1 апреля 2021 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

1 апреля 2021 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент), на котором были рассмотрены следующие вопросы:

1. О проекте Закона Республики Беларусь по корректировке Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

2. Об архивном хранении электронных документов.

По первому вопросу коллегией отмечено, что в период с октября 2020 г. по март 2021 г. подготовка проекта Закона Республики Беларусь “Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»” (далее – проект Закона) осуществлялась в рамках доработки его отдельных положений. С начала 2021 г. данная работа проводится в соответствии с пунктом 5 Плана подготовки законопроектов на 2021 год, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 4 января 2021 г. № 2, а также пункта 4 Плана подготовки (участия в подготовке) законопроектов республиканскими органами государственного управления в 2021 году, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24 февраля 2021 г. № 106.

Коллегия обратила внимание, что в результате изменения дефиниции термина «документ Национального архивного фонда» возникла необходимость уточнения в проекте Закона перечня субъектов, предоставляющих сведения об архивных документах в Государственный фондовый каталог. К данным субъектам отнесены территориальные (городские или районные) архивы, осуществляющие хранение документов реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций.

В проект Закона была внесена норма, согласно которой предусмотрено исключение из числа документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ) понятия «документы по личному составу» (при этом в целом незначительная часть «документов по личному составу» может быть отнесена к категории документов НАФ). Для обозначения «документов по личному составу» в новом статусе проект Закона был дополнен статьей, в которой оговаривается срок хранения документов указанной группы в пределах 55 лет.

В проекте Закона предусмотрена возможность хранения документов в сторонних организациях (при этом зафиксирован запрет передачи на хранение в сторонние организации документов НАФ государственными органами, иными организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, без согласования с соответствующими государственными архивами).

Проект Закона дополнен перечнем критериев, на основании которых архивные документы будут относиться к категории документов, содержащих сведения, относящиеся к личной тайне граждан. Указанное дополнение вызвано практической необходимостью устранения или существенной минимизации степени субъективизма в определении групп документов, доступ к которым ограничивается.

Коллегия отмечает, что представляется целесообразным ввести в законодательство норму, увеличивающую срок временного хранения записей актов гражданского состояния до 100 лет. Основанием для этого является факт расширения временного периода, в течении которого сохраняется актуальность записей актов гражданского состояния, совершенных в послевоенный период.

Коллегия также обращает внимание на угрозу возникновения ситуаций, связанных с возможным невозвращением изъятых сторонними организациями оригиналов архивных документов (в связи со служебной деятельностью этих организаций), включая документы НАФ. Исходя из этого, признано оправданным включение в проект Закона нормы, согласно которой в случае изъятия (выемки) оригиналов архивных документов юридически закрепляется обязательность их возврата.
Коллегией указано на необходимость достижения максимально широкого доступа пользователей к архивным документам. Для этого поддержано включение в проект Закона нормы, регламентирующей снятие установленных ограничений с документов при их передаче на постоянное хранение.

По итогу рассмотрения вопроса коллегией даны указания отделам Департамента совместно с Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела оперативно осуществить доработку проекта Закона и в установленные сроки направить его на согласование в республиканские органы государственного управления и иные заинтересованные организации.

По второму вопросу коллегией было отмечено, что в Белорусском научно-исследовательском центре электронной документации (далее – БелНИЦЭД) проводится постоянная работа по обеспечению архивного хранения документов в электронном виде, в том числе электронных документов (далее – ЭД) НАФ. С 1999 г. БелНИЦЭД на постоянное хранение приняты документы государственных органов, иных организаций и физических лиц, а также материалы переписи населения Республики Беларусь 2009 г. в составе 13 архивных фондов общим объемом 2,6 терабайт, 53,4 млн. файлов. В 2021 г. запланирован прием документов переписи населения Республики Беларусь 2019 г.

Для обеспечения работы с ЭД с 1999 по 2019 гг. БелНИЦЭД разработано 13 нормативных и методических документов. С целью организации приема на постоянное государственное хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, в 2017–2019 гг. в рамках реализации мероприятия 31 Государственной программы развития цифровой экономики и информационного общества на 2016–2020 гг. разработана и введена в промышленную эксплуатацию Информационная система архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – ИС АЭД).

В целях подготовки архивных учреждений к работе с ИС АЭД, работниками БелНИЦЭД проводятся обучающие семинары: в 2020 г. было организовано 7 семинаров с участием более 70 работников из 23 государственных архивных учреждений. Также проведено 3 республиканских семинара, в которых приняли участие 250 представителей 54 государственных органов, 6 семинаров по вопросам работы с ЭД и др. Вопросы работы с ЭД регулярно освещаются работниками БелНИЦЭД в отраслевом журнале «Архивы и делопроизводство».

Работа с ЭД в организациях контролируется в рамках проверок, проводимых по линии Государственной инспекции архивов и делопроизводства. С 2010 по 2020 гг. работники БелНИЦЭД приняли участие в 25 проверках. В период с 2015 по 2020 гг. БелНИЦЭД была оказана консультативно-методическая помощь по вопросам работы с ЭД 167 государственным органам (организациям), иным организациям. Согласовано 214 локальных нормативных актов, регулирующих правила работы с ЭД в организациях–источниках комплектования государственных архивов.

Коллегия отметила, что в целях организации архивного хранения ЭД с 2018 г. реализуется План мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов, утвержденный первым заместителем Премьер-министра Республики Беларусь 17 октября 2018 г. № 37/226-274/334. На сегодняшний день выполнены практически все мероприятия Плана.

В период с декабря 2020 г. по февраль 2021 г. осуществлялась пробная передача на постоянное хранение ЭД Совета Министров Республики Беларусь в Национальный архив Республики Беларусь (далее – НАРБ) посредством ИС АЭД. Коллегия отметила, что в результате взаимодействия разработчика ИС АЭД, БелНИЦЭД, НАРБ с разработчиком ИС архивного хранения электронных документов Аппарата Совета Министров Республики Беларусь данная работа достигла положительного результата. В процессе передачи были выявлены отдельные технические ошибки, определены недостатки в Формате обмена данными информационных систем архивов государственных органов, иных организаций с ИС АЭД (версия 2.0), которые учтены и исправлены в его новой редакции.

По результатам рассмотрения вопроса коллегия указала БелНИЦЭД на необходимость продолжить реализацию мероприятий, направленных на обучение работников государственных архивных учреждений работе с ЭД и ИС АЭД; оказание консультативной помощи разработчикам информационных систем архивного хранения ЭД; осуществление проверок государственных органов, иных организаций в части анализа уровня упорядочения работы с ЭД. Коллегия также обратила внимание государственных архивов на необходимость уделять особое внимание вопросам подготовки организаций–источников комплектования к передаче ЭД на постоянное хранение.

Председатель коллегии Департамента В.И.Кураш и члены коллегии на заседании

Председатель коллегии Департамента В.И.Кураш и члены коллегии на заседании

Выступление начальника отдела организационной работы, информации и использования документов Г.С.Жолнеркевича

Выступление начальника отдела организационной работы, информации и использования документов Г.С.Жолнеркевича

Выступление директора Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации Ю.Э.Прозоровича

Выступление директора Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации Ю.Э.Прозоровича