Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

ПОЛОЖЕНИЕ
о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

1. Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь с правами юридического лица (далее – Департамент) является структурным подразделением центрального аппарата Министерства юстиции Республики Беларусь (далее, если не установлено иное, – Минюст), наделенным государственно-властными полномочиями и осуществляющим специальные (исполнительные, контрольные, регулирующие и другие) функции в сфере архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь.

2. Департамент в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Беларусь, иными актами законодательства, в том числе Положением о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь, утвердившим настоящее Положение, и настоящим Положением.

3. Департамент имеет самостоятельный баланс, текущие (расчетные) банковские счета, печать и бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь со своим наименованием и наименованием Минюста, а также иные печати и штампы.

4. В составе Департамента действует Государственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Беларусь.

5. Задачами Департамента являются:
…5.1. разработка и реализация единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
…5.2. разработка единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, порядка накопления, хранения, учета и использования архивных документов, создания и деятельности архивов и осуществление контроля за соблюдением этих принципов и порядка;
…5.3. организация хранения документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – Национальный архивный фонд), их учет и использование;
…5.4. разработка общих требований к документированию и организации работы с документами;
…5.5. осуществление государственного контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;
…5.6. руководство республиканскими архивными учреждениями, обеспечение их функционирования;
…5.7. организация повышения квалификации специалистов архивного дела и делопроизводства, участие в подготовке учебно-методических пособий и программ по архивному делу, делопроизводству;
…5.8. организация научно-исследовательской работы в области документоведения, архивоведения, археографии, обеспечение внедрения научно-методических разработок в практику работы государственных архивных учреждений, государственных органов и иных организаций;
…5.9. международное сотрудничество в сфере архивного дела и делопроизводства;
…5.10. решение вопросов вывоза архивных документов из Республики Беларусь.

6. Департамент выполняет возложенные на него задачи как непосредственно, так и через органы архивного дела и делопроизводства и систему государственных архивных учреждений.

