О проведении заседания коллегии в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

24 июня 2024 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее – Департамент).

На заседании коллегии были рассмотрены следующие вопросы:

1. Об опыте оцифровывания документов в государственных архивах Республики Беларусь.
2. О сотрудничестве со сторонними организациями в реализации совместных проектов в области использования документов на региональном уровне.
3. О работе с молодежью

По первому вопросу повестки дня с докладом выступила заместитель начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Департамента Кочеткова Анна Владимировна, отметившая, что создание цифровых копий архивных документов входит в комплекс задач по обеспечению сохранности документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. Государственными архивными учреждениями выполняются с нарастающим итогом целевые и основные показатели «создание электронных страниц дела» и «оцифровывание дел» подпрограммы «Архивы Беларуси» Государственной программы «Культура Беларуси» и ежегодных утверждаемых планов работы государственных архивных учреждений. Отраслью планируется оцифровать до конца 2030 года 50 % особо ценных дел. При этом необходимо обеспечивать надлежащее качество создания и идентификации цифровых копий фонда пользования, а также учет, хранение и использование всех создаваемых цифровых копий архивных документов.

Содокладчиком выступил директор учреждения «Государственный архив Гомельской области» Сущевич Андрей Николаевич, поделившийся опытом системного подхода в создании цифровых копий документов, который позволил архиву обеспечить рост объемов оцифровывания с 35 тысяч (35◦084) (651 единиц хранения) в 2022 году до 50 тысяч (50◦593) электронных страниц (380 единиц хранения) в 2023 году.

Комментируя представленную информацию, директор Департамента Воинов Олег Леонидович поручил государственным архивным учреждениям разработать планы работ по оцифровыванию архивных документов до 2030 года включительно.

По второму вопросу повестки дня с докладом выступила директор учреждения «Государственный архив Брестской области» Карапузова Анна Геннадьевна. В докладе были приведены примеры сотрудничества в области использования документов с различными сторонними организациями: государственными органами, учреждениями образования, учреждениями культуры, средствами массовой информации. Членами коллегии работа архива в данном направлении была признана удовлетворительной.

По третьему вопросу выступил заместитель директора Департамента Цветков Алексей Евгеньевич.

А.Е. Цветков привел подробный анализ работы с молодежью, проводимой государственными архивными учреждениями. Приведенные статистические данные свидетельствуют о недостаточной проработке этого направления. В частности, в одиннадцати государственных архивных учреждениях отсутствуют молодые специалисты (в возрасте до 31 года); общее количество молодых специалистов в областных и зональных архивах составляет всего 6%;

недостаточно осуществляется привлечение молодых работников к реализации осуществляемых проектов и инициатив: республиканская акция «Архивы – Школе», «Юный-архивист», издательская деятельность, подготовка и презентация выставочных проектов, подготовка статей в газеты и журналы, интервью в СМИ, а также общественной жизни учреждений.

Серьезную дискуссию вызвал вопрос об организации работы среди молодых работников учреждений по подготовке конкретных практических предложений по использованию искусственного интеллекта в архивной сфере деятельности.

Директор Департамента О.Л.Воинов, подводя итоги заседания коллегии отметил, что научный потенциал обязательно должен сопрягаться с практическими действиями, работа по указанным направлениям должна быть системной и плановой.

 

1. Заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству
2. Выступает заместитель начальника отдела делопроизводства, формирования и обеспечения сохранности Национального архивного фонда Департамента Кочеткова Анна Владимировна
3. Выступает заместитель директора Департамента Цветков Алексей Евгеньевич.