26 января 2021 г. состоялось расширенное заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
26 января 2021 г. состоялось расширенное заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, на котором были подведены итоги работы органов архивного дела и делопроизводства, государственных архивных учреждений Республики Беларусь в 2020 году и определены задачи на 2021 год.
В работе коллегии приняли участие заместитель Министра юстиции Республики Беларусь Н.Н.Филиппова, начальники, заместители начальников главных управлений юстиции облисполкомов и Минского горисполкома (далее – ГУЮ), руководители и заместители руководителей структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов, директора государственных архивных учреждений, работники Департамента по архивам и делопроизводству. Работа коллегии была организована с использованием технологий видеоконференцсвязи.
С докладом выступил директор Департамента по архивам и делопроизводству В.И.Кураш. В прениях приняли участие представители ГУЮ, директора государственных архивных учреждений.
На коллегии было отмечено, что несмотря на непривычные и непростые условия, в которых приходилось трудиться архивистам в ушедшем году, ключевые цели отрасли по всем направлениям деятельности были достигнуты. Значительные коррективы в намеченные планы внесла пандемия COVID-19, однако благодаря предпринятым мерам, направленным на профилактику и недопущение распространения инфекции, а также ответственному отношению со стороны работников и посетителей архивов, в отчетный период работа учреждений отрасли не приостанавливалась.
По состоянию на 1 января 2021 г. в государственных архивах на постоянном хранении находится 13 129 493 ед. хр. на бумажной основе в составе 47 597 фонда.
За прошедший год в электронный вид переведено 3 219 описей. В общем объеме описей дел доля доступных в электронном виде составляет 36%.
В 2020 году продолжалась реализация Плана мероприятий по обеспечению в Республике Беларусь архивного хранения электронных документов. Для обеспечения приема электронных документов в государственные архивы, посредством созданной Информационной системой архива электронных документов Национального архивного фонда, Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации разработан Регламент работы информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. Центром проведено 6 семинаров для работников государственных архивов и организаций – источников комплектования по работе с единым хранилищем электронных документов.
Важнейшей сферой деятельности государственных архивов являлось информационное обеспечение пользователей. В 2020 году архивами было исполнено 21 184 запроса социально-правового характера, 8 932 биографических, 2 749 тематических и 278 генеалогических запросов. В читальных залах архивов работали 3 267 пользователей.
Минувший год традиционно был отмечен реализацией госархивами ряда документальных выставочных и публикационно-издательских проектов, многие из которых носили международный характер. Всего в 2020 году учреждениями отрасли было организовано 116 выставок, выпущено в свет 13 изданий. Ряд запланированных архивами на 2020 год культурно-массовых, научных и международных мероприятий был полностью либо частично перенесен в онлайн формат.
В Государственный геральдический регистр Республики Беларусь внесен 91 официальный геральдический символ (эмблемы, флаги, знамена, нагрудные знаки).
В 2020 году научными учреждениями отрасли велась разработка 18 научно-исследовательских тем, 11 из которых были завершены. Ключевым критерием оценки исследований выступает востребованность результатов в дальнейшей практической работе. В этой связи коллегия обратила внимание госархивов на необходимость активнее инициировать и выдвигать актуальные темы для включения в планы проведения научно-исследовательских работ.
Инспекторами Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь в 2020 году проведено 35 проверок соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства. Основными проблемами в организации документационного обеспечения управления являются: неправильное оформление и регистрация документов, несоблюдение установленных требований в обеспечении их сохранности, несвоевременное проведение научно-технической обработки и передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы.
Острой остается проблема заполняемости архивохранилищ. Коллегией отмечен опыт работы Национального архива Республики Беларусь и Государственного архива Витебской области по расширению площадей для дальнейшего комплектования и улучшения условий труда архивистов.
Коллегия обратила внимание на то, что поставленные в прошлом году перед ГУЮ Могилевского облисполкома вопросы о необходимости выделения дополнительных площадей под архивохранилища ГА Могилевской области и ЗГА в г. Бобруйске (в том числе обеспечение бюджетного финансирования данных работ) остались без внимания. Не решается вопрос по расширению площадей в ГА Гродненской области.