7. Департамент в соответствии с возложенными на него задачами:
…7.1. разрабатывает программы развития архивного дела и делопроизводства, обеспечивает их выполнение;
…7.2. разрабатывает проекты нормативных правовых актов по вопросам архивного дела и делопроизводства, издает локальные правовые акты, методические и иные документы по вопросам, входящим в его компетенцию;
…7.3. рассматривает проекты нормативных правовых актов, локальных правовых актов республиканских органов государственного управления, научно-методических документов государственных архивных учреждений по вопросам архивного дела и делопроизводства;
…7.4. обеспечивает реализацию актов законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства;
…7.5. взаимодействует со средствами массовой информации, осуществляет продвижение информации в глобальной компьютерной сети Интернет в целях освещения вопросов, касающихся деятельности Департамента и государственных архивных учреждений, за исключением информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено;
…7.6. взаимодействует в установленном порядке с государственными органами и иными организациями по вопросам, отнесенным к его компетенции;
…7.7. рассматривает в пределах своей компетенции в порядке, установленном законодательством, обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан и юридических лиц (далее – обращения);
…7.8. по результатам рассмотрения обращения, автор которого не удовлетворен результатами его рассмотрения в республиканских архивных учреждениях, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов выдает данному учреждению обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов;
…7.9. осуществляет проверки соблюдения в республиканских архивных учреждениях порядка рассмотрения обращений, в случаях, предусмотренных законодательством, осуществляет выездные проверки работы с обращениями;
…7.10. по каждому случаю ненадлежащего рассмотрения республиканскими архивными учреждениями обращений направляет их руководителям представление о привлечении должностных лиц, допустивших нарушение порядка рассмотрения обращений, к дисциплинарной ответственности;
…7.11. организует повышение квалификации специалистов в сфере архивного дела и делопроизводства;
…7.12. организует работу государственных архивов по формированию Национального архивного фонда, определяет порядок хранения его документов в государственных архивах и архивах государственных органов, иных организаций;
…7.13. рассматривает предложения государственных архивных учреждений, государственных органов, иных организаций по определению сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями документов, с указанием сроков хранения;
…7.14. рассматривает ходатайства государственных органов, иных организаций о продлении сроков временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда и готовит проекты договоров (нормативных правовых актов) по данному вопросу;
…7.15. оказывает организационно-методическую помощь государственным архивам в заключении договоров с негосударственными организациями о передаче их документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственные архивы;
…7.16. реализует преимущественное право государственных архивов на приобретение документов негосударственной части Национального архивного фонда;
…7.17. готовит предложения и проекты нормативных правовых актов по установлению порядка уничтожения документов временного хранения;
…7.18. разрабатывает и осуществляет ведение унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
…7.19. разрабатывает общие требования к порядку документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах и иных организациях;
…7.20. разрабатывает порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами, в государственных органах, иных организациях;
…7.21. разрабатывает порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами, в государственных архивных учреждениях, архивах государственных органов и иных организаций;
…7.22. разрабатывает порядок формирования, ведения и хранения личных дел государственных гражданских служащих и иных работников организаций;
…7.23. осуществляет контроль за сохранностью документов Национального архивного фонда, находящихся на хранении в государственных архивах и архивах государственных органов и иных организаций;
…7.24. ведет централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда;
…7.25. осуществляет ведение Государственного фондового каталога Национального архивного фонда;
…7.26. осуществляет классификацию документов в пределах Национального архивного фонда и мероприятия по распределению документов между государственными архивами;
…7.27. проставляет апостиль на документах, исходящих из государственных архивов Республики Беларусь;
…7.28. координирует деятельность государственных архивных учреждений по созданию и развитию системы научно-справочного аппарата к документам Национального архивного фонда;
…7.29. организует подготовку и издание архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Национального архивного фонда;
…7.30. координирует разработку и внедрение автоматизированных информационных систем в практику работы государственных архивных учреждений;
…7.31. организует научно-исследовательскую работу в области документоведения, архивоведения, археографии, обеспечивает внедрение научно-методических разработок в практику работы государственных архивных учреждений, государственных органов и иных организаций;
…7.32. готовит предложения и проекты нормативных правовых актов по установлению порядка пользования архивными документами, хранящимися в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах;
…7.33. организует и координирует деятельность государственных архивных учреждений по использованию документов в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства;
…7.34. осуществляет контроль за соблюдением порядка доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан;
…7.35. организует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации, обеспечивает эффективность ее использования;
…7.36. координирует публикационную деятельность государственных архивных учреждений;
…7.37. осуществляет информационное обеспечение деятельности Геральдического совета при Президенте Республики Беларусь;
…7.38. оказывает консультационную помощь государственным органам и иным организациям, республиканским государственно-общественным объединениям, политическим партиям, профессиональным союзам, другим общественным объединениям, их союзам (ассоциациям) по вопросам учреждения официальных геральдических символов;
…7.39. осуществляет работу по подготовке официальных геральдических символов к обязательной геральдической экспертизе, их учреждению и государственной регистрации;
…7.40. осуществляет ведение Государственного геральдического регистра Республики Беларусь;
…7.41. изучает и обобщает опыт работы архивов Республики Беларусь и иностранных государств, проводит научные и научно-практические конференции, симпозиумы, совещания, семинары;
…7.42. взаимодействует в пределах предоставленных полномочий с государственными органами и международными организациями иностранных государств по вопросам архивного дела и делопроизводства, в том числе представляет интересы Минюста в таких органах и организациях, а также в установленном порядке подготавливает к заключению международные договоры межведомственного характера, развивает и координирует зарубежные связи государственных архивных учреждений;
…7.43. организует работу по выявлению в зарубежных архивах документов по истории Беларуси;
…7.44. определяет виды платных работ и услуг, оказываемых государственными архивными учреждениями юридическим и физическим лицам;
…7.45. разрабатывает порядок расчета планового фонда оплаты труда работников государственных архивных учреждений и территориальных (городских и районных) архивов местных исполнительных и распорядительных органов;
…7.46. разрабатывает типовые (примерные) штаты и нормативы численности работников областных и зональных государственных архивов;
…7.47. ведет бухгалтерский учет, составляет статистическую, финансовую и другую отчетность в Департаменте;
…7.48. организует бухгалтерский учет, составление статистической, финансовой и другой отчетности в республиканских архивных учреждениях;
…7.49. осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями Департамента.

