11 октября 2017 г. в г. Минске прошла профессиональная встреча руководителей архивных служб и государственных архивных учреждений Республики Беларусь и Российской Федерации

11 октября 2017 г. в г. Минске состоялась профессиональная встреча руководителей архивных служб и государственных архивных учреждений Республики Беларусь и Российской Федерации. Делегацию архивистов Республики Беларусь возглавлял директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.И.Кураш, российских – руководитель Федерального архивного агентства Министерства культуры Российской Федерации А.Н.Артизов. В ходе встречи были обсуждены вопросы деятельности государственных архивов Беларуси и России по обеспечению законных прав граждан.

В рамках встречи состоялось совместное заседание коллегий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства России, на котором рассмотрены вопросы «О научно-методическом обеспечении деятельности государственных архивов Республики Беларусь и Российской Федерации» и «О выполнении плана совместных действий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства на 2017-2019 гг.».

СПРАВКА
О научно-методическом обеспечении
государственных архивов Республики Беларусь
(2007-2017 гг.)

Научно-методическое обеспечение деятельности государственных архивов осуществляется на нескольких уровнях.

В соответствии со статьей 13 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» государственные архивы являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с документами Национального архивного фонда Республики Беларусь (НАФ). Государственные архивы ведут научно-методическую работу по профильным направлениям деятельности, результатом которых являются методические разработки, преимущественно, локального значения. Правила работы государственных архивов Республики Беларусь содержат специальный раздел, посвященный содержанию и организации научно-методической работы архивов.

Принятие решений по наиболее сложным научно-методическим проблемам возложено на Центральную экспертно-методическую комиссию Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (ЦЭМК), а на региональном уровне – на экспертно-проверочные комиссии органов архивного дела и делопроизводства облисполкомов. На ЦЭМК рассматриваются проекты всех научно-методических и нормативных разработок, подготавливаемых Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) и Белорусским научно-исследовательским центром электронной документации (БелНИЦЭД), а также наиболее важных разработок государственных архивов и специализированных лабораторий.

Основные задачи по научно-методическому обеспечению государственных архивов возложены на специализированные научные учреждения – БелНИИДАД и БелНИЦЭД. Научные разработки ведутся в соответствии с разрабатываемым ежегодно «Тематическим планом проведения научных исследований и разработок, направленных на научно-техническое обеспечение деятельности Министерства юстиции Республики Беларусь», утверждаемым директором Департамента по согласованию с Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь и Национальной академией наук Беларуси. При формировании тематического плана учитываются предложения Департамента, органов архивного дела и делопроизводства облисполкомов, государственных архивов, а также самих научно-исследовательских учреждений.

Тематика научных исследований и разработок БелНИИДАД и БелНИЦЭД охватывает все основные направления деятельности государственных архивов: комплектование, обеспечение сохранности, государственный учет, использование. Разработки БелНИИДАД носят преимущественно универсальный характер (без привязки к типам материальных носителей информации), разработки БелНИЦЭД сконцентрированы на решении научных задач, связанных с созданием и хранением электронного документа, электронным документооборотом, информационными технологиями. В функции БелНИЦЭД входит также решение задач по обеспечению информатизации государственных архивов.

При планировании и проведении научных исследований учитывается, что в соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 04.02.2013 № 59 «О коммерциализации результатов научной и научно-технической деятельности, созданных за счет государственных средств» с 2014 года результаты всех научных исследований и разработок, выполняемых БелНИИДАД и БелНИЦЭД в рамках тематического плана, подлежат обязательной коммерциализации, то есть введению в гражданский оборот.

Коммерциализация осуществляется различными способами. Преимущественным является опубликование практических результатов НИР на бумажном носителе либо в электронном виде. Результатами научных исследований при коммерциализации являются методические пособия, классификаторы, проекты нормативных правовых актов, государственных стандартов, других технических нормативных правовых актов, программные комплексы.

По результатам выполненных НИР подготовлен широкий спектр нормативных правовых актов, в том числе технических, рекомендаций, классификаторов и иных пособий. Они охватывают широкий спектр архивной проблематики:
….формирование Национального архивного фонда, экспертиза ценности и отбор на государственное хранение управленческой, научно-технической и иной специальной документации;
….классификация, систематизация и описание архивных документов и информации, создание научно-справочного аппарата, сохранность архивных документов;
….организация документов на этапе оперативного хранения, стандартизация профессиональной терминологии, процессов управления документами, в том числе с учетом зарубежного опыта;
….обеспечение эффективного функционирования архивных учреждений, нормирование труда;
….обеспечение публикационной деятельности государственных архивов при работе с документами различных исторических эпох и на различных языках, разработка истории государственных учреждений и проблем белорусской государственности.

