15 ноября 2023 г.в Министерстве юстиции состоялся республиканский семинар-совещание «Актуальные вопросы деятельности территориальных (городских и районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов».
В семинаре совещании приняли участие управляющие делами районных (городских) исполнительных комитетов, директора 122 территориальных архивов, представители Министерства юстиции и главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов. Всего 256 человек.
Мероприятие в таком формате на базе Министерства юстиции проводилось впервые.
С приветственным словом к участникам семинара-совещания обратился заместитель Министра юстиции Республики Беларусь Кот О.Н., который отметил, что сегодня территориальные архивы занимают важное место в системе архивных учреждений страны и являются действенным инструментом в обеспечении социальной защиты граждан Республики Беларусь.
Директор Департамента по архивам и делопроизводству Воинов О.Л. подчеркнул, что формат мероприятия в виде семинара-совещания, был выбран не случайно. Участникам мероприятия была предоставлена возможность не только прослушать доклады работников Министерства юстиции и Департамента по архивам и делопроизводству, но самим выступить по проблемным вопросам деятельности.
Представители Департамента по архивам и делопроизводству осветили особенности требований руководящих документов в сфере архивного дела применительно к территориальным архивам, общие аспекты их деятельности, а также вопросы об исполнении актов законодательства об административных процедурах; обеспечении сохранности документов и порядке представления сведений о документах территориальных архивов в Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда Республики Беларусь; экспертизе ценности документов, находящихся на хранении в территориальных архивах.
Консультант управления единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей Министерства юстиции Гарная О.Р. рассказала об особом порядке сдачи документов субъектов хозяйствования в территориальные архивы в целях завершения процедуры их ликвидации и ответила на интересующие вопросы руководителей территориальных архивов.
Представители территориальных архивов поделились опытом своей работы и возникающими проблемными вопросами.
Директор Витебского городского архива Шарендо В.В. рассказала о направлениях деятельности архива и состоянии его материально-технической базы. Архив является крупнейшим территориальным архивом и имеет богатый опыт работы в области работы с организации, создания автоматизированных поисковых систем по составу архивных фондов.
Директор Солигорского районного архив осветила в своем докладе актуальные вопросы процесса приема документов ликвидируемых организаций, поделилась опытом работы.
Представители Минского городского архива заместитель директора Теляк Т.И. и заведующий отделом обеспечения сохранности, учета, информационных систем и использования документов Задорожная С.В. выступили по проблемным аспектам при приеме на хранение документов ликвидируемых субъектов хозяйствования и срокам исполнения запросов социально-правового характера.
Участниками семинар-совещания внесен ряд предложений о необходимости проведения курсов повышения квалификации для работников территориальных архивов, сокращения сроков хранения бухгалтерской и статистической отчетности, уменьшения экземплярности описей и др.
Также в ходе семинара-совещания обсуждались проблемные вопросы о необходимости совершенствования научно-методического обеспечения деятельности территориальных архивов; организации и методического сопровождения работы по экспертизе ценности документов; укрепления материально-технической базы территориальных архивов в целях обеспечения сохранности документов и расширения площадей для хранения архивных документов; сроков осуществления административных процедурах, осуществляемых по заявлениям граждан; обеспечения полноты состава принимаемых документов от ликвидированных субъектов хозяйствования.
В завершении семинара-совещания участники обсудили проект методических указаний, в которых отражены результаты деятельности территориальных архивов за 2021 – 2023 годы, проблемные вопросы и пути их решения.
Принято решение доработать методические указания с учетом новых предложений и представить их участникам семинара-совещания.
Участники семинара-совещания отметили необходимость в дальнейшем проведении в таком формате мероприятий с целью изучения и обмена опытом.
Справочно о деятельности территориальных архивов.
Территориальные (городские и районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов (до 2012 года – архивы по личному составу) созданы в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 марта 1998 г.№464
«Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 года».
Территориальные архивы являются важным звеном в системе архивных учреждений страны и согласно Закону Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве» наряду с государственными и ведомственными архивами обеспечивают комплектование, хранение и использование архивных документов.
Целью деятельности территориальных архивов является прием, хранение, учет и использование документов реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций.
В настоящее время в Республике Беларусь действуют 122 территориальных архива (из них 12 – городских), на хранении в которых числится 1 672 953 дела в составе 97 578 фондов.
Финансирование территориальных архивов осуществляется в рамках подпрограммы «Архивы Беларуси» Государственной программы «Культура Беларуси» на 2021-2025 годы», утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 29 января 2021 г.№53.
В последние годы прослеживается тенденция к увеличению объемов выполняемых территориальными архивами работ.
На хранение в архивы принято в 2021 году 92 256 дел, в 2022 году 141 625 дел. Выполнено в 2021 году 62 765 запросов социально-правового характера и административных процедур, в 2022 году – 75 428, за текущий период 2023 года – 83 107.
В целях обеспечения сохранности документов, которые приняты на хранение территориальными архивами, проводится модернизация их материально-технической базы.
В 2021 2023 годах площади для хранения документов были выделены для трех городских архивов (Жодинский, Могилевский, Новополоцкий), 11 районных архивов (Борисовский, Волковысский, Ганцевичский, Ивьевский, Кобринский, Малоритский, Мостовский, Свислочский, Солигорский, Хотимский, Чаусский).
В 2022 году перемещен в новое помещение Брестский районный архив, проведен его ремонт. Решается вопрос о выделении нового помещения (750 кв. м) для Гродненского городского архива
В 2021 – 2023 годах текущие ремонты проводились в 17 районных и 5 городских архивах. Для 37 территориальных архивов приобретались компьютеры и копировальная техника, переплетное оборудование, архивные коробки, мебель, стеллажное оборудование и др.
