6 декабря 2019 г. в г. Минске состоялся республиканский семинар-совещание по вопросам создания и использования цифровых копий архивных документов

6 декабря 2019 г. Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (Департамент) провел республиканский семинар-совещание «Работа с цифровыми копиями фонда пользования».

На семинар прибыли представители республиканских, областных и зональных государственных архивов всех шести областей и города Минска – руководители и специалисты архивных учреждений, участвующие в процессе создания и использования цифровых копий фонда пользования, всего 49 человек. От руководителей Департамента присутствовали первый заместитель директора О.А.Ледовская и заместитель директора А.Е.Цветков.

С приветственным словом перед участниками выступила первый заместитель директора Департамента О.А.Ледовская, которая подчеркнула важность и значимость рассматриваемого направления в деятельности государственных архивных учреждений, которое за последнее десятилетие вышло на приоритетные позиции.

Программа семинара-совещания была насыщенной. Заслушаны доклады и выступления представителей Департамента, всех республиканских и областных государственных архивов.

В рамках подведения итогов десятилетней плановой работы по созданию цифровых копий архивных документов начальник отдела обеспечения сохранности и учета документов Департамента А.В.Кочеткова отметила, что в настоящее время данный самостоятельный вид работы отражается в ежегодных основных показателях деятельности государственных архивных учреждений и в целевых показателях Государственной программы «Культура Беларуси» на 2016 – 2020 годы, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 4 марта 2016 г. № 180. Оцифровывание архивных документов осуществляют государственные учреждения «Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда и реставрации документов» (РТЛМСФД), «Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов НАФ Республики Беларусь» (ЦЛМРД) и 15 государственных архивов. Цифровые копии имеют 35 919 единиц хранения на бумажной основе, что составляет 16 % от всего объема копий фонда пользования. Общий объем информации достиг 6,6 терабайт. В ГУ «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (БГАКФФД) цифровые копии фонда пользования имеют 97% фото- и фонодокументов, 100% видеодокументов. После приобретения киносканера в 2019 году работники этого архива приступили к оцифровыванию кинодокументов. Темпы оцифровывания поступательно увеличиваются. Показатели каждого госархива определяются с учетом актуальности работы, количества и квалификации кадров, бюджета рабочего времени и необходимости полноценной эксплуатации имеющегося оборудования. Для учета работы с цифровыми копиями в текущем году существенно доработан функционал отраслевых архивных автоматизированных информационных систем. В докладе было подчеркнуто, что цели дальнейшей работы по созданию цифровых копий фонда пользования должны быть реалистичными в сопоставлении с имеющимися в архивной отрасли ресурсами.

С докладом «Использование цифровых копий фонда пользования архивных документов: формы, методы, перспективы» выступил начальник отдела организационной работы информации и использования документов Департамента Г.С.Жолнеркевич, который подчеркнул, что объем выдачи цифровых копий фонда пользования неуклонно увеличивается. В 2018 году по сравнению с прошлым годом этот прирост составил 55,5%. Также было отмечено, что основной формой использования цифровых копий фонда пользования является их предоставление для работы в читальных залах государственных архивов. Было обращено внимание на трудности и ограничения в работе с цифровыми копиями фонда пользования при реализации виртуальных выставочных проектов и электронных публикаций. В докладе высказана позиция, что в целях максимально эффективного применения цифровых копий фонда пользования, наиболее приоритетным направлением следует считать оцифровывание крупных комплексов архивных документов объединенных хронологическими, именными, географическими и другими возможными признаками. Выступающим были очерчены перспективы использования цифровых копий фонда пользования применительно к информационному обеспечению пользователей.

Представители государственных архивных учреждений поделились опытом работы в области создания и использования цифровых копий архивных документов. Архивисты рассказали об организационном обеспечении работ, достижениях, о возможностях имеющегося оборудования и о возникающих проблемах.

С большим интересом участниками выслушаны информации представителей: Государственного архива Витебской области (В.Ю. Телего :«Особенности оцифровывания документов периода 1918-1940-х гг.»), Белорусского государственного архива научно-технической документации (А.А. Колтович: «Специфика оцифровки документов большого формата в БГАНТД»), Национального исторического архива Беларуси (К.С. Свидельский: «Опыт оцифровки документов и их использования в НИАБ»), Государственного архива Минской области (Е.В.Казак: «Особенности создания цифровых копий документов НАФ Республики Беларусь на примере работы учреждения «Государственный архив Минской области»), ЦЛМРД (В.И.Кулак: «Опыт работы ЦЛМРД НАФ Республики Беларусь по новой технологии создания страховых копий и копий фонда пользования с использованием COM-системы»), БГАКФФД (Г.Н. Дубатовка: «Оцифровыние и использование аудиовизуальных документов учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов»), Национального архива Беларуси (А.Г.Шаповал-Конопацкая: «Опыт работы НАРБ по созданию и использованию цифровых копий архивных документов») и др. выступления.

Директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» В.Л.Носевич рассказал о необходимости разработки второй очереди интернет-портала «Система открытого доступа к документам НАФ Республики Беларусь» и о дальнейших перспективах развития данной системы в части включения в нее цифровых копий архивных документов и описей дел.

Участники семинара-совещания отмечали, что цифровые копии фонда пользования все более широко используются как пользователями, так и работниками архивов. В большинстве архивных учреждений освоена практика передачи цифровых копий фонда пользования с серверных устройств на компьютерное оборудование группы «тонких клиентов», размещенное в читальных залах.

Подводя итоги семинара, первый заместитель директора Департамента О.А.Ледовская еще раз обозначила возрастающую роль архивов как учреждений, предоставляющих доступ к информационным ресурсам. С учетом мирового опыта будут продолжать определяться оптимальные требования к работе по созданию, хранению цифровых копий архивных документов, механизму взаимодействия пользователей с архивами.

В конце семинара-совещания были высказаны предложения о целесообразности дополнения методической базы общего комплекса деятельности государственных архивов по созданию и использованию цифровых копий фонда пользования.