Всего за период с 2007 по 2011 годы научно-исследовательскими учреждениями велась разработка 115 научно-исследовательских тем (70 – БелНИИДАД, 45 – БелНИЦЭД). В настоящее время завершена 101 тема (61 – БелНИИДАД и 40 – БелНИЦЭД), продолжается работа над еще 15 темами.

Перечень нормативных правовых актов и изданных на бумажном носителе методических пособий, подготовленных БелНИИДАД и БелНИЦЭД в 2007 – 2017 гг. и актуальных по состоянию на 01.10.2017, приведен в приложении 1.

Перечень методических пособий, подготовленных БелНИИДАД и БелНИЦЭД в 2007 – 2017 гг., введенных в гражданский оборот с использованием электронных носителей и актуальных по состоянию на 01.10.2017, приведен в приложении 2.

Помимо архивных органов и государственных архивных учреждений научная продукция БелНИИДАД и БелНИЦЭД широко востребована в деятельности государственных органов, иных организаций реального сектора экономики и социальной сферы различных форм собственности.

Деятельность БелНИИДАД и БелНИЦЭД, направленная на научно-методическое обеспечение государственных архивных учреждений, не ограничивается только выполнением заданий в рамках тематического плана.

С 2011 года на базе БелНИИДАД приказом Председателя Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 24.06.2011 № 91 создан национальный технический комитет по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами». Его целью является разработка государственных стандартов и создание условий для участия в этом процессе всех заинтересованных субъектов технического нормирования и стандартизации в области управления документами и архивного дела. В состав ТК BY 28 входят, в том числе, представители Департамента, БелНИИДАД, БелНИЦЭД, Белорусского государственного архива научно-технической документации, Белорусского государственного университета, осуществляющего подготовку кадров для архивной системы. Работа ТК BY 28 позволяет определять актуальные направления стандартизации в сфере управления документами и архивного дела, формировать перспективные направления соответствующих научных исследований и принимать их к плановой разработке. Деятельность ТК BY 28 основана на общественных началах и в организационно-финансовом плане обеспечивается БелНИИДАД.

Для организации методической помощи государственным архивам при подготовке сборников документов, использовании иных форм публикационной работы на базе БелНИИДАД действует Археографическая комиссия Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. По ее инициативе с 2000 года издается серийное научное издание – «Беларускі археаграфічны штогоднік» (с 2005 года включено в Перечень научных изданий Республики Беларусь для опубликования результатов диссертационных исследований). Ежегодник является своеобразной площадкой для опубликования образцов подготовки и оформления научных публикаций документов различных исторических периодов. Члены Археографической комиссии оказывают методическую и консультационную помощь государственным архивам, проводят рецензирование проектов сборников документов. Деятельность Археографической комиссии и издание ежегодника построены на общественных началах и в организационно-финансовом плане обеспечиваются БелНИИДАД.

Одной из форм оказания методической помощи государственным архивам является участие их представителей в научно-практических семинарах БелНИИДАД, на которых рассматриваются изменения в законодательстве в сфере архивного дела и делопроизводства, особенности применения подготовленных по итогам научных исследований методических пособий. Хотя семинары являются коммерческим мероприятием, участие в них представителей государственных архивов является бесплатным.

В целом государственные архивы достаточно неплохо обеспечены в научно-методическом плане, что позволяет им грамотно организовать свою работу и выполнять функции, возложенные на них государством. При этом остается значительное количество проблем, решение которых требует научной и методической проработки. Это обусловлено происходящими социально-экономическими изменениями в стране, внедрением электронного документооборота, иных современных информационно-коммуникационных технологий в управление, научно-техническую, производственную и социальную сферы, развитием межгосударственной и международной кооперации в производстве, торговле, иных сферах, необходимостью учитывать международный опыт организации и стандартизации процессов управления документами и их архивного хранения.

В ближайшей перспективе актуальными представляются исследования, связанные с построением четких механизмов взаимодействия государственных архивов с организациями негосударственной и смешанной форм собственности, общественными организациями, совершенствованием принципов, критериев и методики отбора документов на государственное хранение (в меняющихся социально-экономических условиях и с учетом внедрения электронного документооборота, новых типов носителей информации), развитием системы открытого доступа к документам НАФ, архивным описанием документов и разработкой научно-справочного аппарата при соединении традиционных и электронных технологий в архивном деле и делопроизводстве, обеспечением сохранности документов на разных типах носителей, в том числе специальной документации, подготовкой и осуществлением электронных публикаций документов и др. Особенно актуальной является задача по модернизации информационной системы для приема от государственных органов и иных организаций на постоянное хранение электронных документов НАФ, созданию и вводу в эксплуатацию централизованного хранилища для обеспечения их сохранности и использования,

В организации работ, связанных с научно-методическим обеспечением государственных архивов, имеется и ряд проблем.

