Об итогах работы органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивных учреждений Республики Беларусь в 2019 г.

В 2019 году государственные архивные учреждения участвовали в реализации мероприятий подпрограммы «Архивы Беларуси» Государственной программы «Культура Беларуси» 2016–2020 гг.

В Республике Беларусь идет активное внедрение электронного документооборота, как одного из стратегических направлений в сфере формирования «цифровой экономики» и управления документацией, создания современных архивных информационных систем. С целью правового регулирования этого процесса в 2019 году Департаментом подготовлены проекты нормативных правовых актов по работе с электронными документами и организации их архивного хранения (постановления Министерства юстиции от 6 февраля 2019 г. №№ 19 и 20).

Для организации хранения электронных документов в 2019 году введена в промышленную эксплуатацию Информационная система архива электронных документов НАФ (далее – ИСАЭД), которая размещена в защищенной виртуальной инфраструктуре республиканской платформы, действующей на основе технологий облачных вычислений.

Повышению профессионального уровня работников служб документационного обеспечения управления государственных органов способствовало проведение на базе Департамента республиканских семинаров по вопросам организации работы с электронными документами и их архивного хранения.

В 2019 году государственными архивами на постоянное хранение принято 116 388 дел от организаций – источников комплектования, из них управленческой документации – 100 425, научно-технической документации – 3 627, кино-, фото-, фоно-, видеодокументов – 12 318, документов в электронном виде (электронных документов) – 18. По состоянию на 1 января 2020 г. организациями-источниками комплектования государственных архивов являлись 7 658 организаций. Также государственными архивами принято на постоянное хранение 18 073 документа личного происхождения партийных, государственных и общественных деятелей, ветеранов Великой Отечественной войны, деятелей науки, белорусских писателей и поэтов, литературоведов, историков и др., включенных в состав 2 775 дел.

С истекшими сроками временного хранения государственными архивами принято 64% дел от общего количества принятых на постоянное хранение дел управленческой документации, из них в республиканские государственные архивы – 92%, что на 14% больше, чем в 2018 году, в областные и зональные – 58% (в 2018 году – 62%). В организациях – источниках комплектования сверх установленного срока временного хранения хранится около 25% от общего количества хранящихся в этих организациях дел постоянного хранения управленческой документации.

В 2019 году проведено 110 проверок соблюдения законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в республиканских органах государственного управления, местных исполнительных и распорядительных органах. Нарушения законодательства выявлены в 90% случаев. Основными проблемами в организации документационного обеспечения управления в государственных органах являются: неправильное оформление и регистрация документов, несоблюдение установленных требований в обеспечении их сохранности, несвоевременное проведение научно-технической обработки и передачи документов на постоянное хранение в государственные архивы.

В 2019 г. государственные архивы осуществляли выполнение мероприятий, направленных на обеспечение сохранности документов и фондов, технического укрепления зданий и помещений. Общая площадь всех архивохранилищ увеличилась на 181 квадратный метр, а длина общей стеллажной полки на 504 метра и составила 211 км.

В 2019 г. учтено 44 новых фонда, продолжена работа по заполнению всех форм государственного учета.

По состоянию на 1 января 2020 г. в государственных архивах на постоянном хранении находится 13 015 991 ед. хр. на бумажной основе в составе 47 641 фонда, из которых 77% составляет управленческая документация. В базу данных ГФК НАФ введена информация о 57 800 хранящихся, переданных, объединенных и утраченных фондах.

Количество кинодокументов составило 49 589 ед.хр. (22 741 ед.уч.), фотодокументов – 270 984 ед.хр. (270 990 ед.уч.), фонодокументов – 10 701 ед.хр. (22 032 ед.уч.), видеодокументов – 6 858 ед.хр. (758 ед.уч.) в составе 13 фондов.

Количество дел, имеющих фонд пользования на электронных носителях, составило 42 089 единиц хранения. Полностью созданы цифровые копии на фотодокументы, хранящиеся в БГАКФФД.

