Утвержден новый государственный стандарт на управление документами

Постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 1 апреля 2016 г. № 27 утвержден государственный стандарт Республики Беларусь СТБ ISO 15489-1-2016 “Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования” взамен предварительного государственного стандарта СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 “Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования” .

Государственный стандарт вступает в силу с 1 октября 2016 г. Разработчиком государственного стандарта является Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (БелНИИДАД), на утверждение государственный стандарт был внесен Национальным техническим комитетом по стандартизации ТК BY 28 “Управление документами”.

Указанный государственный стандарт идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2001 “Information and Documentation – Records management – Part 1: General” . В настоящее время в ряде стран национальный стандарт или иной нормативный документ по управлению деловой документацией, принятый на основе ISO 15489-1:2001, является одним из ключевых документов, определяющих принципы и правила работы с документами в организациях. ISO 15489-1:2001 позиционируется Международной организацией по стандартизации как универсальный стандарт, который необходимо использовать в системах менеджмента качества, управления окружающей средой и т.д.

Стандарт содержит рекомендации по управлению документами, образующимися в процессе осуществления деятельности организаций, независимо от их формы собственности и организационно-правовой формы.

Он распространяется на управление документами, предназначенными для внутреннего и/или внешнего пользования. Требования стандарта рекомендуется применять для обеспечения создания, включения в систему и управления документами. Порядок, который способствует обеспечению того, что управление документами осуществлется в соответствии с установленными в стандарте принципами и элементами, приведен в ISO/TR 15489-2.

СТБ ISO 15489-1-2016 распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми организацией в процессе ее деятельности либо лицом, на которого возложены обязанности по созданию и обеспечению сохранности документов. В нем содержатся рекомендации по определению ответственности организаций за документы, политику и порядок управления документами, документные системы, а также за процессы, связанные с ними.

Стандарт предназначен для применения руководителями организаций, специалистами по управлению документами, информацией и технологиями, иными работниками организаций и лицами, на которых возложены обязанности по созданию и обеспечению сохранности документов. В то же время положения стандарта не распространяются на управление архивными документами.

В целях дополнительного разъяснения положений стандарта, детализации порядка внедрения и применения на практике с учетом норм действующего законодательства Республики Беларусь приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 июня 2013 г. № 28 утверждены разработанные БелНИИДАД и не утратившие актуальность Методические рекомендации по внедрению и применению предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 “Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования” .

Положения стандарта распространяются также на порядок работы с документами в рамках процессов управления качеством и окружающей средой в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь СТБ ISO 9001-2015 “Системы менеджмента качества. Требования” и государственным стандартом Республики Беларусь СТБ ИСО 14001-2005 “Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению”.

В целях совершенствования практики работы с документами в условиях внедрения международных стандартов ISO серии 9000 и приведения ее в соответствие с законодательством Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20 сентября 2013 г. № 48 утверждены разработанные БелНИИДАД и не утратившие актуальность Методические рекомендации по работе с документами в организациях Республики Беларусь, внедряющих международные стандарты ISO серии 9000 “Системы менеджмента качества” .

Методические рекомендации по внедрению и применению предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 и Методические рекомендации по работе с документами в организациях Республики Беларусь, внедряющих международные стандарты ISO серии 9000 можно приобрести в БелНИИДАД.