Указом Президента Республики Беларусь от 04.02.2013 № 59 установлены жесткие сроки коммерциализации результатов НИР. После завершения разработки он не должен превышать одного года или трех лет (в зависимости от того, заказчик или исполнитель является правообладателем полученных результатов). Установлены санкции за невыполнение данного требования: средства, затраченные на научно-техническую деятельность, подлежат взысканию в бесспорном порядке в государственный бюджет с начислением процентов в размере месячной ставки рефинансирования, установленной Национальным банком на дату взыскания.

Очевидно, что в случае неудачи при выполнении НИР и (или) коммерциализации полученных результатов бюджетная научная организация едва ли будет способна возместить затраченные средства. В этих условиях ученые фактически теряют право на ошибку, на научный эксперимент при проведении изысканий по наиболее сложным темам с трудно прогнозируемым или неочевидным результатом, что непосредственно влияет на выбор планируемой к разработке тематики. Также под вопрос ставится возможность проведения аналитических исследований социологического (обзорного) характера, выполнения фундаментальных теоретических исследований, результаты которых, как известно, часто находят применение в практической сфере с более значительным, нежели три года, временным лагом.

С 1 января 2017 г. введена платная экспертиза вносимых в органы государственной стандартизации проектов государственных стандартов и иных технических нормативных правовых актов. Отсутствие средств на эти цели вынуждает разработчиков стандартов в сфере управления документами и архивного дела искать спонсоров, что в текущих экономических условиях крайне проблематично. Существует вероятность полного сворачивания работ по стандартизации в рамках ТК BY 28 и прекращения деятельности комитета. Опасность состоит в том, что освободившаяся ниша может быть занята сторонними структурами, некомпетентными в сфере управления документами и архивами. Негативные последствия такого развития событий можно наблюдать на примере внедрения стандартов менеджмента качества серии ИСО 9000, которые были разработаны без привлечения специалистов в сфере ДОУ и архивного дела.

Ощутимой проблемой для научно-исследовательских учреждений является их кадровое обеспечение. Значительное количество работников БелНИИДАД и БелНИЦЭД является пенсионерами; молодые специалисты после вуза, как правило, не подготовлены к самостоятельной научной работе, а после получения соответствующего опыта и знаний уходят на более высокооплачиваемую работу. Весьма остро стоит вопрос обеспечения БелНИЦЭД молодыми кадрами в сфере информационных технологий.

Причиной сложившейся кадровой ситуации во многом является низкий уровень оплаты труда научных работников, упавший в последние годы престиж профессии ученого. Не способствуют решению кадровой проблемы и сложности с защитой диссертаций по профильной специальности.

Ситуация усугубляется отсутствием стабильного финансирования научных исследований и разработок: на протяжении последних лет средства бюджета выделяются только на заработную плату, а средства на оплату иных расходов (коммунальных услуг, услуг связи, расходных материалов, предметов снабжения и др.) научные учреждения изыскивают самостоятельно. Последняя проблема особенно актуальна для БелНИИДАД (БелНИЦЭД получает из бюджета частичное финансирование на эти цели благодаря функционирующему в его структуре Архиву электронных документов).

Директор учреждения «Белорусский
научно-исследовательский институт
документоведения и архивного дела» …………А.Е.Рыбаков

СПРАВКА
о состоянии и перспективах научно-методического
обеспечения деятельности архивов
Российской Федерации

Научно-методическое обеспечение архивного дела в Российской Федерации осуществляется на основе перспективных и годовых планов научных исследований, разрабатываемых по результатам мониторинга и анализа заявок федеральных архивов и научно-методических советов архивных учреждений федеральных округов с учетом насущных общеотраслевых потребностей¹ ,путем проведения ежегодно до 20 НИР, охватывающих широкий круг актуальных теоретических и практических проблем архивоведения и документоведения.

Кроме того, одним из важных факторов, обуславливающих необходимость разработки определенных научных тем, является исключительно нормативный характер основополагающих документов, регулирующих архивную деятельность — «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее — Правила 2007 г.) и «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее — Правила 2015 г.), для обеспечения внедрения которых в практику работы необходима разработка методических рекомендаций по их применению как в целом, так и по отдельным разделам.

