16 ноября 2023 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

16 ноября 2023 г.состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент).

В работе коллегии Департамента принял участие заместитель Министра юстиции Республики Беларусь О.Н.Кот.

На заседании коллегии были рассмотрены следующие вопросы:

1. О ходе выполнения поручений Премьер-министра Республики Беларусь, данных по итогам посещения 5 августа 2022 г.учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» и обсуждения вопросов развития архивной сферы (протокол от 5 августа 2022 г.№05/28пр), и освоении финансовых средств государственными архивными учреждениями в первом полугодии 2023 года.
2. О работе по выполнению республиканскими архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г.№1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины».
3. О работе Департамента по архивам и делопроизводству и государственных архивов по осуществлению административных процедур в 2023 году.

По первому вопросу повестки дня с докладом выступила первый заместитель директора Департамента О.А.Ледовская.

В своем выступлении О.А.Ледовская отметила, что целевые показатели по основным направлениям архивной деятельности выполняются в полном объеме.

С начала года государственными архивными учреждениями проведено 354 выставки (147 % от годового планового показателя), из которых в первом полугодии – 220 выставок.

На стендах и витринах организовано 240 выставок (144% от годового планового показателя), из которых в первом полугодии – 158 выставок.

Виртуальных выставок подготовлено и размещено 114 (156 % от годового планового показателя), из которых в первом полугодии – 62.

Среди резонансных выставочных проектов второго полугодия 2023 г. отмечаются выставка «Дом Правительства: История и современность», которая с 31 октября по 3 ноября 2023 года демонстрировалась в фойе Овального зала Палаты Представителей Национального собрания, выставка «Республика-партизанка», экспонировавшаяся во Дворце Республики в рамках торжественной церемонии вручения премии Президента Республики Беларусь «За духовное возрождение»; выставка, посвященная 100-летию Верховного Суда Республики Беларусь (Дворец Республики); выставка «История развития избирательной системы в Республике Беларусь» (Дом Правительства) и др.

За отчетный период издано 11 сборников документов (122% от годового планового показателя), из которых 10 сборников документов подготовлены республиканскими архивами.

Совместно с Белорусским телеграфным агентством издано тиражом 1 500 экземпляров научно-популярное издание «Архивы. Ничего, кроме правды», подготовленное по документам Национального архива Республики Беларусь. 6 июля 2023 г. состоялась республиканская презентация издания с участием представителей органов государственного управления. В настоящее время издание передано во все органы государственного управления, местные органы власти, государственные архивы для вручения на торжественных мероприятиях.

10 ноября 2023 г.состоялась презентация второго тома сборника документов «Восстановление сельского хозяйства Беларуси: 1946 – 1950».

В рамках акции «Архивы – Школе» проведено 878 мероприятий.

Весь комплекс работ по исполнению поручений Премьер-министра Республики Беларусь осуществлялся по следующим направлениям:

1. Усиление информационно-просветительской деятельности государственных архивных учреждений.
2. Реализация проекта по созданию летописи современного белорусского государства с использованием кино-, фото- и аудиоматериалов, отражающих каждый год его истории, начиная с создания БССР.
3. Представление в сети Интернет информации о боевых действиях на территории Республики Беларусь в годы Великой Отечественной войны, сведений о героическом сопротивлении белорусского народа немецко-фашистским захватчикам.
4. Оцифровывание документов государственными архивными учреждениями с учетом значимости таких документов для истории развития белорусского государства и общества.
5. Обеспечение открытого доступа к оцифрованным документам Национального архивного фонда Республики Беларусь.
6. Освоение финансовых средств государственными архивными учреждениями в рамках укрепления материально-технической базы:
— 6.1. перепрофилирование зданий для 5 государственных архивов (Государственный архив Витебской области, Государственный архив Гомельской области, Государственный архив общественных объединений Гродненской области, Государственный архив Могилевской области, Государственный архив г.Минска);
— 6.2. модернизации и капитальные ремонты зданий государственных архивных учреждений;
— 6.3. проведение текущих ремонтов зданий государственных архивных учреждений;
— 6.4. приобретение оборудования для работы с архивными документами.

