31 октября 2017 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
31 октября 2017 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь.
В ходе заседания коллегии было заслушано два вопроса: «Об организации работы ЭМК (ЭПК) госархивов и структурных подразделений по архивам и делопроизводству главных управлений юстиции облисполкомов в 2012-2016 гг.» и «О проблемах создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на современном этапе».
По первому вопросу было отмечено, что деятельность ЭМК государственных архивов и ЭПК структурных подразделений по архивам и делопроизводству ГУЮ облисполкомов направлена на улучшение отбора документов на постоянное хранение, организации работы с документами в делопроизводстве государственных органов, иных организаций-источников комплектования государственных архивов и осуществления организационно-методического руководства и контроля за деятельностью постоянно действующих центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций.
Несмотря на положительные моменты в работе ЭМК (ЭПК), коллегия обратила внимание на недопустимость формального подхода к обсуждению некоторых рассматриваемых на заседаниях ЭМК (ЭПК) документов. Также коллегия отметила необходимость ежегодного рассмотрения на заседаниях ЭМК (ЭПК) вопросов о состоянии и объеме документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на временном хранении в организациях, обратив особое внимание на документы, хранящиеся сверх установленного срока временного хранения.
По второму вопросу коллегией отмечено, что создание страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на современном этапе остается наиболее важным и сложным направлением работы государственных архивных учреждений.
Страховой фонд создается в целях сохранения документной информации в случае утраты или повреждения оригиналов документов и является неотъемлемой частью Национального архивного фонда Республики Беларусь. Обязательность страхового копирования архивных документов закреплена законодательно. Страховое копирование документов на бумажной основе осуществляется в единственном архивном государственном учреждении – «Центральной лаборатории микрофильмирования и реставрации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь».
По состоянию на 01.01.2017 страховые копии имели 71,41% особо ценных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на бумажной основе.
В связи с отсутствием в нашей стране производителей специализированного оборудования и материалов для микрофильмирования процесс создания страхового фонда требует значительных финансовых затрат.
Исходя из проведенного Департаментом анализа темпов страхового копирования документов и параллельного создания копий фонда пользования на позитивной пленке, производимых финансовых расходов, коллегией отмечена необходимость изменения подходов к изготовлению копий фонда пользования. Принята во внимание необходимость пересмотра применяемой классической технологии создания страхового фонда и фонда пользования с учетом существования технологии, связанной с одновременным изготовлением страховой копии на пленочном носителе и фонда пользования на электронном носителе.
В работе по решению проблем создания страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь коллегия определила первоочередные и перспективные направления.
Коллегией также принято решение о назначении Шаповал-Конопацкой Алеси Георгиевны на должность заведующего отделом автоматизированных архивных технологий государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».