29 сентября 2023 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
29 сентября 2022 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент).
На заседании коллегии были рассмотрены следующие вопросы:
1. Об освоении бюджетных средств республиканскими архивными учреждениями в третьем квартале 2023 г.
2. О результатах работы по распределению молодых специалистов в республиканских архивных учреждениях.
3. О состоянии идеологической работы в государственном учреждении «Национальный исторический архив Беларуси».
4. О готовности государственных архивных учреждений к осенне-зимнему периоду 2023/2024 года.
5. Кадровый вопрос.
По первому вопросу повестки дня с докладом выступила заместитель начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности документов А.В.Кочеткова.
В выступлении было отмечено, что в части проведения капитального и текущего ремонтов, приобретения оборудования и других основных средств, являющихся стратегическими приоритетами, отмечается последовательность выполнения задачи по своевременному освоению средств республиканского бюджета на основании заключенных договоров в соответствии с бюджетными сметами.
Доля от годового финансирования республиканских архивных учреждений по состоянию на третий квартал 2023 года составила 58,98%.
Полностью, за прошедший с начала года период, реализованы мероприятия в Национальном историческом архиве Беларуси в г. Гродно и Центральной лаборатории обеспечения сохранности документов НАФ.
Выступающим было подчеркнуто, что в третьем квартале 2023 года работа республиканских архивных учреждений была сконцентрирована в направлении выполнения заключенных договоров. По результатам государственных закупок основные мероприятия находятся в стадии реализации, продолжается выполнение работ по укреплению материально-технической базы.
Комментируя представленную информацию, директор Департамента О.Л.Воинов обратил внимание на необходимость качественного исполнения строительно-монтажных работ в архивных учреждениях.
Руководителем архивной отрасли было высказано предложение проводить работы, связанные с капитальным ремонтом по специально составленными графиками, согласно которым первый год отводиться на подготовку предпроектной документации, второй год – это разработка проектно-сметной документации, следующий год – осуществление строительно-монтажных работ.
С содокладами по указанному вопросу выступили директор Национального исторического архива Беларуси М.М.Глушаков и директор Государственного архива Витебской области Т.М.Свистунова.
По результатам обсуждения было вынесено решение государственным архивным учреждениям обеспечить полное освоение средств по статьям расходов на капитальный и текущий ремонты, приобретение оборудования и других основных средств до 10.12.2023, предоставить до 10.11.2023 предложения для включения в перечень первоочередных мер по развитию материально-технической базы на 2024 год и др.
По второму вопросу повестки дня с докладом выступила заместитель начальника отдела организационной работы, информации и использования документов Н.Т.Булойчик.
В докладе было отмечено, что республиканскими архивными учреждениями осуществляется комплектование молодыми специалистами в соответствии с потребностью в трудовых ресурсах, которая формируется в автоматизированной системе «Госзаказ и Прием».
В республиканских архивных учреждениях работает 88 молодых работников, что составляет 19,38 % от общей численности работников. Занимают руководящие должности 8 человек до 31 года.
Основой для комплектования архивов молодыми кадрами является вузовская подготовка. С 1992 года исторический факультет Белорусского государственного университета осуществляет подготовку историков-архивистов.
Студенты исторического факультета БГУ ежегодно проходят практику в республиканских архивных учреждениях. Это позволяет отбирать наиболее перспективных студентов и приглашать на работу на старших курсах университета. Например, в Национальном историческом архиве, Национальном архиве Республики Беларусь студенты работают, обучаясь на третьем курсе.
В 2023 году республиканские архивные учреждения приняли в свои ряды 28 выпускников высших учебных заведений.
В августе текущего года впервые в истории архивов организована торжественная церемония посвящения молодых архивистов в профессию, которая прошла на базе Национального архива Республики Беларусь.
Директором Департамента О.Л.Воиновым бы высказана позиция, согласно которой в целях закрепления молодых специалистов на своих рабочих местах в государственных архивных учреждениях, необходимо предоставлять им всестороннюю поддержку. Это, в частности, обеспечение молодежи жильем, регулярное поощрение этой категории работников за качественное исполнение ими служебных обязанностей.
В целях своевременного выявления потенциальных работников для архивной отрасли следует проводить работу со студентами, начиная с первого курса исторического факультета.
В рамках развития института наставничества в государственных архивных учреждениях является необходимым активно премировать работников, осуществляющих функции наставников.
Директор Департамента указал на необходимость обращать самое пристальное внимание на победителей конкурса «Лучший архивист» разных годов, которые при кадровых изменениях должны иметь приоритетные права, а также иные формы поощрений.
С содокладом по указанному вопросу выступил директор Национального архива Республики Беларусь А.К.Демянюк.
По результатам обсуждения было вынесено решение государственным архивным учреждениям обеспечить широкое участие молодых специалистов в повышении квалификации на базе БГУ и стажировках в других государственных архивах, в обязательном порядке применять наставничество в отношении молодых специалистов, привлекать молодых специалистов к участию в общеархивных проектах и акциях («Архивы – школе», «Юный архивист»), расширить участие молодых специалистов в конкурсе «Лучший архивист Беларуси» и др.