8. Департамент имеет право:
…8.1. вносить на рассмотрение Минюста предложения по вопросам, отнесенным к компетенции Департамента, в том числе проекты нормативных правовых актов по указанным вопросам для утверждения;
…8.2. принимать в соответствии с законодательством и в пределах своей компетенции решения ненормативного характера, в том числе выносить предписания по устранению нарушений в сфере архивного дела и делопроизводства, обязательные для исполнения республиканскими органами государственного управления и иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, местными исполнительными и распорядительными органами, иными организациями, гражданами, в том числе индивидуальными предпринимателями;
…8.3. заслушивать на заседаниях коллегии Департамента, Центральной экспертно-методической комиссии представителей республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов и иных организаций по вопросам работы архивов и ведения делопроизводства;
…8.4. проверять в установленном порядке состояние архивного дела и делопроизводства в республиканских органах государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органах и иных организациях;
…8.5. создавать постоянные и временные комиссии для рассмотрения вопросов архивного дела и делопроизводства, в том числе Центральную экспертно-методическую комиссию;
…8.6. совместно с заинтересованными участвовать в подготовке учебно-методических пособий и программ по архивному делу, делопроизводству и специальным историческим дисциплинам;
…8.7. организовывать и проводить конкурсы, а также утверждать порядок их проведения и поощрения победителей;
…8.8. осуществлять иные полномочия в соответствии с задачами и функциями Департамента.

9. Департамент возглавляет директор, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Советом Министров Республики Беларусь по согласованию с Президентом Республики Беларусь.

Директор Департамента подчиняется Министру юстиции (далее – Министр) и его заместителю, курирующему деятельность Департамента, и является членом коллегии Минюста по должности.

Директор Департамента имеет заместителей, в том числе одного первого. Заместители директора Департамента назначаются на должность и освобождаются от должности Министром по согласованию с Советом Министров Республики Беларусь.

10. Директор Департамента:
…10.1. руководит деятельностью Департамента и несет персональную ответственность за реализацию Департаментом государственно-властных полномочий в сфере архивного дела и делопроизводства, выполнение задач и функций, возложенных на Департамент;
…10.2. издает в пределах своей компетенции приказы по направлениям деятельности Департамента;
…10.3. утверждает положения о структурных подразделениях Департамента, Центральной экспертно-методической комиссии, состав внештатных инспекторов Государственной инспекции архивов и делопроизводства Республики Беларусь, Центральной экспертно-методической комиссии;
…10.4. распределяет обязанности между своими заместителями;
…10.5. утверждает по согласованию с Министром структуру и штатное расписание Департамента в пределах установленной Минюсту численности работников и расходов на его содержание, а также уставы республиканских архивных учреждений;
…10.6. согласовывает структуру и штатное расписание организаций, подчиненных Департаменту;
…10.7. назначает на должность и освобождает от должности:

…— работников Департамента;
…— по согласованию с Министром, соответствующими местными исполнительными и распорядительными органами – руководителей республиканских архивных учреждений;
…— заместителей руководителей республиканских архивных учреждений в случае, если должность руководителя является вакантной;

…10.8. согласовывает назначение на должность служащих и освобождение от должности служащих по представлению главных управлений юстиции облисполкомов (Минского горисполкома) руководителей областных и зональных государственных архивов;
…10.9. применяет меры поощрения, налагает дисциплинарные взыскания в отношении работников Департамента и руководителей республиканских архивных учреждений, вносит предложения о поощрении, наложении дисциплинарных взысканий в отношении руководителей областных и зональных государственных архивов в порядке, согласованном с Минюстом;
…10.10. действует без доверенности от имени Департамента, представляет его интересы в отношениях с юридическими и физическими лицами, в установленном порядке распоряжается его средствами и имуществом, открывает текущие (расчетные) банковские счета, заключает договоры;
…10.11. представляет интересы органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений в международных организациях;
…10.12. вносит в установленном порядке в Минюст проекты нормативных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;
…10.13. принимает решения о проведении проверок соблюдения в республиканских архивных учреждениях порядка рассмотрения обращений;
…10.14. осуществляет иные полномочия в соответствии с задачами и функциями Департамента.

11. Для коллективного обсуждения наиболее важных вопросов по решению Минюста в Департаменте создается коллегия численностью не более 7 человек в составе директора Департамента (председатель коллегии), его заместителей по должности и других работников Департамента. В состав коллегии могут входить работники структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных и Минского городского исполнительных комитетов и республиканских архивных учреждений. Положение о коллегии, ее численность и персональный состав утверждаются Министром по представлению директора Департамента.

12. Коллегия Департамента на своих заседаниях рассматривает наиболее важные вопросы, входящие в компетенцию Департамента.

13. Решения коллегии Департамента оформляются протоколом и реализуются посредством издания приказов директора Департамента.

14. В случае возникновения разногласий между директором Департамента и членами коллегии Департамента при принятии решений директор Департамента проводит в жизнь свои решения, информируя о возникших разногласиях Министра. Члены коллегии могут сообщить о своем мнении Министру.

15. Финансирование деятельности Департамента осуществляется на основании сметы, утверждаемой Министром, в пределах расходов, предусмотренных в республиканском бюджете на финансирование Минюста.

16. Имущество Департамента является республиканской собственностью и закрепляется за ним на праве оперативного управления.

17. Место нахождения Департамента: г.Минск, ул.Мясникова, 5.

ПОЛОЖЕНИЕ
о коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

1. Общие положения

1.1. Коллегия Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – коллегия) создается в соответствии с Положением о Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент), утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2006 № 986.

1.2. Коллегия создается численностью 7 человек в составе директора Департамента (председатель коллегии), его заместителей по должности и других работников Департамента. В состав коллегии могут входить работники республиканских архивных учреждений.
Персональный состав и порядок функционирования коллегии утверждаются Министром юстиции Республики Беларусь.
Секретарь коллегии назначается директором Департамента.

1.3. Коллегия является совещательным органом и на своих заседаниях рассматривает вопросы состояния и развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь, формирования, обеспечения сохранности, государственного учета, использования документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), организации и эффективности научно-исследовательской и научно-методической работы, кадровой работы в отрасли, укрепления материально-технической базы государственных архивных учреждений, внедрения в практику работы современных архивных технологий и совершенствования управления архивным делом.

2. Организация работы коллегии

2.1. Коллегия работает по утвержденному директором Департамента плану, который составляется на год.
Внесение изменений и дополнений в утвержденный план работы коллегии производится по указанию директора Департамента.

2.2. Для участия в работе коллегии приглашаются начальники отделов Департамента, руководители органов и учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь, специалисты, участвовавшие в подготовке вопросов на рассмотрение коллегии, а также представители заинтересованных республиканских органов государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органов, иных организаций.
Вызовы на заседание коллегии иногородним приглашенным готовят отделы Департамента, ответственные за подготовку вопроса для рассмотрения.

2.3. Дата проведения заседания устанавливается директором Департамента. В случае изменения срока проведения коллегии или его отмены, секретарь коллегии извещает об этом членов коллегии и приглашенных.
При необходимости проводятся расширенные и выездные заседания коллегии.

2.4. Дата проведения и повестка внеочередного заседания коллегии устанавливаются директором Департамента.

2.5. Заседания коллегии проводятся под председательством директора Департамента (в отсутствие директора – лица, его заменяющего) и являются правомочными при участии в них более половины членов коллегии.
Освобождение членов коллегии от участия в заседании допускается с разрешения председателя коллегии (или лица, его замещающего).

2.6. Члены коллегии:
принимают участие в обсуждении вопросов, рассматриваемых коллегией;

изучают справки и проекты решений по вопросам повестки заседаний коллегии и представляют предложения и заключения по ним;

принимают участие в изучении деятельности архивных учреждений, вопросы которых вносятся на рассмотрение коллегии;

выполняют поручения, связанные с деятельностью коллегии, в т.ч. информируют архивные учреждения о работе коллегии, о принимаемых коллегией решениях, оказывают практическую помощь в их реализации;

запрашивают от архивных учреждений необходимые материалы по вопросам, рассматриваемым на коллегии, о ходе выполнения ранее принятых решений.

2.7. Коллегия принимает свои решения простым большинством голосов ее членов, присутствующих на заседании. Решения коллегии Департамента, направленные на регулирование общественных отношений в сфере архивного дела и делопроизводства и требующие нормативного закрепления, оформляются протоколом и представляются в Министерство юстиции Республики Беларусь для принятия соответствующих постановлений или приказов. Решения коллегии по иным вопросам реализуются приказами директора Департамента.

В случае разногласий между директором Департамента и коллегией при обсуждении вопросов и принятии решений директор Департамента проводит в жизнь свое решение и уведомляет об этом Министра юстиции Республики Беларусь. Члены коллегии имеют право информировать Министра юстиции Республики Беларусь о своей позиции. При равенстве голосов принятым считается решение, за которое проголосовал председатель коллегии.

3. Подготовка и проведение заседаний коллегии

3.1. Секретарь коллегии не позднее, чем за 7 дней до заседания коллегии, представляет председателю коллегии на утверждение повестку заседания. Не позднее, чем за 5 дней до заседания, председателю коллегии представляются согласованные проекты решений коллегии и документы к ним. Секретарь коллегии обеспечивает рассылку указанных документов членам коллегии и приглашенным.

3.2. В целях обеспечения делового и оперативного обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии устанавливается регламент.

4. Порядок представления материалов для рассмотрения на заседании коллегии

4.1. Проекты решений коллегии и документы к ним представляются секретарю коллегии не позднее, чем за 7 дней до заседания. Вопросы, по которым проекты решений не были представлены в указанный срок, могут быть включены в повестку заседания только с разрешения председателя коллегии.

4.2. Если документы не могут быть представлены в установленные сроки или вопрос снят с обсуждения, лицо, ответственное за его подготовку, до утверждения повестки заседания докладывает об этом председателю коллегии и о принятом решении ставит в известность секретаря коллегии.

4.3. Проекты решений коллегии должны содержать анализ и оценку положения дел по обсуждаемому вопросу, цели и задачи предлагаемого решения, конкретные поручения, сроки исполнения, а также определять ответственных исполнителей и лиц, на которых возлагается контроль за выполнением решения.

4.4. Проекты решений коллегии и документы к ним должны быть согласованы с заместителем директора Департамента, курирующим данные вопросы, со всеми заинтересованными отделами Департамента и организациями. Замечания, предложения, дополнения лиц, визирующих документы, прилагаются к проектам. Имеющиеся разногласия до внесения решения на обсуждение должны быть рассмотрены заместителем директора Департамента, курирующим данные вопросы, с участием заинтересованных. Окончательное решение по имеющимся разногласиям принимает коллегия.

4.5. К проекту решения коллегии прилагаются:

справка отдела Департамента, ответственного за подготовку материалов к обсуждению, содержащая анализ состояния вопроса, информацию о выполнении предыдущих решений коллегии (приказов) по данному вопросу, оценку достигнутых результатов и обоснование предлагаемых в проекте решения мероприятий;

особые мнения лиц, имеющих замечания по проекту решения;

документы, послужившие основанием для принятия решений по кадровым вопросам;

список (с указанием места работы, должности, фамилии) лиц, которых целесообразно пригласить на заседание.

5. Документирование деятельности коллегии

5.1. Заседания коллегии протоколируются секретарем по форме «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ» с записью основного содержания выступлений и решений по каждому вопросу.

Протокол подписывается председателем коллегии или по его поручению председательствующим на коллегии и секретарем коллегии не позднее 5 дней после заседания.

5.2. Решения коллегии оформляются по каждому пункту повестки дня в составе протокола или в виде решения. Решение коллегии подписывается председателем коллегии и секретарем.

5.3. Решения, принятые между заседаниями коллегии (в опросном порядке), доводятся до сведения членов коллегии на очередном заседании и включаются в протокол заседания (прилагаются к протоколу).

5.4. Список присутствующих на заседании членов коллегии указывается в протоколе. Если число приглашенных на заседание не превышает 15, их фамилии указываются в протоколе. В остальных случаях список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу.

5.5. В пятидневный срок после заседания коллегии (или в сроки, специально оговоренные на заседании) проект решения дорабатывается с учетом предложений и замечаний, высказанных в ходе обсуждения, визируется членами коллегии, вносившими предложения, и представляются секретарем коллегии на подпись председателю коллегии. Вместе с документами представляется список организаций и отделов Департамента, в которые следует направить решение коллегии.

Секретарь коллегии передает подписанные документы на тиражирование и рассылку.

6. Организация контроля исполнения решений коллегии

6.1. Контроль за выполнением решений коллегии возлагается на заместителей директора Департамента, начальников отделов и работников отделов Департамента.

6.2. Контроль за сроками исполнения принятых решений, поручений коллегии осуществляет секретарь коллегии. Для оперативного контроля исполнения решений коллегии секретарем коллегии ведется картотека по принятым решениям коллегии.

6.3. Снятие решений коллегии с контроля производится председателем коллегии после представления ответственными за контроль выполнения решений информации об их выполнении, а в необходимых случаях после рассмотрения итогов выполнения на коллегии.

6.4. Вопросы о состоянии контроля и проверки исполнения принимаемых решений периодически вносятся на рассмотрение коллегии.

7. Формирование и хранение документов заседаний коллегии

7.1. Индексы и заголовки заводимых дел с документами заседаний коллегии Департамента оформляются в соответствии с номенклатурой дел.

7.2. Дела группируются из документов одного календарного года. Документы заседаний коллегии формируются в дела, которые должны содержать не более 250 листов. Протоколы заседаний коллегии и документы к ним могут формироваться в одно дело.

7.3. По окончании делопроизводственного года секретарем коллегии производится оформление дел с документами заседаний коллегии.

7.4. До передачи в ведомственный архив дела с документами заседаний коллегии хранятся у секретаря коллегии