О проведении заседания коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

30 апреля 2024 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент).

В работе коллегии принял участие Заместитель Министра юстиции Республики Беларусь О.Н.Кот.

На заседании коллегии были рассмотрены следующие вопросы:

1. Об освоении бюджетных средств государственными архивными учреждениями в первом квартале 2024 г.
2. Об исполнении протокола поручений Премьер-министра Республики Беларусь, данных по итогам посещения 5 августа 2022 г.учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» и обсуждения вопросов развития архивной сферы.
3. О ходе реализации издательских проектов Национального архива Республики Беларусь на 2024 – 2025 годы.
4. О принятых мерах по пожарной безопасности.

Перед началом работы коллегии Заместитель Министра юстиции Республики Беларусь О.Н.Кот вручил директору Департамента О.Л.Воинову Почетную грамоту Министерства информации за координацию и значительный личный вклад по подготовке и реализации издательского проекта «Архивы. Ничего кроме правды».

По первому вопросу повестки дня с докладом выступила начальник отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Департамента О.В.Заянчковская.

Содокладчиками выступили заместитель директора Национального исторического архива Беларуси Н.Т.Булойчик и начальник управления обязательной юридической экспертизы, координации работы служб «одно окно», по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Могилевского облисполкома Ю.С.Клинцова.

Заместитель Министра юстиции О.Н.Кот отметил, что при освоении денежных средств требуется руководствоваться тремя принципами: разумность, быстрота, качество.

Директор Департамента О.Л.Воинов обратил внимание на персональную ответственность директоров республиканских архивных учреждений и руководителей структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов за своевременное и полное освоение бюджетного финансирования первого квартала 2024 г.и освоение плановых показателей второго квартала 2024 г.

По результатам обсуждения информации было принято решение в случае неосвоения республиканскими архивными учреждениями выделенного финансирования первого-второго кварталов 2024 г.внести предложения о целесообразности рассмотрения аттестационной комиссией Департамента вопроса о пребывании в должности руководителя республиканского архивного учреждения, не обеспечившего освоение выделенного финансирования.

По второму вопросу повестки дня с докладом выступила заместитель начальника отдела организационной работы, информации и использования документов Департамента А.Г.Симан.

Содокладчиком по второму вопросу выступил директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации Д.В.Шабров.

В докладе было отмечено, что государственными архивами в 1 квартале 2024 года выполняются плановые показатели по выставкам на стендах и в витринах 88 (48,62% от годового показателя), виртуальным выставкам 45 (39,13%), участию в теле- и радиопередачах 46 (79%).

Директором Департамента О.Л.Воиновым было обращено особое внимание на реализацию трех основных направлений культурно-просветительской деятельности государственных архивных учреждений: развитие проекта «Биография моей страны»; наполнение сайта «Документальная летопись Беларуси»; поддержание в актуальном состоянии тематического раздела «Боевая летопись партизан».

Директору Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации была поставлена задача завершить наполнение сайта «Документальная летопись Беларуси» до 1991 г. до конца текущего года, а также провести комплексный анализ и определить документы, пользующиеся наибольшим спросом у пользователей.

Руководителям структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов поручено обеспечить контроль за организацией проведения кинолекториев в кинотеатрах страны в рамках проекта «Открытый киноархив».

Информацию о проведении кинолекториев в кинотеатрах страны за период февраль — апрель 2024 года представить в Департамент до 8 мая 2024 г.

Государственным архивным учреждениям до 5 июля 2024 г.поручено обеспечить предоставление в Департамент информации о результатах работы по усилению информационно-просветительской деятельности.

По третьему вопросу выступил директор Национального архива Республики Беларусь А.К.Демянюк.

В выступлении было отмечено, что в Национальном архиве Республики Беларусь публикационная деятельность осуществляется на основании указаний по планированию работы архивных учреждений, ежегодных планов работы архива и его научно-исследовательской работы, иных планов мероприятий по реализации поручений вышестоящих органов, а также международных соглашений.

А.К.Демянюк подробно доложил о ходе реализации издательских проектов Национального архива Республики Беларусь на 2024-2025 гг., отметив, что с точки зрения тематики в год 80-летия освобождения Беларуси от немецко-фашистских захватчиков и в преддверии 80-летия Победы советского народа в Великой Отечественной войне приоритетной является тема Великой Отечественной войны.

По четвертому вопросу повестки дня с докладом выступил директор Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов А.Н.Гончар, который доложил о принимаемых мерах по обеспечению пожарной безопасности в период выполнения работ по капитальному ремонту с элементами модернизации внутренних инженерных систем и отделки в здании архива.

Нарушений выполнения требований пожарной безопасности работниками Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов пожарной инспекцией Дзержинского РОЧС не установлено.

В архиве также было проведено рабочее совещание с участием начальника Дзержинского РОЧС Е.А.Шпаковского и тренировочные мероприятия по противопожарной безопасности.

По результатам обсуждения информации государственным архивным учреждениям, структурным подразделениям по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов указано на необходимость усилить контроль за состоянием дел в области обеспечения пожарной безопасности государственных архивных учреждений, обращая особое внимание на соблюдение требований технических нормативных правовых актов при техническом обслуживании и проведении планово-предупредительных ремонтов технических установок, огневых работ, а также хранении веществ и материалов.

1. Заместитель министра юстиции Республики Беларусь О.Н.Кот и директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь О.Л.Воинов

2. Директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь О.Л.Воинов

3. Во время выступления начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда О.В.Заянчковской

4. Заместитель директора Национального исторического архива Беларуси Н.Т.Булойчик

5. Во время выступления заместителя начальника отдела организационной работы, информации и использования документов А.Г.Симан

6. Директор Блорусского научно-исследовательского центра электронной документации Д.В.Шабров

7. Директор Национального архива Республики Беларусь А.К.Демянюк

8. Директор Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов А.Н.Гончар