О проведении заседания коллегии в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

29 ноября 2024 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент).

На заседании коллегии были рассмотрены следующие вопросы:

1. О работе Департамента и государственных архивов по осуществлению административных процедур в 2024 году.
2. О работе по выполнению государственными архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. №1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины».
3. О состоянии и объеме документов постоянного хранения и документов по личному составу, находящихся на временном хранении в государственных органах, иных организациях-источниках комплектования государственных архивов, по состоянию на 1 января 2024 г.

По первому и второму вопросам повестки дня с докладами выступила начальник отдела использования документов, идеологической работы и международного сотрудничества Ю.В.Байданова, которая отметила, что в текущем году в соответствии с подпунктами 18.25 и 18.26 пункта 18 Единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. №200, государственными архивами осуществлялась административная процедура по выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера.

За январь – октябрь 2024 г. государственными архивами рассмотрено 5540 заявлений граждан по запросам социально-правового характера (за аналогичный период 2023 г. – 4 960 заявлений), увеличение показателя составило 12%.

На основании подпункта 18.19.1 пункта 18 Единого перечня Департаментом осуществлялась административная процедура по проставлению апостиля на документах, исходящих из государственных архивов Республики Беларусь. Работниками Департамента в отчетном периоде было проставлено 745 апостилей (за аналогичный период 2023 г. – 140).

Рост количества заявлений граждан на проставление апостиля на документах, исходящих из государственных архивов начавшийся с октября 2023 г. продолжается. В среднем в отчетном периоде в день поступает 3 и более заявлений, ранее – около 4 заявлений в месяц.

Жалобы граждан на осуществляемые Департаментом и государственными архивами административные процедуры в Министерство юстиции Республики Беларусь и главные управления юстиции областных исполнительных комитетов не поступали.

Выступающая содокладчиком начальник отдела архивных учреждений, нотариата и ЗАГСов главного управления юстиции Брестского облисполкома Н.М.Кралько поделилась опытом работы по осуществлению административных процедур в госархивах Брестского региона. Она отметила, что в ЗГА в г.Пинске рассмотрено больше всего запросов по административным процедурам – 316 запросов с января по ноябрь текущего года. Это обусловлено тем, что архив активно комплектовался документами по фондам органов власти (Дрогичинским, Столинским, Лунинецким райисполкомами, Пинским горисполкомом переданы документы в госархив по 2020 год включительно), а также по фондам судов (приняты документы по 2015 год).

Н.М.Кралько в качестве решения об отказе в приеме заявления на осуществление административной процедуры назвала отсутствие оплаты или направления заявления не по компетенции. По Брестской области в текущем году таких отказов было 8% от поступивших запросов.

Ярким примером работы архивистов Брестской области явился анализ запросов, поступивших в госархивы по почте: 49% из них пришло не по месту хранения документов. В связи с этим высказана была отрицательная позиция по возможному переводу административной процедуры 18.25.2 в электронную форму для осуществления ее через Единый портал электронных услуг.

В отношении работы по выполнению государственными архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. №1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины» докладчиком Ю.В.Байдановой было отмечено, что мероприятия, направленные на обеспечение здоровых и безопасных условий труда, формирование правопослушного поведения и здорового образа жизни у работников проводятся в госархивах на постоянной основе.

Содокладчиком являлась и.о.директора Национального исторического архива Беларуси в г.Гродно О.Б.Олесюк, информировавшая о том, что в архиве разработан и согласован с профсоюзным комитетом План мероприятий по улучшению условий и охраны труда на 2020 – 2025 гг. Организация охраны труда в архиве осуществляется согласно Политике в области охраны труда и посредством функционирования системы управления охраной труда (СУОТ).

Подводя итоги обсуждения второго вопроса, директор Департамента О.Л.Воинов отметил, что дисциплина и охрана труда, общественная безопасность – вопросы, которые всегда находятся в приоритете рассмотрения.

В настоящее время кредо жизни архивной отрасли – пожарная безопасность, как в связи с наступлением отопительного сезона, так и в связи с проводимыми во многих архивных учреждениях ремонтными и строительными работами.

По третьему вопросу выступила консультант отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Т.В.Рябцевич. Она отметила, что в настоящее время источниками комплектования госархивов являются 7253 госоргана и организаций. Вместе с тем, количество исключенных из списков организаций превалирует, а негативная тенденция к уменьшению количества организаций, сохраняется.

На временном хранении в организациях-источниках комплектования госархивов находятся дела постоянного хранения за 1899 – 2023 гг. В сравнении с 2022 годом данный показатель уменьшился на 12%. Процент подготовленности дел к передаче на постоянное хранение по республике составляет 61,16%.

Госархивами проводится большая работа по подготовке документов организаций к передаче на постоянное хранение, оказывается методическая и практическая помощь, проводятся семинары, на постоянной основе проводится мониторинг заключенных с организациями договоров.

В содокладе директор Государственного архива Минской области Ю.С.Ромашко представлен анализ состояния и объема документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования госархива Минской области, где сверх установленного срока хранится 297716 дел. Основной причиной сложившейся ситуации является отсутствие свободных стеллажных площадей в архиве.

В качестве положительного примера коллегия отметила работу ЗГА в г.Слуцке, где процент дел находящийся на хранении сверх срока, самый низкий по республике.

Директор Департамента О.Л.Воинов поручил отчеты госархивов о принятых мерах по ликвидации задолженности по приему документов, находящихся на хранении сверх срока, рассмотреть отдельным вопросом на заседании коллегии Департамента в 2025 году.

1.Выступает начальник отдела использования документов, идеологической работы и международного сотрудничества Ю.В.Байданова

2.Выступает консультант отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Т.В.Рябцевич.

3.Выступает директор Государственного архива Минской области Ю.С.Ромашко