18-19 ноября 2015 г. в Москве прошли мероприятия в рамках XXII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: проблемы стандартизации»
18-19 ноября 2015 г. в Москве (Российская Федерация) в конференц-зале Российского государственного архива социально-политической истории (РГАСПИ) прошли мероприятия в рамках XXII Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе: проблемы стандартизации».
Конференция была организована Евроазиатским региональным отделением Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА), Федеральным архивным агентством России (Росархив), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), при участии Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ) и Российского общества историков-архивистов.
В работе конференции приняли участие представители Армении, Беларуси, Казахстана, России, Узбекистана, Таджикистана, Туркменистана. Архивную службу Беларуси на конференции представлял директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) А.Е.Рыбаков.
С приветственным словом к участникам конференции обратились заместитель Росархива В.П.Тарасов, председатель ЕВРАЗИКИ директор Национального архива Армении А.С.Вирабян, декан факультета документоведения и технотронных архивов Историко-архивного института РГГУ Г.Н.Ланской.
Конференция была проведена в течение двух дней: 18 и 19 ноября 2015 г. На пленарном заседании было представлено 7 докладов, после чего работа продолжилась в двух секциях: секция 1 « Теоретические аспекты стандартизации ДОУ»; секция 2 «Практика разработки и применения стандартов». В рамках конференции состоялся также круглый стол на тему «Профессиональные стандарты и их влияние на подготовку специалистов». Всего в рамках конференции было заявлено более 40 докладов и сообщений. А.Е.Рыбаков (член оргкомитета) представил доклад «Создание, внедрение и использование стандартов в сфере управления документами: белорусский опыт» (пленарное заседание).
При обсуждении вопросов, вынесенных в повестку конференции, основное внимание было сосредоточено на проблемах стандартизации процессов управления документами в условиях внедрения электронного документооборота и гармонизации требований национальных стандартов с международными.
Директор ВНИИДАД М.В.Ларин (Россия) в докладе «Стандартизация управления документами в России: современное состояние и тенденции развития» отметил изменение статуса государственных стандартов в связи с принятием в Российской Федерации нового закона о стандартизации. Новый закон установил добровольность применения стандартов, в связи с чем управляющие документацией и архивисты потеряли один из действенных инструментов влияния в соответствующей сфере (в Беларуси аналогичный статус государственных стандартов был закреплен в 2004 году в Законе «О техническом нормировании и стандартизации»).
М.В.Ларин обратил внимание также на проблему терминотворчества, которое ведет к закреплению различных толкований одних и тех же терминов в нормативных правовых актах различных отраслей (налоговой, таможенной, юстиции и др.). В итоге в законодательстве наблюдается терминологическая путаница, что существенно затрудняет согласование проектов нормативных актов (с соответствующей проблемой российские архивисты столкнулись при подготовке Правила работы архивов организаций).
По мнению директора ВНИИДАД, в системе стандартов по управлению документами можно выделить 3 основных типа, устанавливающих:
Основная задача на современном этапе – стандартизация требований по управлению электронными документами. Существенную помощь в решении этого вопроса оказывает использование международного опыта. Особое внимание следует уделить модернизации национальной версии ИСО 15489-1:2000 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования». В отношении передачи на архивное хранение электронных документов докладчик подтвердил ориентацию российских архивистов на так называемый контейнерный метод в соответствии с ISO/IEC 21320-1:2015 «Информационные технологии. Файл-контейнер для документов. Ч. 1. Основная».
Главный специалист Инспекции по контролю за деятельностью государственных и ведомственных архивов Главного архивного управления при Кабинете Министров Туркменистана М.Х.Хаджимамедов в докладе «Международная стандартизация в области управления документацией» ознакомил участников конференции с имеющимися в Туркменистане национальными стандартами в сфере управления документами, а также отдельно остановился на положениях новой редакции архивного закона, принятой в 2013 году.
В аналогичном ключе был представлен доклад директора Центрального государственного архива кинофотофонодокументов Республики Таджикистан Т.М.Джалолова и зав. отделом Главного архивного управления при Правительстве Республики Таджикистан М.Табаровой «Стандарты организации и перспективы развития».
В.М.Чупров, заместитель директора Архива Президента Республики Казахстан, в докладе «Исторический опыт создания законодательной базы, внедрения и использования стандартов в сфере управления документами в Республике Казахстан» представил подробный анализ действующей в этой стране нормативной правовой базы в соответствующей сфере. В.М.Чупров отдельно остановился на реализации принятой в 2004 году Государственной программе по созданию электронного правительства и роли стандартов по управлению документами в ее успешной реализации. Проведенный анализ показал, что один из ключевых стандартов – ИСО 15489-1:2000 – частично используют в своей работе 40% организаций, около 20% организаций руководствуются в своей деятельности национальными стандартами.
Следует отметить сближение позиций казахстанских и белорусских управляющих документацией и архивистов в вопросе перехода к электронному документообороту – в законодательство Республики Казахстан внесли изменения, согласно которым возможно создавать в электронном виде документы без бумажного оригинала со сроком хранения до 10 лет (ранее было 5 лет). Среди основных проблем в этой сфере В.М.Чупров отметил необходимость разработки стандартов миграции электронных документов в другие форматы.
Начальник отдела электронных архивов и документоведения Агентства «Узархив» при Кабинете Министров Республики Узбекистан А.О.Алиев представил доклад «Информационные технологии как важный фактор в совершенствовании стандартизации управления документами». Согласно аналитическим данным объем корпоративной электронной информации в мире ежегодно удваивается, а рынок программного обеспечения увеличивается на 20%. В этих условиях особое значение приобретает установление требований к автоматизированным системам документационного обеспечения управления и электронного документооборота (АСДОУ, СЭД). Государственные стандарты предоставляют такую возможность, краткий обзор которых был представлен в докладе. Наиболее важным из них является Oz DST 2298:2011 «Электронный документооборот», в котором сформулированы общие требования к СЭД.
А.О.Алиев обратил внимание на необходимость более широкого использования возможностей современных информационных технологий в делопроизводстве, в частности на необходимость проработки вопроса о согласовании проектов документов посредством веб-конференций.
В докладе Е.В.Жаворонковой (заместитель начальника Отдела разработки и внедрения информационных систем ООО Фирма «АС») и С.С.Калмыкова (управляющий партнер Группы компаний «ТЭЛОС-АРХИВ») «Распределенное хранение: логистика, платформа, стандартизация» было предложено поддержать развитие услуг по распределенному хранению документов в части разработки правил и стандартов, регламентирующих порядок и условия предоставления данных услуг, формирования реально значимых критериев сертификации такой практики. В процессе дискуссии выяснилось, что под распределенным хранением авторы доклада понимают аутсортинговые услуги по хранению документов, что лишний раз подчеркнуло необходимость выработки единой делопроизводственной и архивной терминологии, применяемой специалистами в различных сферах деятельности. Следует отметить, что данный вид услуг предоставляется и в Республике Беларусь, однако деятельность организаций, предоставляющих услуги по хранению документов сторонним организациям на платной основе, специальными актами законодательства не урегулирована.
Значительный интерес у участников конференции вызвал доклад заместителя директора ВНИИДАД В.Ф.Янковой «Эволюция и перспективы развития стандартов, устанавливающих требования к документам». В докладе были представлены основные вехи развития стандартизации в СССР и Российской Федерации за период с конца 1920-ых гг. и вплоть до наших дней, а также дана краткая характеристика каждого из этапов стандартизации. Следует отметить, что в настоящее время ВНИИДАД разрабатывает проект нового стандарта на оформление организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р 7.…-2016 «СИБИД. Система ОРД»), в названии которого отсутствует указание на связь требований к оформлению документов, содержащихся в стандарте, с разработкой соответствующей унифицированной системой документации. Корректировка названия объясняется тем, что в России после 1993 года фактически прекращено ведение Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, частью которой с 1972 года являлся соответствующий стандарт. Следует отметить, что в Республике Беларусь УСОРД поддерживается в актуализированном состоянии, в связи с чем в подготовленном проекте аналогичного белорусского стандарта предполагается сохранить действующее название.
Заведующий отделом документоведения ВНИИДАД Н.Г.Суровцева в докладе «ГОСТ Р ИСО 30300-2015: сфера применения и возможности использования» раскрыла основные положения нового российского стандарта в сфере управления документами, разработанного на основе идентичного международного стандарта ИСО. Стандарт подготовлен в рамках подкомитета «Управление документами», ведение которого осуществляет ВНИИДАД. Н.Г.Суровцева обратила внимание, что второй стандарт данной серии (ИСО 30301) подготовлен в рамках подкомитета «Менеджмент качества», в связи с чем ряд положений обоих взаимосвязанных стандартов между собой не согласуются, в первую очередь в части терминологии. Это будет создавать значительные сложности при практическом внедрении стандартов в организациях.
Интерес у участников конференции вызвал доклад Н.А.Храмцовской «Новые направления профессиональной деятельности», в котором она обозначила необходимость более качественной профессиональной подготовки управляющих документами, в том числе в части касающейся работы с медицинской документацией, документацией в сфере атомной энергетики и других специфических сферах.
Украшением конференции стала дискуссия, состоявшаяся после завершения основной программы.
Анализ прозвучавших на конференции докладов представителей стран-участниц и состоявшейся по ее окончании дискуссии позволил сделать следующие основные выводы:
1. Стандартизация управления документами является одним из важных направлений, позволяющих обеспечить совершенствование системы управления документами в государственных органах, иных организациях. При разработке профильных государственных стандартов необходимо привлекать широкий круг участников, в том числе представителей сектора информационных технологий, системы менеджмента качества, иных смежных областей управления. Особое внимание при этом должно уделяться выработке единой терминологии, которая должна соответствовать терминологии нормативных правовых актов Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства.
2. При разработке национальных стандартов особое внимание следует уделять международным стандартам, в которых отражен передовой международный опыт, прежде всего в сфере управления электронными документами. В этом контексте представляется целесообразным продолжить разработку национальных стандартов ИСО серии 30300, подготовку проекта первого из которых БелНИИДАД завершает в 2015 году. Соответствующий подход соответствует не только практике стран, принявших участие в конференции, но общемировым тенденциям.
3. Одной из главных площадок для разработки государственных стандартов в сфере управления документами в Беларуси должен стать Национальный технический комитет ТК BY 28 «Управление документами», ведение секретариата которого осуществляет БелНИИДАД. Представляется недопустимым принятие профильных стандартов без прохождения процедуры их рассмотрения в рамках указанного технического комитета, как это произошло в случае с принятием государственных стандартов серии 2400 на электронные документы и электронный документооборот.