В рамках выполнения мероприятия 52 «Развитие и совершенствование автоматизированной информационной системы аудиовизуальных документов для учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (АИС БГАКФФД)» подпрограммы 3 «Цифровая трансформация» Госпрограммы развития цифровой экономики и информационного общества на 2016-2020 годы БГАКФФД приобретен комплекс сканирующего оборудования в составе киносканера и двух рабочих станций.

В ЦЛМРД приступили к изготовлению микрофотокопий страхового фонда особо ценных документов с применением электронно-микрографической технологии.

В 2019 г. в электронный вид переведено 4 153 описи. В БГАНТД, БГАМЛИ, ЗГА в городах Барановичи, Жлобине, Мозыре, Речице, НИАБ в электронный вид переведены практически все описи.

В 2019 г. исполнено 21 356 запросов социально-правового характера, 12 511 биографических, 2 209 тематических и 275 генеалогических запросов. Читальные залы приняли 4 838 пользователей.

Государственными архивами проведено 123 выставки. К числу наиболее масштабных экспозиций относятся: к 75-летию освобождения Беларуси от немецко–фашистских захватчиков «Навстречу победе»; к 100-летию Министерства юстиции Республики Беларусь; к 25-летию Конституции Республики Беларусь «Главный документ страны: прошлое и настоящее» и «Основной закон государства: от Устава до Конституции»; к 80-летию воссоединения Западной Беларуси с БССР «Осень 1939 года».

В 2019 г. НАРБ, НИАБ, БГАМЛИ, ГАОО Гродненской области, ЗГА в городах Орше и Речице выпущено в свет 7 документальных сборников, две аналитические работы, сборник материалов научно-практической конференции, 17-й выпуск сборника «Архіварыўс». Результатом работы Археографической комиссии стал выход очередного 20-го выпуска «Беларускага археаграфічнага штогодніка».

Заметным событием стало создание в июне 2019 г. сообщества «Сайт “Архивы Беларуси”» в социальной сети Facebook, как одной из форм информационного ресурса. Положительным фактором его функционирования стало увеличение объема информации об архивной отрасли Беларуси.

В 2019 г. в Государственный геральдический регистр Республики Беларусь внесено 124 официальных геральдических символа. БелНИЦЭД разработан сайт «Официальные геральдические символы Республики Беларусь» для представления в сети Интернет Государственного геральдического регистра Республики Беларусь.

В 2019 г. осуществлялась реализация соглашений и планов сотрудничества с архивными службами и учреждениями зарубежных стран. 30-31 октября 2019 г. белорусская делегация приняла участие в 20-й Общей конференции Евроазиатского регионального отделения Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА), международной научно-практической конференции «Современные проблемы в области использования архивных документов» и 16-м заседании Консультативного совета руководителей государственных архивных служб государств – участников СНГ в г.Бишкеке.

25 сентября в г. Витебске прошло совместное заседание коллегий Департамента и Федерального архивного агентства России, на котором были рассмотрены проблемы представления в сети Интернет информации государственных архивных учреждений Республики Беларусь и Российской Федерации, а также подписан План совместных действий архивных ведомств двух стран на 2020-2022 гг. Состоялась профессиональная встреча белорусских и российских архивистов, на которой рассмотрены вопросы построения системы взаимодействия и возможности сотрудничества между государственными архивами и негосударственными организациями.

18 сентября 2019 г. в Минске подписан Меморандум о взаимопонимании между Министерством юстиции Республики Беларусь и Национальным управлением архивов и документации Султаната Оман. В 2019 г. осуществлялось сотрудничество в рамках проекта мобильности Европейского Союза MOST, состоялись визиты белорусских архивистов в города Вильнюс и Хельсинки.

Научными учреждениями велась разработка 17 научно-исследовательских работ, 14 из которых были завершены.

По состоянию на 1 января 2020 г. общая численность работников архивных органов и государственных архивных учреждений составила 1 177 человек, в том числе руководителей и специалистов – 1 043 человека, из которых 875 человек – женщины (84%). За плодотворный труд и большой вклад в развитие архивного дела и делопроизводства 23 работника архивной системы удостоены наград Совета Министров Республики Беларусь, Министерства юстиции и Департамента, в том числе 2 работника награждены нагрудным знаком Департамента “Ганаровы архівіст Беларусі”.