По итогам разработок, проводимых в соответствии с Регламентом организации планирования, выполнения и приема результатов научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства, утвержденным приказом Росархива от 22.08.2011 № 64, в настоящий момент научно-методическое обеспечение российских архивов выглядит следующим образом.

В области обеспечения сохранности документов.
Работа по фондированию архивных документов методически обеспечена вышедшими в 2006 г. «Методическими рекомендациями по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах». Вместе с тем, отдельной проработки требует вопрос определения фондовой принадлежности НТД и ее внутрифондовой систематизации, имеющей свои особенности, а также вопросы фондирования и внутрифондовой организации документов на различных видах носителей.
Проблемы сохранности архивных документов на традиционных носителях достаточно хорошо изучены и, в основном, обеспечены методическими документами.
Вместе с тем, особую актуальность приобретают исследования возможностей применения цифровых технологий для стабилизации физического состояния архивных документов на традиционных и электронных носителях, сохранения и восстановления угасающих текстов (изображений) копий архивных документов на бумажной основе; разработка технологий корректирования электронных копий текстов архивных документов с дефектами при создании электронного фонда пользования; мониторинг и выработка рекомендаций по профилактике биопоражений и биозащите архивохранилищ и архивных документов и др. По этим направлениям ВНИИДАД и РГАНТД в последние годы подготовлен ряд методических разработок.
В настоящее время ведется подготовка Порядка признания документов Архивного фонда Российской Федерации, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, что позволит регламентировать организацию работы государственных и муниципальных архивов по отнесению документов Архивного фонда Российской Федерации к категории находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии из числа затребованных пользователем в установленном порядке и регулировать отношения архива и пользователя в части временного ограничения на доступ к названным документам, а также возможности и условий получения их пользователем.

Необходимо дальнейшее совершенствование методического обеспечения по проверке наличия и состояния, контролю технического состояния микроформ страхового фонда, а также по созданию копий фонда пользования на электронных носителях. Рекомендации в этой области были подготовлены в 2012 — 2014 гг. (по электронному копированию архивных документов и управлению полученным информационным массивом; по созданию, хранению, учету и использованию фонда пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях), однако они требуют периодического пересмотра с учетом постоянного совершенствования компьютерной техники и информационных технологий.

Деятельность архивов по учету архивных документов базируется на требованиях Правил 2007 г. и Регламенте государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденном приказом Росархива от 11 марта 1997 г. № 11, зарегистрированным Минюстом России 8 июля 1997 г., регистрационный № 1344. В 2000 г. был также разработан Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, который регламентирует работу по использованию отраслевых программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог».

Вместе с тем в настоящее время ведется работа по оптимизации состава форм учетных документов, определению учетных форм, ведение которых возможно исключительно в электронном виде в информационной системе архива. Особое внимание уделяется вопросам организации учета электронных документов, а также уточняются особенности учета аудиовизуальных документов и научно-технической документации. В этой связи требуется корректировка действующих Правил, а также разработка нового Порядка государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, проект которого подготовлен, но нуждается в уточнении ряда его положений, касающихся автоматизированного учета и учета электронных документов.

В области комплектования архивов и экспертизы ценности архивных документов.
Здесь научно-методическое обеспечение является достаточно развитым: действуют Правила 2007 г. и Правила 2015 г., Перечни типовых архивных документов определяют состав и сроки хранения управленческой и научно-технической документации (соответственно Перечень 2010 г. и Перечень 2007 г.).

В 2004 г. вышли методические рекомендации «Отбор в государственные архивы аудиовизуальных документов», в 2005 г. — «Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел», в 2011 г. — «Методические рекомендации по подготовке перечней документов, образующихся в деятельности федеральных органов исполнительной власти, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения», «Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», в 2015 г. — методические рекомендации «Экспертиза ценности и отбор в состав Архивного фонда Российской Федерации документов по личному составу».

Тем не менее, в связи с изменением законодательства, состава документации, создаваемой государственными и негосударственными организациями, развитием электронного документооборота, необходимостью дальнейшего регулирования объемов и состава документов, поступающих на постоянное хранение необходимо дальнейшее совершенствование методической базы комплектования архивов и экспертизы ценности документов, особенно в области подготовки и передачи в государственные и муниципальные архивы документов Архивного фонда Российской Федерации, созданных в форме электронных документов.
настоящее время ведется подготовка нового Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения. Будет также разработана инструкция по его применению. В ходе работы над Перечнем уточняется понятие «типовые управленческие документы», актуализируются наименования видов документов, оптимизируются сроки хранения.

