О проведении заседания коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

28 июля 2026 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент). В заседании коллегии принял участие Заместитель Министра юстиции Кот Олег Николаевич. В качестве приглашенных присутствовали первый заместитель председателя концерна «Беллегпром» Гомон Сергей Васильевич, начальник отдела защиты государственных секретов и документационного обеспечения Министерства юстиции Латушкин Иван Викторович.

На заседании коллегии были рассмотрены следующие вопросы:

1. О ходе организации работы по дебюрократизации делопроизводственных процессов в республиканских органах государственного управления и реализации Департаментом и государственными архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. №2 «О дебюрократизации государственного аппарата и повышения качества обеспечения жизнедеятельности населения».
2. О ходе выполнения архивными учреждениями мероприятия «Сохранение документального наследия и доведение до общества исторической правды» (пункт 59 Программы деятельности Правительства Республики Беларусь на 2025 – 2029 годы, утвержденной постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 8 мая 2025 г. №254).

Выступая по первому вопросу, заместитель директора Департамента Цветков Алексей Евгеньевич отметил, что Рабочей группой по проведению выборочного анализа делопроизводственных процессов в республиканских органах государственного управления, созданной приказом директора Департамента от 26 августа 2025 г. №38, проведена значительная аналитическая работа в республиканских государственных органах, допустивших в 2025 году рост документооборота к 2024 году. Указанным государственным органам оказана методологическая помощь, проведены практические занятия как с руководителями служб документационного обеспечения управления, так и с руководителями центральных аппаратов министерств и ведомств.

По итогам первого полугодия 2026 года Департаментом осуществлен контрольный срез состояния документооборота в сравнении с аналогичным периодом 2025 года в 31 республиканском органе госуправления и иных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь. По результатам сравнительного анализа и принятым мерам по оптимизации делопроизводственных процессов, общий объем документооборота в республиканских госорганах сократился на 14,74%. На положительную динамику повлияли доведенные в августе 2025 года до госорганов Методические рекомендации по оптимизации документообразования и документооборота в государственных органах, иных организациях, а также проводимая Департаментом методологическая работа на местах.

В качестве положительного момента отмечено сокращение удельного веса внутренней переписки в отдельных госорганах.

На заседании предложен дальнейший алгоритм по дебюрократизации делопроизводственных процессов во втором полугодии 2026 г.

Содокладчиком по первому вопросу выступила Стуканова Елена Александровна – заместитель директора Национального архива Республики Беларусь, представившая анализ работы республиканских органов государственного управления с электронными документами. Е.А.Стуканова отметила, что Национальным архивом на постоянной основе будет продолжено оказание методической помощи источникам комплектования по увеличению удельного веса электронных документов в делопроизводстве с акцентом на сохранение документов Национального архивного фонда.

Информацию «О ходе реализации Департаментом и государственными архивными учреждениями Директивы Президента Республики Беларусь от 27 декабря 2006 г. №2 «О дебюрократизации государственного аппарата и повышения качества обеспечения жизнедеятельности населения» в рамках рассмотрения первого вопроса повестки заседания коллегии представила начальник отдела использования документов, идеологической работы и международного сотрудничества Байданова Юлия Владимировна. Она отметила, что руководством архивных учреждений на постоянной основе ведется мониторинг и анализ полученных оценок граждан относительно эффективности деятельности учреждений, состояния трудовой и исполнительской дисциплины.

В рамках рассмотрения второго вопроса коллегии были представлены доклады заместителя начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда А.В.Кочетковой «О создании цифровых копий особо ценных документов Национального архивного фонда», начальника отдела использования документов, идеологической работы и международного сотрудничества Ю.В.Байдановой «О создании виртуальных выставок по истории Беларуси на основе архивных документов в глобальной компьютерной сети Интернет», а также содоклады директора Национального исторического архива Беларуси М.М.Глушакова и заместителя директора Государственного архива Могилевской области Л.Н.Цалабановой.

Коллегия отметила, что работа с особо ценными документами (далее – ОЦД) стоит в центре внимания практически всех видов работ по обеспечению сохранности. В этой связи при разработке предложений для Программы деятельности Правительства Республики Беларусь на 2025 – 2029 годы (далее – Программа Правительства) с учетом фиксируемого объема и отдельного учета ОЦД была определена задача по концентрации усилий на создании для этой категории документов цифровых копий фонда пользования. Таким образом создание цифровых копий документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) (не менее 45 процентов особо ценных документов НАФ) стало целью и механизмом реализации задачи 59 «Сохранение документального наследия и доведение до общества исторической правды» Программы деятельности Правительства.

В целях выполнения названной Программы Министром юстиции 22 мая 2025 г. был утвержден План мероприятий Министерства юстиции по реализации Программы Правительства (далее – План мероприятий Минюста) и приложения к нему.

В результате в общем объеме оцифрованных за 2025 год единиц хранения документы категории «особо ценные» составили более 50 процентов.

На 2026 год этот показатель доведен до 81 процента (с кинодокументами – 87 процентов) от общего планового задания.

В выполнении Программы Правительства четко прослеживается положительная динамика.

За 2025 год оцифровано 7 650 особо ценных дел, за первое полугодие 2026 года – 8 216 дел (64 процента от годового плана).

По состоянию на 1 июля 2026 цифровые копии созданы на 24,6 процентов особо ценных единиц хранения категории «особо ценные». Для определения условий выполнения задачи в каждом госархиве проведены дополнительные расчеты с учетом выхода на стопроцентное оцифровывание особо ценных дел там, где их объемы позволяют это сделать. На 1 января 2027 г. 48 процентов архивов будут иметь стопроцентный результат.

Определены основные пути решения задачи.

В 2025 году приобретено сканирующее оборудование в восьми архивных учреждениях. Спланировано продолжить совершенствование материально-технического обеспечения процесса оцифровывания и в 2026 году: уже приобретены и установлены сканеры в НИАБ, БГАНТД, ЗГА в г.Жлобине, планируются поставки сканеров в НАРБ, НИАБ в г.Гродно, Центральную лабораторию обеспечения сохранности документов НАФ, ЗГА в г.Бобруйске, Госархив Минской области. Задача максимального задействования имеющегося сканирующего оборудования и целенаправленного планирования к приобретению нового, остается актуальной.

В отношении работы, проводимой государственными архивами по созданию виртуальных выставок по истории Беларуси, Ю.В.Байданова отметила, что данная работы выполняется в качестве одной из задач Программы Правительства по сохранению документального наследия и доведению до общества исторической правды. Значительно возрос уровень подготавливаемых выставок, они стали важным инструментом для популяризации культурного наследия и истории отдельных регионов. Вместе с тем качество подготовки проектов должно расти, требуется создавать совместные проекты, в том числе готовить виртуальные выставки с использованием технологий искусственного интеллекта.

Членами коллегии работа государственных архивных учреждений по вопросам повестки дня признана удовлетворительной.

1. Во время заседания Коллегии

2. Во время выступления заместителя директора Департамента А.Е.Цветкова

3. Выступает Е.А.Стуканова

4. Выступает А.В.Кочеткова

5. Выступает М.М.Глушаков

6. Во время заседания коллегии