На постоянное хранение государственными архивами в 2020 году принято 125 419 дел от организаций–источников комплектования. Коллегией отмечена устойчивая тенденция к увеличению количества принятых дел за счет увеличения объема принятой управленческой документации, находящейся на хранении в организациях сверх установленных сроков временного хранения и внепланового приема документов от ликвидированных организаций.
Вместе с тем в организациях–источниках комплектования сверх установленного срока временного хранения хранится около 29% дел от общего количества хранящихся в этих организациях дел постоянного хранения управленческой документации. Большой объем дел постоянного хранения управленческой документации, хранящихся сверх установленного срока временного хранения, находится в организациях–источниках комплектования государственных архивов Минской, Гомельской и Могилевской областей.
Общее количество дел, имеющих цифровые копии, выросло за прошедший год более чем на 9 тысяч единиц и составило 51 134 единицы хранения. Участие в создании цифровых копий в 2020 году распределялось следующим образом: доля в выполнении работ силами РТЛМСФД и ЦЛМРД составила 52%; республиканских архивов – 31%, областных и зональных – 17%. Вклад областей в самостоятельное создание цифровых копий фонда пользования неравномерен и составил: по Брестской области – 5%, Витебской – 64%, Гомельской – 21%, Гродненской – 3,3%, Минской – 3,7%, Могилевской – 3%. Следует активизировать работу в областях в данном направлении.
Актуальными являются вопросы, связанные с необходимостью улучшения качества, унификации системных подходов к организации виртуальных выставок документов. В связи с эти коллегия поручила Белорусскому научно-исследовательскому центру электронной документации активизировать работу по разработке и внедрению в практику методических рекомендаций в вопросах организации виртуальных выставок.
Организация доступа общественности к оперативной и достоверной информации о деятельности архивных учреждений приобретает сегодня принципиальное значение. Коллегия отметила необходимость большей активности госархивов в пространстве сообщества «Сайт “Архивы Беларуси”» в социальной сети Facebook.
В 2021 году учреждениям отрасли предстоит проделать большую работу по решению вопросов организации архивного хранения электронных документов, координации действий госорганов по внедрению в практику работы служб документационного обеспечения управления информационных систем хранения электронных документов, а также обучению как архивистов, так и специалистов госорганов работе с электронными документами.
На 2021 год запланирована разработка проекта Закона Республики Беларусь по внесению изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». Отдельные положения Закона требуют корректировки в связи с изменившимися современными условиями работы госархивов. Планируется обновление терминологической базы архивного дела и делопроизводства, корректировка сроков хранения отдельных архивных документов, исключение неработающих юридических норм из Закона и др. Важное место в данной работе займет анализ предложений госархивов из их практического опыта применения нормативной базы.
В 2021 году перед организациями отрасли стоит задача не только сохранить, но и увеличить достигнутые объемы реализации платных работ и услуг, чтобы за счет заработанных средств укрепить материально-техническую базу и, что не менее важно, направить дополнительные средства на повышение заработной платы архивистов.
Коллегией отмечено, что начавшийся год требует от всей архивной отрасли республики интенсивного труда и приобретает важное значение еще и в связи с тем, что является предъюбилейным – в 2022 году будет праздноваться 100-летие архивной службы Беларуси.
На 2021 год запланирован комплекс мероприятий по подготовке к юбилею. В этой связи коллегия призывает всех работников отрасли принять самое активное участие и проявить инициативность в планировании и реализации предстоящих мероприятий.
Коллегия также согласовала назначение Гусак Ирины Григорьевны на должность заведующего отделом организационно-кадровой работы государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».
Выступает директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь Виктор Иосифович Кураш
Выступает директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Андрей Евгеньевич Рыбаков
Выступает директор Национального архива Республики Беларусь Андрей Константинович Демянюк
Выступает директор Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь Владимир Леонидович Клюйко
Выступает директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации Юрий Эдуардович Прозорович
Выступает директор Государственного архива Минской области Юлия Степановна Ромашко
Выступает заместитель Министра юстиции Республики Беларусь Наталья Николаевна Филиппова