В области создания справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам.
Методическое обеспечение представлено целым комплексом разработок по подготовке различных типов и видов архивных справочников («Подготовка межархивных справочников» (1991 г.), «Подготовка путеводителей по фондам бывших партийных архивов и государственных архивов, хранящих документы советского периода» (1991 г.), «Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода»(2002 г.), «Составление архивных описей»(2003 г.), «Подготовка архивных путеводителей»(2011 г.),«Создание и ведение системы каталогов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации»(2011 г.).

В последние годы началась подготовка методических рекомендаций по подготовке электронных справочников, к числу наиболее востребованных из которых можно отнести рекомендации по созданию Интернет-каталогов архивных документов» (2012 г.) и по составлению архивных описей в электронной форме и их интеграции в информационную инфраструктуру государственных и муниципальных архивов(2013 г.).

Задачам структурирования архивного информационного пространства, расширения возможностей поиска информации служит «Единый классификатор документной информации Архивного фонда Российской Федерации», подготовленный в 2007 г. «Методические рекомендации по внедрению Единого классификатора документной информации Архивного фонда Российской Федерации» были изданы в 2008 г.

Потребность в дальнейшей разработке научно-методического обеспечения напрямую связана с развитием информационных технологий, их внедрением в работу архивов. В последние годы осуществлено несколько исследований обзорно-аналитического характера в этой области. Это аналитические обзоры «Изучение опыта представления системы научно-справочного аппарата государственных и муниципальных архивов Российской Федерации в сети Интернет» (2014 г.), «Изучение типологии и эволюции исторических форм архивной учетной документации и возможности их представления в электронной среде» (2014 г.), «Мониторинг осуществляемых в государственных архивах Российской Федерации проектов перевода в электронный вид научно-справочного аппарата и архивных документов» (2016 г.).

В настоящее время назрела необходимость разработки общих принципов и методики создания электронных архивных справочников, в том числе многоуровневных интегрированных справочно-поисковых систем, их представления в информационно-телекоммуникационных сетях, включая сеть Интернет. Требуется продолжить работу в направлении унификации архивного описания, определения состава элементов описания в электронных справочно-поисковых средствах архивов, принципов их заполнения, что делает актуальной разработку национального стандарта архивного описания на базе методических документов ВНИИДАД и стандартов Международного совета архивов.

В области использования архивных документов.
В методическом отношении вопросы доступа к архивным документам раскрываются в работе «Обеспечение доступа пользователей к документам государственных и муниципальных архивов Российской Федерации и организация пользования ими»(2009 г.). Произошедшие в дальнейшем изменения в законодательстве обусловили подготовку в 2015 г. новых методических рекомендаций «Использование архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, охраняемую законодательством (за исключением государственной тайны)». Ведется подготовка методических рекомендаций по отнесению архивных документов к объектам авторского и смежных прав, доступу и порядку использования таких документов.

Вопросы доступа к архивным документам занимают значительное место и в главном нормативном документе, разработка которого завершена, –«Порядке использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (находится в настоящее время на регистрации в Минюсте России).

Работа по использованию архивных документов обеспечена целым комплексом справочных пособий, среди которых можно отметить пособие «Биографическая и генеалогическая информация в государственных архивах Российской Федерации (1917 — 1991 гг.)»(2010 г.).

Работа архивов по исполнению запросов пользователей обеспечена лишь частично. В 2011 г. разработаны «Методические рекомендации по исполнению запросов социально-правового характера». В настоящее время целесообразно внесение в них дополнений в связи с развитием электронного взаимодействия при исполнении запросов. Кроме того, ощущается необходимость подготовки методических рекомендаций по исполнению тематических и генеалогических запросов. ВНИИДАД ведет подготовку аналитического обзора по исполнению тематических запросов в архивах, что послужит основой для разработки в ближайшем будущем соответствующих методических рекомендаций.

Работа архивов по организации выставок методически обеспечена «Рекомендациями по созданию Интернет-выставок архивных документов» (2012 г.), однако представляется необходимым осуществить подготовку более подробного методического документа по этому вопросу.

Целесообразно обновление методического обеспечения и в области публикации архивных документов, поскольку эту сферу регулируют лишь «Правила издания исторических документов в СССР» (1990 г.) и изданное в 2008 г. методическое пособие «Публикация документов следственных и судебных дел политического характера (1920 — 1950 гг.)».Информационно-аналитическая основа для этого уже создана ВНИИДАД, который подготовил аналитический обзор «Исследование практики публикации архивных документов за 1992 — 2013 гг.».

