25 июля 2022 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

25 июля 2022 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент), на котором были рассмотрены следующие вопросы:

1. о ходе выполнения мероприятий, изложенных в пункте 26 «Развитие информационных технологий при ведении архивного дела» Комплекса мер по выполнению поручений Премьер-министра Республики Беларусь, данных по итогам назначения Министра юстиции 18 октября 2021 г. (подпункты 55 – 58) (далее – Комплекс мер), и о совершенствовании Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – СОДД НАФ);

2. о работе с обращениями граждан и юридических лиц в Департаменте и республиканских архивных учреждениях в первом полугодии 2022 года;

3. о совершенствовании идеологической работы в республиканских архивных учреждениях;

4. о состоянии работы по обеспечению архивного хранения электронных документов в государственных органах, иных организациях.

В работе коллегии принял участие Заместитель Министра юстиции Республики Беларусь О.Н.Кот.

По первому вопросу отмечено, что работа по выполнению Комплекса мер во 2-м квартале 2022 г. в целом проводилась в соответствии с Планом реализации в 2022 году комплекса мер по выполнению поручений Премьер-министра Республики Беларусь, данных по итогам назначения Министра юстиции 18 октября 2021 г., в области развития информационных технологий при ведении архивного дела, утвержденным директором Департамента 27 декабря 2021 г.

В отчетный период деятельность Департамента и ответственных архивных учреждений осуществлялась в рамках двух мероприятий Государственной программы «Цифровое развитие Беларуси» на 2021 – 2025 годы:

  • наращивание темпов цифрового копирования;
  • продолжение развития интернет-проектов и расширение присутствия архивной отрасли в глобальной компьютерной сети Интернет.

В ходе выполнения мероприятия «Развитие Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь в части создания виртуального читального зала с целью обеспечения удаленного доступа исследователей к архивной информации» (мероприятие 53 Государственной программы «Цифровое развитие Беларуси») во 2-м квартале 2022 г. Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации» (далее – БелНИЦЭД) доработано техническое задание по указанному мероприятию.

В ходе выполнения мероприятия «Развитие автоматизированной информационной системы аудиовизуальных документов Белорусского государственного архива кинофотофонодокументов в части продолжения работы по созданию цифрового архива кинодокументов и размещения его на ресурсах республиканской платформы, действующей на основе облачных вычислений» (мероприятие 52 Государственной программы «Цифровое развитие Беларуси» на 2021 – 2025 годы) во 2-м квартале 2022 г. Белорусским государственным архивом кинофотофонодокументов (далее – БГАКФФД) проведена закупка из одного источника на сумму 190 330 рублей и 26 мая 2022 г. заключен договор с ООО «Информейшен технолоджис медиа групп» по доработке АИС БГАКФФД.

Во втором квартале 2022 г. обеспечивалось наращивание темпов цифрового копирования архивных документов. За 2-е полугодие 2022 г. создано 657 349 электронных страниц копий архивных документов.

БелНИЦЭД доработан проект виртуальной выставки к 100-летию архивной службы Беларуси.

Национальным архивом Республики Беларусь (далее – НАРБ) в рамках развития интернет-проекта «Партизаны Беларуси» за 2-й квартал 2022 года передано в «Издательский дом «Беларусь сегодня» для размещения на портале «Партизаны Беларуси» 116 352 электронные страницы архивных документов. По состоянию на 1 июля 2022 г. на портале размещены 187 744 персональные электронные карточки участников партизанского движения и подпольной борьбы.

В рамках развития интернет-проекта «Белорусские деревни, сожженные в годы Великой Отечественной войны» НАРБ в 1-м полугодии 2022 г. были актуализированы данные по 15 населенным пунктам.

Государственными архивными учреждениями в 1-м полугодии 2022 года подготовлено и размещено в открытом доступе 63 виртуальные выставки (за аналогичный период 2021 года – 39).

По второму вопросу было отмечено, что в 1-м полугодии в Департаменте рассмотрено 108 обращений граждан и юридических лиц, из которых 17 являлись письменными, 89 – электронными.

В обращениях поступивших в Департамент преобладали вопросы о разъяснении требований законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, нарушениях установленных требований в оформлении документов и обеспечении их сохранности в организациях, ведении делопроизводства с документами в электронном виде, оказании государственными архивами Республики Беларусь платных услуг, работе читальных залов государственных архивов Республики Беларусь и др.

В республиканских архивных учреждениях в отчетный период рассмотрено 74 обращения (11 письменных, 16 электронных, 47 устных).
Авторами обращений ставились вопросы, связанные с оказанием услуг по выявлению документов, разъяснением порядка исполнения тематических и генеалогических запросов, а также запросов социально-правового характера, формированием тарифов по оказанию услуг копирования архивных документов, режимом работы читальных залов, местонахождением документов по заработной плате для начисления пенсии и др.

Ответы на все рассмотренные обращения направлены в адрес заявителей в сроки, установленные Законом Республики Беларусь 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».

По третьему вопросу было отмечено, что идеологическая работа в республиканских архивных учреждениях строится в русле общереспубликанской, организована на плановой основе и носит системный характер.

Идеологическая работа реализуется по ряду направлений: информационное просвещение и патриотическое воспитание; формирование активной общественной и политической позиции; культурно-массовая работа; формирование корпоративной культуры; работа с молодежью; пропаганда здорового образа жизни и традиционных семейных ценностей.

По четвертому вопросу отмечено, что работа по обеспечению архивного хранения электронных документов в государственных органах, иных организациях осуществляется работниками БелНИЦЭД и НАРБ на постоянной основе.

Для приема электронных документов государственных органов, иных организаций на постоянное хранение в декабре 2019 г. введена в промышленную эксплуатацию Информационная система архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, которая размещена на республиканской платформе.

В 2022 году в НАРБ приняты электронные документы Министерства финансов Республики Беларусь за 2016 год. Оказывается помощь в подготовке к передаче на постоянное хранение электронных документов Совета Министров Республики Беларусь: сформировано 174 дела и опись электронных дел постоянного хранения за 2018 год.

Отмечается необходимость активизации работы по организации архивного хранения электронных документов в организациях – источниках комплектования государственных архивов областей при инициативном контроле кураторов от архивов, во взаимодействии с представителями БелНИЦЭД.