О проведении заседания коллегии в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

29 августа 2025 г. в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь с участием заместителя Министра юстиции Кота О.Н. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

На заседании коллегии были рассмотрены вопросы:
1. Об организации архивного хранения электронных документов.
2. Об организации Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь (СОДД НАФ). Версия 2.

По первому вопросу с докладом выступила начальник отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Заянчковская О.В. которая отметила, что в Республике Беларусь созданы условия для работы с электронными документами. Департаментом разработана необходимая нормативная и методическая база, регулирующая вопросы работы с электронными документами, в том числе обеспечения их сохранности и передачи на хранение.

В организациях-источниках комплектования государственных архивов используется смешанный документооборот. При этом наибольший процент электронных документов отмечается в организациях-источниках комплектования Национального архива Республики Беларусь (от 70 до 90 процентов).

О.В.Заянчковская отметила, что государственным архивам требуется интенсифицировать работу по изучению функционала систем электронного документооборота и выявлению имеющихся проблемных вопросов в организации хранения электронных документов в облисполкомах (райисполкомах), а также иных организациях-источниках комплектования архивов.

Содокладчиком выступила заместитель директора Национального архива Республики Беларусь Стуканова Е.А., которая доложила о состоянии работы по обеспечению архивного хранения электронных документов в организациях-источниках комплектования архива.

Подводя итоги рассмотрения первого вопроса, директор Департамента О.Л.Воинов подчеркнул, что опыт главного управления юстиции Брестского облисполкома по анкетированию организаций-источников комплектования архивов по вопросам организации работы с электронными документами необходимо распространить на все государственные архивы.

По второму вопросу повестки заседания коллегии заместитель начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Кочеткова А.В., что в результате модернизации в рамках мероприятия 53 Государственной программы «Цифровое развитие Беларуси» на 2021 – 2025 годы Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь (СОДД НАФ). Версия 2. в Республике Беларусь созданы условия для обеспечения удаленного доступа к архивным документам.

СОДД НАФ 2 призвана обеспечить представление информации архивных документов пяти республиканских и двадцати пяти областных и зональных государственных архивов на четырех поисковых уровнях: уровень архивного фонда; уровень описи; уровень дела; уровень документа. Работа по созданию НСА к архивным документам проводится в архивах на постоянной основе и является важной составной частью научно-информационной их деятельности.

Содокладчиком по второму вопросу выступил заместитель директора Белорусского центра цифровизации архивной деятельности Паплёвка А.А., который отразил работу по модернизации системы и техническим аспектам ее функционирования.

По итогам рассмотрения второго вопроса директор Департамента О.Л.Воинов поручил директорам государственных архивных учреждений лично изучить порядок работы в СОДД НАФ 2, а также обеспечить ЭЦП работников архивов, осуществляющих работу в СОДД НАФ 2.

1. Заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству

2. Выступает начальник отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Заянчковская О.В.

3. Выступает заместитель директора Национального архива Республики Беларусь Стуканова Е.А.

4. Выступает заместитель начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Кочеткова А.В.

5. Выступает заместитель директора Белорусского центра цифровизации архивной деятельности Паплёвка А.А.