Следует отметить, что вопросы работы архивов с электронными документами занимают одно из центральных мест в научно-методического обеспечения архивного дела России. В целях создания единой методологической и методической основы организации работы с управленческими электронными документами ВНИИДАД подготовлен комплекс рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций и в государственных и муниципальных архивах, примерный перечень электронных научно-технических документов, образующихся в деятельности организаций, архивоведческие и документоведческие функциональные требования к информационным системам, обеспечивающим электронный документооборот в процессе внутренней деятельности федеральных органов исполнительной власти, функциональные требования к информационным системам архивов электронных документов организаций, методические рекомендации «Систематизация электронных документов в пределах документальных фондов, создаваемых государственными органами, органами местного самоуправления и организациями» и др.

Современные исследования в области экономики и маркетинга архивного дела, проводимые в Российской Федерации, охватывают вопросы определения трудоемкости архивных работ и услуг, эффективности и качества их выполнения, изучения организации труда работников архивов с целью его рационализации, решения вопросов нормирования труда и повышения его производительности, анализа использования бюджета рабочего времени и производственной загруженности работников архивов для определения необходимой штатной численности.

В последние годы разработан целый ряд нормативных и методических документов в этой области (нормы времени и выработки на различные работы и услуги, выполняемые в государственных архивах; различные классификационные перечни; методические документы по расчету штатной численности государственных архивов, по денежной оценке документов при организации их страхования, по организации работы государственного (муниципального) архива). Так, например, в 2015 г. были подготовлены Методические рекомендации «Организация работы государственного (муниципального) архива (планирование, отчетность, нормирование и организация труда, организация работы совещательных органов)». Разработаны также методические рекомендации расчета затрат на содержание документов в государственных архивах, что позволит рассчитать требуемые ресурсы для обеспечения эффективной деятельности архивов.

В целом, в Российской Федерации создана научно-методическая база архивной отрасли, в значительной мере соответствующая современным потребностям государства, общества и граждан, которая является достаточной для реализации архивами всех уровней функций, проведения основных работ и оказания услуг. Вместе с тем, необходимо ее дальнейшее развитие, что вполне естественно в условиях эволюции информационных технологий, трансформации условий работы архивов, в том числе изменения общественной среды, а также изменения законодательства. При этом приоритетного внимания требует методическое обеспечение работы с электронными документами, научно-технической и аудиовизуальной документацией и оптимизации деятельности архивов по формированию электронных информационных ресурсов.

________________

¹ В 2014 — 2015 гг. ВНИИДАД был подготовлен аналитический обзор «Анализ научно-методической обеспеченности базовых архивных технологий с учетом приоритетных направлений развития архивной отрасли»; в 2016 г. — аналитический обзор «Основные направления, результаты и перспективы научных исследований по проблемам архивоведения и документоведения в Российской Федерации (1991–2015 гг.)», в котором подведены итоги научных исследований, осуществленных в области документоведения и архивоведения за 25-летний период, проведен анализ и дана оценка состоянию дел в названных областях знания, определены основные направления дальнейших научных исследований.

О научно-методическом обеспечении
деятельности государственных архивов
Республики Беларусь и Российской Федерации

Заслушав и обсудив вопрос о научно-методическом обеспечении деятельности государственных архивов Республики Беларусь и Российской Федерации, коллегии отмечают, что в этом направлении ведется последовательная и плодотворная работа. Деятельность, направленная на научно-методическое обеспечение государственных архивов, осуществляется на нескольких уровнях: в Республике Беларусь – непосредственно самими государственными архивами, которые в соответствии с законодательством являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с архивными документами; органами управления архивным делом центрального и регионального уровней; специализированными научными учреждениями, в Российской Федерации – государственными архивами, научно-методическими советами архивных учреждений федеральных округов, научными, образовательными и иными заинтересованными организациями.

Основные задачи по научно-методическому обеспечению деятельности государственных архивов возложены на научно-исследовательские учреждения – Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (далее – БелНИИДАД), Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (далее – БелНИЦЭД) и Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (далее – ВНИИДАД). Научные разработки ведутся на плановой основе, при формировании планов учитываются предложения органов управления архивным делом, государственных архивов, а также самих научно-исследовательских учреждений.

Тематика научных исследований и разработок БелНИИДАД, БелНИЦЭД, ВНИИДАД охватывает все основные направления деятельности государственных архивов: комплектование, обеспечение сохранности, государственный учет, использование.

Всего научно-исследовательскими учреждениями Республики Беларусь за период с 2007 по 2017 гг. велась разработка 115 научно-исследовательских тем. В настоящее время завершена 101 тема, продолжается работа над еще 14 темами.