По третьему вопросу повестки дня с докладом выступила заместитель директора Национального исторического архива Беларуси И.И.Ковганова.
В выступлении было отмечено, что в Национальном историческом архиве Беларуси идеологическая работа организована в соответствии с планом идеологической работы на 2023 год.
В архиве осуществляется проведение ежемесячных единых дней информирования, а также еженедельно работникам архива доводится информация о событиях в стране и за рубежом, даются разъяснения и оценка происходящим событиям.
Организована работа по созданию первичной организации ОО «Белорусский республиканский союз молодежи».
В первичной организации состоит 10 (из 11) работников в возрасте до 31 года.
Активизирована работа первичной профсоюзной организации по повышению ее численности. Количество членов профсоюза составляет 96 процентов (в сентябре 2022 года – 82 процента).
Одновременно было отмечено, что в архиве проводится недостаточная работа по соблюдению работниками архива Кодекса профессиональной этики работников Министерства юстиции Республики Беларусь, недопущению совершения работниками противоправных действий.
В Национальном историческом архиве Беларуси требуется максимально широкое привлечение молодых работников к участию в инициируемых Департаментом пилотных проектах и акциях, усиление работы, направленной на формирование понимания работниками архива целей социально-экономической политики государства и задач современного этапа развития страны.
Директором Департамента было обращено внимание на недостаточность простого исполнения в Национальном историческом архиве Беларуси плана идеологической работы. Основным критерием оценки работы в рамках направления в области идеологии является результативность этого вида деятельности, практическое воплощение в жизнь итогов осуществляемых мероприятий согласно плану идеологической работы.
По результатам обсуждения было вынесено решение признать проводимую в Национальном историческом архиве Беларуси идеологическую работу недостаточной, указать архиву на необходимость принятия дополнительных мер по патриотическому воспитанию работников, обеспечить неукоснительное соблюдение работниками НИАБ положений Кодекса профессиональной этики работников Министерства юстиции Республики Беларусь, недопущение совершения работниками противоправных действий, продолжить работу, направленную на активизацию деятельности первичной организации ОО «Белорусский республиканский союз молодежи» и первичной профсоюзной организации архива, не допускать формального подхода к деятельности организаций, при проведении единых дней информирования организовывать приглашение представителей органов государственной власти, общественных объединений, лидеров общественного мнения и др.
Одновременно директорам республиканских архивных учреждений было предписано исключить формализм при организации и проведении мероприятий идеологической направленности, обеспечить максимально широкое привлечение молодых работников к участию в инициируемых Департаментом пилотных проектах и акциях.
По четвертому вопросу повестки дня с докладом выступила заместитель начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности документов А.В.Кочеткова.
В выступлении было отмечено, что государственные архивные учреждения обеспечили надлежащую подготовку к осенне-зимнему периоду 2023/2024 года. Всеми государственными архивными учреждениями своевременно получены паспорта готовности к работе в осенне-зимний период 2023/2024 года.
Государственными архивными учреждениями проведены необходимые опрессовки, испытания, очистки, проверки, ремонт оборудования и инструментов. Подготовлен необходимый аварийный запас комплектующих на случай чрезвычайных ситуаций. Определены конкретные организации, которые необходимо привлекать к работам по устранению возможных аварийных ситуаций и ликвидации их последствий.
По состоянию на 1 сентября все возможные профилактические и ремонтные работы по подготовке государственных архивных учреждений к осенне-зимнему сезону 2023/2024 года завершены.
В ходе доклада было отмечено, что при проведении аудита эффективности работы государственных архивов Гродненской области главным контрольно-аналитическим управлением Гродненского областного исполнительного комитета Зональному государственному архиву в г. Лиде предложено передать непрофильные инженерные сети в коммунальную собственность.
Подводя итоги, директор Департамента дал положительную оценку деятельности государственных архивных учреждений в вопросах подготовки к осенне-зимнему периоду 2023/2024 года, отметив отсутствие сбоев при осуществлении данного процесса.
По результатам обсуждения было вынесено решение государственным архивным учреждениям обеспечить надежную эксплуатацию и пожарную безопасность зданий государственных архивных учреждений в осенне-зимний период 2023/2024 года, структурным подразделениям по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции областных исполнительных комитетов обеспечить контроль за выполнением устойчивого функционирования систем жизнеобеспечения областных и зональных государственных архивов в осенне-зимнем периоде 2023/2024 года, главному управлению юстиции Гродненского областного исполнительного комитета обеспечить контроль по передаче непрофильных инженерных сетей Зонального государственного архива в г. Лиде в коммунальную собственность и др.
По пятому вопросу повестки дня коллегия согласовала назначение на должности заведующих отделами республиканских архивных учреждений.
