30 мая 2019 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

30 мая 2019 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были рассмотрены вопросы:

• о работе государственных архивов в области публикационной деятельности;
• о работе государственных архивов по созданию цифровых копий архивных документов (фонда пользования);
• о результатах анализа пересоставленных списков № 1 и № 2 организаций, являющихся и не являющихся (возможных) источниками комплектования областных и зональных госархивов (далее — списки № 1 и № 2).

По первому вопросу коллегией отмечено, что публикационная деятельность государственных архивных учреждений относится к числу наиболее приоритетных направлений в рамках использования документов.

В ходе заседания проанализирована публикационная деятельность государственных архивных учреждений за период 2014 – 2018 гг., указано, что в отчетный период было выпущено 75 архивных изданий различного характера.
Отдельно в рамках обсуждаемой темы были рассмотрены вопросы нормативного и методического обеспечения публикационной деятельности, места и роли Археографической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь в процессе реализации публикационных проектов.

Особо была отмечена необходимость разработки методических документов об археографической подготовке и издании фотодокументов и научно-технической документации.

По итогам обсуждения было принято решение о необходимости корректировки Правил работы государственных архивов Республики Беларусь, в части касающейся подготовки публикаций, проведения анализа деятельности Археографической комиссии при Департаменте, организации в 2020 г. республиканского семинара по вопросам осуществления публикационной деятельности и др.

По второму вопросу коллегия отметила, что создание цифровых копий фонда пользования архивных документов за последнее десятилетие вышло на приоритетные позиции в деятельности государственных архивных учреждений. Оцифровывание способствует решению задач расширения доступа к архивным документам и обеспечению их сохранности.

По состоянию на 1 января 2019 г. в госархивах страны цифровые копии фонда пользования имеют 35 919 дел, что составляет 1 924 946 электронных страниц. В общем объеме фонда пользования, создаваемого на особо ценные и наиболее востребованные документы, цифровые копии занимают 16%.
Цифровые копии на аудиовизуальные документы имеют 97% фотодокументов и фонодокументов, 100% видеодокументов.

Оцифровывание архивных документов госархивов осуществляют государственные учреждения «Республиканская техническая лаборатория микрофильмирования страхового фонда и реставрации документов» и «Центральная лаборатория микрофильмирования и реставрации документов НАФ Республики Беларусь». Самостоятельно оцифровывают документы 15 государственных архивов.
Коллегия определила основные направления совершенствования работы в данном направлении с учетом имеющихся в архивной отрасли ресурсов.

По третьему вопросу коллегией отмечено, что работа по пересоставлению списков № 1 и № 2 областными и зональными госархивами проведена удовлетворительно. Отмечен факт продолжающегося уменьшения количества организаций-источников комплектования областных и зональных госархивов, определены основные причины этой тенденции. Были отмечены определенные трудности в работе областных и зональных госархивов по ведению списков № 1 и № 2, прежде всего в программном модуле «Комплектование», в связи с применяемой структурой построения списков № 1 и № 2, основанной на ведомственном принципе систематизации организаций. Также был поднят вопрос актуальности ведения списков № 2 в том виде, в котором они сейчас формируются.

Коллегией даны указания областным и зональным госархивам активизировать работу по расширению круга организаций-потенциальных источников комплектования; рассмотреть вопрос о целесообразности ведения списков № 2; отделу делопроизводства и формирования НАФ Департамента — осуществлять контроль за выполнением БелНИИДАД тем, предусмотренных Тематическим планом проведения научных исследований и разработок на 2019 год, по разработке новых Классификатора и Примерных списков видов и разновидностей организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования госархивов, и оказывать ему необходимую помощь.

На заседании коллегии также была заслушана информация директора НАРБ А.К.Демянюка «О работе по выполнению государственным учреждением «Национальный архив Республики Беларусь» Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. № 1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины»