Утверждена новая редакция Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях
8 февраля 2024 г.на Национальном правовом Интернет-портале Pravo.by опубликовано постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г.№2 «Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г.№4» (зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов 30 января 2024 г.за №8/41095). Указанным постановлением Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г.№4, изложена в новой редакции.
В новой редакции Инструкции скорректированы сфера и порядок ее применения, закреплены однозначные требования к видовому составу издаваемых в различных организациях распорядительных документов, уточнены требования к бланкам и электронным шаблонам документов, расширены возможности использования двусторонней печати при изготовлении документов на бумажном носителе, скорректирован и уточнен ряд иных положений.
Наиболее значимые изменения в Инструкции претерпели требования к работе с документами в электронном виде, в частности, сняты ограничения на использование форматов файлов, в которых могут создаваться такие документы. Вместе с тем, в целях обеспечения долговременного, в том числе постоянного, хранения ценных документов в Инструкции установлено, что внутренние документы организаций в электронном виде (файлы общей части электронных документов), в том числе электронные копии и электронные отображения документов на бумажном носителе, постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК», а также документы, направляемые в сторонние организации, должны быть представлены в формате Portable Document Format (PDF/A1 или PDF/A2).
Закреплены четкие требования, соблюдение которых позволит осуществлять хранение документов в электронном виде постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения без бумажных аналогов. Сняты какие-либо ограничения на хранение без бумажных аналогов документов в электронном виде, в том числе электронных документов, со сроком хранения до 10 лет (кроме документов с отметкой «ЭПК»).
В Инструкции сокращено количество приложений (исключены формы регистрационно-контрольной карточки, журналов регистрации входящих, исходящих и внутренних документов), ряд форм в приложениях скорректирован.
Нормы новой редакции Инструкции изложены в соответствии с требованиями нормотворческой техники (исключены примеры, языковые конструкции с использованием слов «как правило», «и др»., «и т.п»., «и т.д».).
Для того чтобы организации имели возможность изучить нормы новой редакции Инструкции и привести свои локальные правовые акты в соответствие с ее требованиями, в постановлении установлен отложенный срок вступления ее в силу – 1 июля 2024 г.
Одновременно Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь спланирована работа по проведению республиканского семинара, а также ряда семинаров на базе Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.
