Директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Олег Воинов выступил с докладом на Белорусском юридическом форуме

4–5 декабря 2025 г. в г.Минске проходил III Белорусский юридический форум «Право в современном мире». На семи площадках форума были обсуждены юридические аспекты развития общества и государства, совершенствования нормотворческого процесса, правового воспитания, использования искусственного интеллекта.

В работе секции «Электронный документооборот в бизнесе: законодательство и правоприменительная практика» принял участие директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Олег Леонидович Воинов, который представил доклад-презентацию на тему: «Практические вопросы применения документов в электронном виде в деятельности организаций».

В докладе руководитель архивной отрасли страны отметил, что в настоящее время в республике созданы условия для организации работы с электронными документами. Вопросы работы с данными документами, в том числе обеспечения их сохранности и передачи на архивное хранение, урегулированы в разработанных Департаментом по архивам и делопроизводству нормативных и методических документах, что в полной мере обеспечивает организацию работы с электронными документами. Особое внимание было обращено на необходимость соблюдения требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства при создании и хранении документов в электронном виде без бумажных аналогов.

Наибольший интерес участников секции вызвали прозвучавшие в докладе аргументированные и подкрепленные ссылками на акты законодательства ответы на практические вопросы применения документов в электронном виде при документировании трудовых отношений и в хозяйственной деятельности, в частности:

— допускается ли издание приказа о дисциплинарном взыскании и ознакомление работника с ним с использованием ЭЦП или иного аналога собственноручной подписи? (ответ: приказ о дисциплинарном взыскании может быть издан в виде электронного документа, а наниматель вправе ознакомить с ним работника с использованием ЭЦП или иного аналога собственноручной подписи);

— допускается ли ознакомление работников, не имеющих ЭЦП, с электронным документом? (ответ: законодательство допускает возможность ознакомления работников с электронными документами как с использованием ЭЦП, так и без использования ЭЦП (кроме заключения, продления и изменения трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности);

— должны ли негосударственные организации отправлять письмо в системе межведомственного документооборота в формате PDF/A1 или PDF/A2? (ответ: негосударственные организации должны отправлять письма как посредством СМДО, так и иных информационных систем, в том числе посредством электронной почты, только в формате PDF/A1 или PDF/A2);

— должны ли договоры и акты сдачи-приемки выполненных работ перед их подписанием преобразовываться в формат PDF/A1 или PDF/A2? (ответ: договоры и акты сдачи-приемки выполненных работ, направляемые в сторонние организации в качестве приложений, перед подписанием должны быть преобразованы в формат PDF/A1 или PDF/A2);

— допускается ли создание внутренних первичных учетных документов в электронном виде без использования ЭЦП? (ответ: допускается при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ; исключение: 1. документы, включенные в перечень первичных учетных документов, установленный постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 марта 2011 г. №360 (товарно-транспортная накладная; товарная накладная; приходный кассовый ордер; расходный кассовый ордер; акт о приеме-передаче основных средств и др.); 2. документы, подтверждающие совершение хозяйственных операций с участием двух и более участников, за исключением первичных учетных документов, составляемых участником хозяйственной операции единолично в случаях, установленных законодательными актами и (или) определенных Министерством финансов).

Завершая свое выступление, О.Л.Воинов подчеркнул, что по мере дальнейшей цифровизации различных сфер государственной и общественной жизни применение электронных документов будет приобретать все более широкий характер. В этих условиях важно не только внимательно следить за изменениями в законодательстве, но и обеспечивать повышение уровня квалификации работников управленческого аппарата организаций в части работы с электронными документами, грамотного применения тех возможностей, которые нам сегодня предоставляют современные технологии и информационные системы. Это позволит обеспечить соблюдение требований законодательства как в сфере архивного дела и делопроизводства, так и в иных сферах общественных отношений.

После завершения работы секции обсуждение практических вопросов применения документов в электронном виде в деятельности организаций продолжилось в кулуарах. Участники высоко оценили практическую значимость доклада, поблагодарили спикера за актуальность и высокий уровень представленной информации.

1. Директор Департамента по архивам и делопроизводству О.Л.Воинов выступает с докладом

2. Во время работы секции «Электронный документооборот в бизнесе: законодательство и правоприменительная практика»