Заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь 1 июня 2022 г.

Опубликовано: 2 июня 2022 г.

1 июня 2022 г. на базе Национального архива Республики Беларусь состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент), на котором был рассмотрены вопросы «О состоянии и объеме документов постоянного хранения и документов по личному составу, находящихся на временном хранении в государственных органах, иных организациях-источниках комплектования государственных архивов, по состоянию на 1 января 2022 г.» и «О проводимой работе по охране труда в республиканских архивных учреждениях».

В заседании приняли участие заместитель Министра юстиции Республики Беларусь О.Н.Кот, члены коллегии Департамента, руководители и специалисты структурных подразделений Департамента, руководители республиканских и областных архивных учреждений.

По первому вопросу коллегией отмечено, что по состоянию на 1 января 2022 г. на учете в государственных архивах состоит 7591 организация (государственных – 5262, негосударственных – 1351, общественных (государственно-общественных) объединений (организаций), в том числе политических партий и их организационных структур (далее – общественные объединения, в том числе политические партии) – 980). Из них управленческая документация (далее – УД) находится на временном хранении в 7394 организациях, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы – в 160 организациях.

По состоянию на 1 января 2022 г. на временном хранении в организациях-источниках комплектования госархивов находится 2 741 847 дел постоянного хранения за 1899–2021 гг., из них внесено в описи 1 905 583 дел (69,5%). Самый высокий процент подготовленности дел относится к государственным организациям.

Госархивами проводится работа по упорядочению документов по личному составу в организациях-источниках комплектования. Всего упорядочено и включено в описи 80,8% (в 2020 году – 76,1%) дел по личному составу, хранящихся в организациях-источниках комплектования госархивов.

Коллегия отмечает, что госархивы осуществляют первоочередной прием дел постоянного хранения, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования сверх установленного срока временного хранения. Так, за 2020–2021 гг. принято 247 629 единиц хранения, в том числе хранящихся сверх установленного срока – 102 642.

Вместе с тем коллегия отмечает, что зачастую отсутствие штатных специалистов в организациях, совмещение должностными лицами функций лица, ответственного за архив, с основными должностными обязанностями, частная сменяемость кадров – все эти факторы отрицательно влияют на передачу документов на хранение в государственные архивы.

Коллегия по итогам рассмотрения вопроса, в том числе, поручила государственным архивам продолжить практику взаимодействия с организациями-источниками комплектования (в форме консультаций, семинаров) в целях оказания им методической помощи в упорядочении документов постоянного хранения и документов по личному составу; в течение 2022–2023 гг. принять меры по упорядочению документов постоянного хранения и документов по личному составу, находящихся на временном хранении в организациях-источниках комплектования, по 2020 год включительно; в первоочередном порядке принимать на постоянное хранение дела, находящиеся на временном хранении в организациях-источниках комплектования сверх установленного срока. Отмечено, что организациям-источникам комплектования необходимо усилить контроль за обеспечением сохранности дел и в обязательном порядке проводить проверку наличия в случае переезда и перемещения документов. Главным управлениям юстиции областных (Минского городского) исполнительных комитетов поручено усилить контроль за проверкой наличия и состояния дел, находящихся на хранении в организациях–источниках комплектования государственных архивов.

По второму вопросу коллегией отмечено, что в целях обеспечения здоровых и безопасных условий труда, снижения рисков производственного травматизма, республиканскими архивными учреждениями проводятся соответствующие мероприятия, предусмотренные, в том числе, Планом мероприятий Министерства юстиции Республики Беларусь по охране труда на 2022 год, Планом мероприятий по охране труда Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции на 2022 год.

Анализ результатов работы по выполнению республиканскими архивными учреждениями запланированных мероприятий указывает на системность, комплексность подходов в решении поставленных задач. Коллегия отмечает, что охрана труда в республиканских архивных учреждениях осуществляется посредством функционирования системы управления охраной труда, которая внедрена во всех учреждениях (разработаны соответствующие положения, определена политика в области охраны труда).