В Российской Федерации за это же время разработано около 200 научно-исследовательский тем; в настоящее время ведется разработка 17 тем.

По результатам выполненных научно-исследовательских работ подготовлено значительное количество нормативных правовых актов, государственных стандартов, классификаторов, рекомендаций, иных методических пособий, справочников, программных продуктов. Они охватывают широкий спектр архивной проблематики: формирование архивных фондов, экспертиза ценности и отбор на постоянное хранение управленческой, научно-технической и иной специальной документации; классификация, систематизация и описание архивных документов и информации, создание научно-справочного аппарата, сохранность архивных документов; стандартизация профессиональной терминологии; организация документов на этапе оперативного хранения, разработка процессов управления документами, в том числе с учетом зарубежного опыта; обеспечение эффективного функционирования архивных учреждений, нормирование труда; обеспечение публикационной деятельности государственных архивов при работе с документами различных исторических эпох и на различных языках; история государственных учреждений, архивного дела и делопроизводства.

Научно-исследовательская и методическая работа научными учреждениями Республики Беларусь и Российской Федерации проводится в тесном сотрудничестве: определяются перспективные направления научных исследований и разработок, осуществляется взаимное рецензирование проектов нормативных правовых актов и методических пособий, на постоянной основе организован обмен научной, методической и иной профильной литературой и др.

В целом государственные архивы в достаточной степени обеспечены научно-методическими разработками, что позволяет им грамотно организовать свою работу и выполнять функции, возложенные на них государством. Однако при этом остаются вопросы, решение которых требует научной и методической проработки. Это обусловлено происходящими в Республике Беларусь и Российской Федерации социально-экономическими изменениями, внедрением электронного документооборота, иных современных информационно-коммуникационных технологий в управление, научно-техническую, производственную и социальную сферы, развитием межгосударственной и международной кооперации в производстве, торговле, иных сферах, необходимостью учитывать международный опыт организации и стандартизации процессов управления документами и их архивного хранения.

В ближайшей перспективе актуальными представляются исследования, связанные с построением четких механизмов взаимодействия государственных архивов с организациями негосударственной и смешанной форм собственности, общественными организациями, совершенствованием принципов, критериев и методики отбора документов на постоянное хранение (в меняющихся социально-экономических условиях и с учетом внедрения электронного документооборота, новых типов носителей информации), развитием системы открытого доступа к архивным документам, архивным описанием документов и разработкой научно-справочного аппарата при соединении традиционных и электронных технологий в архивном деле и делопроизводстве, обеспечением сохранности документов на разных типах носителей, в том числе специальной документации, подготовкой и осуществлением электронных публикаций документов и др. Особенно актуальной является задача по модернизации информационной системы для приема от государственных органов и иных организаций на постоянное хранение электронных документов, обеспечение их сохранности и использование, созданию и вводу в эксплуатацию централизованных хранилищ.

Государственные архивы ведут научно-методическую работу по профильным направлениям деятельности, результатом которых являются методические разработки, предназначенные, преимущественно, для решения задач, стоящих перед конкретными архивами. В ряде случаев научно-методические разработки государственных архивов имеют общегосударственное значение (например, подготовленные Белорусским государственным архивом-музеем литературы и искусства методические рекомендации по работе архивов с документами личного происхождения). Важное место в научно-методической работе государственных архивов занимает рецензирование проектов нормативных правовых актов и методических пособий, подготавливаемых по результатам научно-исследовательских работ, выполняемых БелНИИДАД, БелНИЦЭД, ВНИИДАД.

Принятие решений по наиболее сложным и спорным научно-методическим проблемам возложено органы управления архивным делом и делопроизводством. В Республике Беларусь соответствующие функции выполняет Центральная экспертно-методическая комиссия Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (ЦЭМК) В Российской Федерации – Комиссия Росархива по научно-исследовательской и методической работе.

Несмотря на достигнутые в последние годы успехи, в организации работ, связанных с научно-методическим обеспечением государственных архивов, имеются проблемы.

В частности, в Республике Беларусь Указом Президента от 04.02.2013 № 59 установлены жесткие сроки коммерциализации, то есть введения в гражданский оборот, результатов НИР. После завершения разработки он не должен превышать одного года или трех лет (в зависимости от того, заказчик или исполнитель является правообладателем полученных результатов). Установлены санкции за невыполнение данного требования: средства, затраченные на научно-техническую деятельность, подлежат взысканию в бесспорном порядке в государственный бюджет с начислением процентов в размере месячной ставки рефинансирования, установленной Национальным банком на дату взыскания. Очевидно, что в случае неудачи при выполнении НИР и (или) коммерциализации полученных результатов бюджетная научная организация едва ли будет способна возместить затраченные средства. В этих условиях ученые фактически теряют право на ошибку, на научный эксперимент при проведении изысканий по наиболее сложным темам с трудно прогнозируемым или неочевидным результатом, что непосредственно влияет на выбор планируемой к разработке тематики. Также под вопрос ставится возможность проведения обзорных аналитических исследований, выполнения фундаментальных теоретических исследований, результаты которых часто находят применение в практической сфере с более значительным, нежели три года, временным лагом.

