28 сентября 2023 г. для сотрудников государственных архивов Витебской области в Национальном архиве Республики Беларусь был организован обмен опытом по вопросам обеспечения сохранности электронных документов и передачи их на постоянное хранение

Во исполнение протокола поручений директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь О.Л.Воинова по итогам рабочего визита в государственные архивные учреждения Витебской области от 7 июня 2023 г.коллектив сотрудников государственных архивов Витебской области 28 сентября 2023 г. посетил Национальный архив Республики Беларусь (НАРБ) для изучения опыта работы архива и Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации (БелНИЦЭД) с организациями-источниками комплектования по вопросам обеспечения сохранности электронных документов и передачи их на постоянное хранение.

В рамках обмена опытом были рассмотрены актуальные вопросы в области ведения электронных документов и их архивного хранения.

Заведующий отделом делопроизводства и формирования Национального архивного фонда НАРБ Шевченко Татьяна Анатольевна рассказала об основных требованиях к оформлению электронных документов в организациях – источниках комплектования архива и озвучила наиболее типичные ошибки, которые выявлены в процессе оказания организациям методической помощи в ходе подготовки электронных документов для передачи на постоянное хранение. Поделилась опытом работы с программным продуктом «Ведомственный архив». Продемонстрирована взаимосвязь номенклатуры дел организации и электронного документооборота.

Жук Ольга Юрьевна, заведующая отделом комплектования БелНИЦЭД, еще раз подчеркнула необходимость соблюдения нормативного регулирования и практики работы в сфере электронного документооборота, архивного хранения электронных документов и информационных ресурсов в государственных органах, иных организациях. Озвучила требования к экспертизе ценности документов в электронном виде, электронных документов и информационных ресурсов; обратила внимание на необходимость строгого соблюдения Регламента работы информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. Особый акцент был сделан на то, что электронный документооборот является составной частью общего процесса ДОУ организации, а учет и использование электронных документов в государственных архивах представляет собой единый комплекс с подобными видами работ для документов на традиционных (бумажных) носителях.

Заместитель директора Стуканова Елена Александровна продемонстрировала процесс и итоги передачи электронных документов на постоянное хранение от организаций – источников комплектования НАРБ. На примере процесса передачи документов Совета Министров Республики Беларусь, происходящего в настоящий момент, были продемонстрированы основные недостатки, с которыми сталкивается архив в ходе передачи на постоянное хранение электронных документов. В результате удалось обсудить принципы их выявления и способы преодоления.

Также на встрече присутствовала Сигневич Любовь Николаевна, заместитель директора по научной работе БелНИЦЭД, которая поделилась опытом сотрудничества с НАРБ и НЦЭУ по актуальным вопросам работы программного модуля «Ведомственный архив», продемонстрировала взаимосвязь между Автоматизированной информационной системой государственного архива и архивным хранением электронных документов.

Между коллегами произошло обсуждение проблем, связанных с ведением гибридных дел, путей преодоления ошибок в ведении электронных дел до момента внедрения программного продукта «Ведомственный архив».

Заместитель директора НАРБ Стуканова Елена Александровна открывает мероприятие.

Во время выступления Шевченко Татьяны Анатольевны, заведующей отделом делопроизводства и формирования Национального архивного фонда НАРБ