С содокладами по указанному вопросу выступили директор Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов А.Н.Гончар, заместитель директора Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации А.А.Паплёвка, директор Зонального государственного архива в г.Бобруйске Е.Д.Заяц.

Оценивая работу государственных архивных учреждений, директор Департамента О.Л.Воинов отметил, что процесс выполнения поручений Премьер-министра осуществляется в рамках двух направлений – информационно-просветительского и финансового экономического.

Первое направление в целом достаточно успешно исполняется.

В частности, было отмечено активное использование роликов социальной рекламы, созданных БГАКФФД в Могилевской области. Недостаточно данный процесс осуществляется в г.Минске.

О.Л.Воиновым было поручено созданные БГАКФФД ролики через Департамент доводить до областей. Структурным подразделениям по архивам и делопроизводству в областях ежемесячно проводить анализ и докладывать об организации и проведении демонстраций в местах общественного пребывания кинодокументов в рамках проекта «Открытый киноархив. Этот день мы приближали как могли». При этом Департаменту необходимо выстроить действенную систему контроля за выполнением этого поручения.

В отношении развития интернет-сайта «Документальная летопись Беларуси» руководителем архивной отрасли была поставлена задача сформулировать предложения по наполнению сайта и до 25 декабря 2023 г.разработать график его наполнения. В основу необходимо положить сведения из календаря знаменательных и памятных дат.

По итогам доклада директора ЗГА в г.Бобруйске О.Л.Воиновым была поставлена задача подготовить план устранения выявленных в архиве нарушений противопожарного состояния, которые были не устранены с 2021 г., и после его согласования в Департаменте утвердить в Главном управлении юстиции Могилевского облисполкома.

Заместителем Министра юстиции О.Н.Котом была поставлена задача с учетом опыта и объемов финансирования на следующий год, вводить в тех архивных учреждениях, где запланировано проведение капитальных ремонтов и строительства специальной должности, обеспечивающей контроль строительных работ.

По второму вопросу повестки дня с докладом выступил начальник отдела организационной работы, информации и использования документов Департамента Г.С.Жолнеркевич.

В своем выступлении он отметил, что в текущем году во всех республиканских архивных учреждениях (далее – РАУ) во исполнение требований Плана мероприятий Министерства юстиции Республики Беларусь по реализации Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г.№1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины», утвержденного Министром юстиции 25 августа 2022 г.№59, в целом проводится плановая работа по обеспечение здоровых и безопасных условий труда, пожарной безопасности, безопасности движения и эксплуатации транспорта, формирование правопослушного поведения, здорового образа жизни, навыков по обеспечению личной и имущественной безопасности граждан.

В целях выполнения требований по охране труда в РАУ проведены Всемирный день охраны труда (28 апреля 2023 г.под девизом «Безопасная и здоровая рабочая среда – основополагающий принцип и право в сфере труда»), Неделя нулевого травматизма (26 – 29 апреля 2023 г.), а также иные мероприятия, направленные на укрепление общественной безопасности и дисциплины.

В РАУ ежегодно проводятся тренировки по экстренной эвакуации работников при возникновении чрезвычайных ситуаций, включая пользование средствами тушения, и проведением занятия представителями МЧС.

В октябре 2023 г.в РАУ в рамках проведения единого дня информирования состоялись встречи работников по вопросам безопасности с обозначенными темами «Концепция национальной безопасности Республики Беларусь» и «Социальная безопасность: основные принципы и приоритеты».

Выступающим было отмечено, что наряду со слаженной работой по реализации положений Директивы №1 в отдельных РАУ имеют место нарушения трудовой дисциплины.

По итогам выступления директором Департамента было указано на необходимость проведения анализа работы по исполнению Директивы №1 также и среди региональных архивов.

