам государственных архивов, в настоящее время над двадцатью общеархивными путеводителями ведется работа, развивается система каталогов, положительно зарекомендовала себя практика подготовки пофондовых и тематических обзоров. В Российской Федерации значительно возросло количество изданных справочников, вышли в свет многотомные путеводители по фондам ряда федеральных архивов.

В обеих странах обеспечено предоставление пользователям информации о составе и содержании рассекреченных документов, активно развиваются справочные средства к документам социально-правового характера.

В работе по развитию НСА к архивным фондам обоих государств все более широкое применение находят информационные технологии.

В Республике Беларусь функционирует 64 автоматизированных информационно-поисковых системы, ведется 86 тематических баз данных. Оцифровка архивных документов осуществляется в рамках подготовленной Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации «Концепции цифрового копирования документов государственной части Национального архивного фонда». Для создания электронного НСА разрабатывается программный модуль «Научно-справочный аппарат» типовой автоматизированной информационной системы архива.

В Российской Федерации реализован ряд крупных проектов по созданию электронного НСА, в том числе с присоединенными образами документов, растут объемы работ по оцифровке описей, созданию электронных каталогов.

Архивные службы обоих государств ведут работу по размещению архивных справочников в сети Интернет. В Республике Беларусь ряд справочников представлен в виде zip-архивов. Среди крупных онлайновых проектов российских архивистов – «Архив Коминтерна» по документам (РГАСПИ), электронный каталог документальных фильмов (РГАКФД), база данных «Путеводители по российским архивам» и др.

В целом, справочно-поисковые средства к Национальному архивному фонду Республики Беларусь и Архивному фонду Российской Федерации обеспечивают раскрытие их состава и содержания, оперативный поиск необходимых документов и информации.

Коллегии отмечают, что архивистами обоих государств наработан большой опыт в рассматриваемой сфере, обмен которым был бы чрезвычайно полезен.
Перспективы развития рассматриваемого направления архивного дела как в Российской Федерации, так и в Республике Беларусь связаны с повышением качества описания документов в архивных справочниках, расширением их состава и содержания, ускорением темпов и масштабов применения информационных технологий в организации этой работы, в том числе подготовкой к представлению в режиме свободного удаленного доступа информационных массивов фондовых каталогов Беларуси и России.

Коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства РЕШИЛИ:

1. Принять к сведению сообщения об опыте работы архивных учреждений Республики Беларусь и Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь и Архивного фонда Российской Федерации (справки прилагаются).

2. Отделу обеспечения сохранности, государственного учета документов и архивных технологий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (А.В.Кочеткова) и отделу обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Федерального архивного агентства (Т.Е.Шабанова):

2.1. Организовать взаимный обмен организационно-методическими документами по вопросам создания и развития научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь и Архивного фонда Российской Федерации.

2.2. Рассмотреть возможности организации работы по подготовке совместных справочных изданий по фондам госархивов.

2.3. Проработать для внесения руководству Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства предложения об организации командировок специалистов для изучения опыта в области развития и совершенствования научно-справочного аппарата.

3. Информацию о проведении совместного заседания коллегий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства разместить на архивных сайтах обоих государств.

4. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на отдел обеспечения сохранности, государственного учета документов и архивных технологий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (А.В.Кочеткова) и отдел обеспечения сохранности, государственного учета и автоматизированных архивных технологий Федерального архивного агентства (Т.Е.Шабанова).

Справка об опыте работы архивных учреждений Российской Федерации по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам (Zip-архив файла в формате Doc, 16 Кб)

Информация о работе государственных архивных учреждений Республики Беларусь по созданию и развитию научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда (Zip-архив файла в формате Doc, 19 Кб)

Информация о ходе выполнения Плана совместных действий Федерального архивного агентства России и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2008–2010 гг. (Zip-архив файла в формате Doc, 8 Кб)