Для реализации мероприятий Государственной программы «Рынок труда и содействие занятости» на 2021–2025 годы в республиканских архивных учреждениях проведены мероприятия, посвященные Всемирному дню охраны труда, в рамках которых рассмотрены вопросы соблюдения правил охраны труда и пожарной безопасности, проверено состояние рабочих мест, соблюдение работниками требований инструкций по охране труда, ведение журналов по охране труда.

В целях обеспечения безопасности и здоровья работников на рабочих местах, исключения случаев производственного травматизма путем оперативного выявления нарушений норм охраны труда и принятия мер по их устранению, в республиканских архивных учреждениях проводятся Недели нулевого травматизма, которые являются дополнительным мероприятием к ежедневной работе по охране труда.

Важное значение имеет обеспечение трудовой и социальной адаптации молодых специалистов. В коллективах ведется целенаправленная работа в данном направлении, при этом активно используется система наставничества.

В Департаменте действует комиссия для проверки знаний по вопросам охраны труда руководителей республиканских архивных учреждений, их заместителей и других работников, ответственных за охрану труда. С учетом требований по охране труда, содержащихся в актах законодательства, являющихся обязательными для исполнения, разработаны и утверждены билеты для проверки знаний по вопросам охраны труда. В каждом архивном учреждении имеется перечень должностей руководителей и специалистов, которые обязаны проходить проверку знаний по вопросам охраны труда.

В республиканских архивных учреждениях обеспечено выполнение обязательных для соблюдения требований технических нормативных правовых актов при эксплуатации зданий и сооружений, в том числе по их техническому состоянию, своевременному обслуживанию, проведению обследований, содержанию прилегающей территории и ведению соответствующей технической документации.

Контроль состояния зданий осуществляется систематически. Ежегодно весной и осенью проводятся комиссионные осмотры зданий, результаты которых отражаются в актах, информация предоставляется в Департамент.

В помещениях, арендуемых архивными учреждениями, основная работа по обеспечению безопасности в зданиях лежит на арендодателях. Как правило, во всех кабинетах установлены противопожарные датчики, на каждом этаже – пожарные гидранты и схемы эвакуации. Арендодателями регулярно проводятся проверки готовности системы оповещения ГСЧС и ГО.

На постоянной основе проводится работа по информированию работников о состоянии охраны труда на рабочих местах. С целью обеспечения безопасности и здоровья работников на рабочих местах, предотвращения случаев травматизма в архивных учреждениях проводятся лекции по охране труда с приглашением соответствующих специалистов.

Случаев допуска к работе на оборудовании, имеющем неисправности, либо при отсутствии его испытаний, осмотров, технических освидетельствований, не имеется. Фактов появления работников в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения, а также распития спиртных напитков, употребления наркотических средств, психотропных веществ, их аналогов, токсических веществ в рабочее время или по месту работы, нарушения требований по охране труда, повлекших увечье или смерть других работников, не допущено.

Заслушав и обсудив информацию по второму вопросу, коллегия, в том числе, поручила республиканским архивным учреждениям обеспечить неукоснительное соблюдение работниками требований по охране труда, правил поведения на территории организации, в производственных, вспомогательных и бытовых помещениях; продолжить работу по совершенствованию системы управления охраной труда, обеспечивающей идентификацию опасностей, оценку профессиональных рисков, определение мер управления профессиональными рисками и анализ их результативности; активнее использовать возможности обучения и повышения квалификации по вопросам охраны труда руководящих работников, членов комиссий по проверке знаний по вопросам охраны труда и других заинтересованных работников; в рамках реализации Государственной программы «Рынок труда и содействие занятости» на 2021–2025 годы продолжить работу по организации встреч коллективов работников с представителями соответствующих органов и организаций в целях пропаганды здоровых и безопасных условий труда, здорового образа жизни, пожарной безопасности, гигиены труда и др.; незамедлительно информировать Департамент обо всех нештатных ситуациях, угрожающих жизни или здоровью работников и окружающих, несчастном случае, произошедшем на производстве.