С 1 января 2017 г. в Республике Беларусь введена платная экспертиза вносимых в органы государственной стандартизации проектов государственных стандартов и иных технических нормативных правовых актов. Отсутствие средств на эти цели вынуждает разработчиков стандартов в сфере управления документами и архивного дела искать спонсоров, что в текущих экономических условиях крайне проблематично. Существует вероятность полного сворачивания работ по стандартизации в рамках ТК BY 28 и прекращения деятельности комитета. Опасность состоит в том, что освободившаяся ниша может быть занята сторонними структурами, некомпетентными в сфере управления документами и архивами. Негативные последствия такого развития событий можно наблюдать на примере внедрения стандартов менеджмента качества серии ИСО 9000, которые были разработаны без привлечения специалистов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Ощутимой проблемой для научно-исследовательских учреждений является их кадровое обеспечение. Значительное количество работников ВНИИДАД, БелНИИДАД и БелНИЦЭД является пенсионерами; молодые специалисты после вуза, как правило, не подготовлены к самостоятельной научной работе, а после получения соответствующего опыта и знаний уходят на более высокооплачиваемую работу. Весьма остро стоит вопрос обеспечения молодыми кадрами в сфере информационных технологий.

Причиной сложившейся кадровой ситуации во многом является низкий уровень оплаты труда научных работников, упавший в последние годы престиж профессии ученого. Не способствуют решению кадровой проблемы и сложности с защитой диссертаций по профильной специальности.

Ситуация в Республике Беларусь усугубляется отсутствием стабильного финансирования научных исследований и разработок: на протяжении последних лет средства бюджета выделяются только на заработную плату, а средства на оплату иных расходов (коммунальных услуг, услуг связи, расходных материалов, предметов снабжения и др.) научные учреждения изыскивают самостоятельно. Последняя проблема более актуальна для БелНИИДАД (БелНИЦЭД получает из бюджета частичное финансирование на эти цели благодаря функционирующему в его структуре Архиву электронных документов).
Обращает на себя внимание неравномерная степень участия различных государственных архивов в научно-методической работе, в том числе при решении вопросов, связанных с теорией и методикой архивной работы. В ряде случаев отмечается также недостаточное знание и понимание положений нормативных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства при их применении на практике.

Коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства РЕШИЛИ:

….1. Принять к сведению информацию директора БелНИИДАД А.Е.Рыбакова и начальника Управления государственной политики и нормативно-правового регулирования Росархива А.В. Грошева о научно-методическом обеспечении деятельности государственных архивов Республики Беларусь и Российской Федерации.
….2. Отметить важность плодотворного и эффективного сотрудничества Российской Федерации и Республики Беларусь при проведении научных исследований, обеспечении деятельности государственных архивов научно-методическими разработками.
….3. БелНИИДАД, БелНИЦЭД, ВНИИДАД:
…….3.1. в целях обеспечения научного сопровождения приоритетных направлений деятельности архивных учреждений изучать актуальные проблемы в сфере архивного дела и делопроизводства, в том числе путем анкетирования архивных учреждений.
…….3.2. шире привлекать к участию в выполнении научных исследований и разработок наиболее квалифицированных работников государственных архивов, в том числе молодых работников;
…….3.3. продолжить взаимное согласование позиций при определении приоритетной тематики научных исследований и разработок, обмен опытом выполнения работ и полученными по их итогам результатами.
….4. Государственным архивам Республики Беларусь:
…….4.1. активизировать научно-методическую работу, направленную на обеспечение деятельности, связанной с выполнением возложенных на них функций и государственно значимых задач, с учетом специфики состава хранящихся документов и направлений их использования;
…….4.2. принимать меры по изучению работниками положений нормативных правовых актов и методических документов в сфере архивного дела и делопроизводства, умению грамотно применять их на практике.
….5. Информацию о проведении совместного заседания коллегий Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и Федерального архивного агентства разместить на официальном сайте Росархива и сайте «Архивы Беларуси».
….6. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на заместителя руководителя Росархива О.В. Наумова и первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь О.В. Бирюкову.