28 ноября 2022 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.

В заседании приняли участие заместитель Министра юстиции Республики Беларусь Кот О.Н., начальник главного управления обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов Министерства юстиции Якимович В.В., члены коллегии Департамента, работники Департамента, руководители республиканских (очно) и областных архивных учреждений (в дистанционном формате (с использованием технологии видеоконференцсвязи).

Рассматривались вопросы:

1. О работе Департамента и государственных архивов по осуществлению административных процедур в 2022 году.
Информация консультанта отдела организационной работы, информации и использования документов Департамента Булойчик Н.Т.

2. О работе по выполнению республиканскими архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. № 1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины».
Информация заместителя начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности НАФ Кочетковой А.В.

3. О работе специализированных отраслевых лабораторий по реставрации, оцифровыванию, использованию научных исследований и достижений в практике работы.
Информация директора государственного учреждения «Центральная лаборатория обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь» Клюйко В.Л., директора государственного учреждения «Республиканская лаборатория микрофильмирования страхового фонда Национального архивного фонда Республики Беларусь» Звегинцевой Е.А.

По первому вопросу коллегией отмечено, что в 2022 году деятельность Департамента и государственных архивов была направлена на своевременное и качественное осуществление административных процедур в соответствии с порядком, установленном Законом Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур» (далее – Закон).

В соответствии с требованиями статьи 7 Закона на информационных стендах и сайтах государственных архивов, а также сайтах главных управлений юстиции облисполкомов и интернет-портале «Архивы Беларуси» размещена информация об осуществляемых архивами административных процедурах.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 26 апреля 2010 г. № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан» (далее – Указ) государственными архивами осуществлялась административная процедура по выдаче архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера.

За январь – октябрь 2022 г. государственными архивами рассмотрено 3 896 заявления граждан на выдачу архивной справки (архивной копии, архивной выписки, информационного письма) по запросам социально-правового характера. 3 803 заявления поступили от граждан Республики Беларусь, 93 – от иностранных граждан и лиц без гражданства, временно пребывающих, временно и постоянно проживающих в Республике Беларусь.

На основании Указа Департаментом осуществлялась административная процедура по проставлению апостиля на документах, исходящих из государственных архивов Республики Беларусь. Работниками Департамента за указанный период времени было проставлено 106 апостилей.

Жалоб граждан на осуществленные Департаментом и государственными архивами административные процедуры в Министерство юстиции Республики Беларусь и главные управления юстиции облисполкомов не поступало. Случаев неправомерного отказа в принятии заявлений об осуществлении административных процедур, в том числе в связи с временным отсутствием работника, не зафиксировано.

Все административные процедуры осуществлялись государственными архивами в установленные сроки.

В обсуждении данного вопроса приняла участие начальник главного управления обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов Якимович В.В.

В рамках рассмотрения второго вопроса коллегией была проанализирована работа по выполнению республиканскими архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 11 марта 2004 г. № 1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины» (далее – Директива № 1). Отмечено, что Директива № 1 является одним из основных элементов эффективного функционирования архивов. Анализ результатов работы указывает на системность, комплексность подходов в решении поставленных задач.

По третьему вопросу коллегией обозначена важная роль лабораторий в системе государственных архивных учреждений. Поставленные задачи по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, поступательно решаются, выполняемые функции развиваются. Подчеркнута специфика деятельности каждого учреждения, их вклад в упрочение работы по обеспечению сохранности. Коллегия отмечает, что государственные плановые задания на производимые работы выполняются отраслевыми лабораториями своевременно и качественно. Ежегодный вклад этих учреждений в общий процесс по сохранению архивного документального наследия составляет: в общем объеме реставрации и переплета – 36 процентов (при этом только Центральная лаборатория реставрирует самые сложные разрушенные документы); в общем объеме выполненных работ по созданию цифровых копий – 46 процентов.

Возможность выполнения существенных объемов достигается за счет разделения труда и оптимизации процесса с точки зрения научной организации труда. На базе обеих лабораторий осуществляется практическое обучение специалистов государственных архивов Республики Беларусь.

Были обсуждены проблемные вопросы в деятельности данных учреждений (кадровые, по укреплению материально-технической базы и др.), вынесено соответствующее решение.