О.Л.Воиновым было отмечено, что анализ работы архивных учреждений в свете указаний Директивы №1 должен строится на более конкретных примерах их деятельности в данном направлении: создание специальных уголков охраны труда; осуществление текущих ремонтов, конкретно влияющих на повышение уровня безопасности работников в ходе исполнения ими служебных обязанностей.

Заместитель Министра юстиции О.Н.Кот обратил внимание, что в ходе исполнения поручений, изложенных в Директиве №1 необходимо проведение детального анализа исполнительской дисциплины и исполнительской практики.

По третьему вопросу повестки дня с докладом выступила начальник отдела организационной работы, информации и использования документов Департамента Г.С.Жолнеркевич.

В своем докладе он отметил, что в январе – октябре 2023 г.в сравнении с аналогичным периодом 2022 года количество рассмотренных в государственных архивах запросов социально-правового характера увеличилось на 21,4%.

Запросы поступают в основном от граждан Республики Беларусь, доля поступающих запросов от иностранных граждан составляет лишь 1,9%.

Абсолютное большинство запросов не касаются архивных документов, содержащих сведения, относящиеся к личной тайне граждан (89,7%).

В ходе работы с запросами социально-правового характера государственными архивами принимались в основном административные решения об осуществлении административной процедуры (97,3%).

Выступающим было отмечено, что Департаментом за указанный период времени было проставлено 140 апостилей (в 2022 г.– 106). Одновременно с конца октября 2023 г.резко увеличилось количество заявлений граждан на проставление апостиля на документах, исходящих из государственных архивов.

Участники заседания коллеги были проинформированы, что Указом Президента Республики Беларусь от 4 сентября 2023 г. №278 «О порядке выдачи документов и совершения действий» (вступил в силу 7 сентября 2023 г.) были внесены существенные изменения в порядок осуществления административной процедуры по проставлению апостиля.

В частности, в целях дальнейшего совершенствования порядка осуществления административных процедур и оптимизации деятельности дипломатических представительств и консульских учреждений Республики Беларусь установлено, что заявление об осуществлении административных процедур подается в уполномоченный орган заинтересованным лицом лично либо через своего представителя на основании доверенности, оформленной в Республике Беларусь. При этом для целей настоящего Указа под заинтересованным лицом понимается гражданин Республики Беларусь, в отношении которого осуществляется административная процедура, совершается нотариальное действие.

Отдельно при осуществлении административной процедуры по проставлению апостиля интенсивность использования архивных документов в значительной мере увеличивается, что должно отражаться на подходах при определении стратегии по их оцифровыванию.

По итогам выступления Г.С.Жолнеркевича директор Департамента в связи с существенным увеличением количества поступающих заявлений на проставление апостиля поручил разработать график приема указанных заявлений и выдачи гражданам документов.

С содокладом по указанному вопросу выступила директор Государственного архива Минской области Ю.С.Ромашко.

По итогам рассмотрения всех вопросов повестки дня заседания коллегии директор Департамента подчеркнул, что полное освоение финансовых средств государственными архивными учреждениями является одним из ключевых вопросов развития архивной отрасли, а также указал на необходимость обратить особое внимание на вопросы состояния исполнительской дисциплины.

После окончания работы коллегии заместитель Министра юстиции О.Н.Кот за активное участие в подготовке и проведении выставки «Дом Правительства: история и современность (90-летию Дома Правительства)» вручил награды об объявлении благодарности Министерства юстиции Республики Беларусь заместителю директора Департамента А.Е.Цветкову, директору Национального архива Республики Беларусь А.К.Демянюку и директору Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов А.Н.Гончару.

Директор Департамента О.Л.Воинов за активное участие в подготовке и проведении профессиональной встречи руководителей архивных служб Беларуси и России вручил награды об объявлении благодарности Департамента директору Национального исторического архива Беларуси М.М.Глушакову и директору Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела А.Е.Рыбакову.