20-21 октября 2014 г. в г. Триесте (Италия) состоялась XXIV Конференция Международного архивного дня

20-21 октября 2014 г. в г. Триесте (Италия) состоялась XXIV Конференция Международного архивного дня, организованная Международным институтом архивоведения в Триесте и Мариборе (далее – ИИАС).

В работе Конференции приняли участие почти 100 человек, представлявших Австралию, Австрию, Беларусь, Боснию и Герцеговину, Великобританию, Венгрию, Германию, Грецию, Испанию, Италию, Македонию, Польшу, Россию, Румынию, Сербию, Словакию, Словению, Турцию, Украину, Францию, Хорватию, Черногорию, Чехию, Швейцарию, Эстонию.

С приветственным словом к участникам конференции обратился генеральный секретарь Международного совета архивов (далее – МСА) Дэвид Лич (Шотландия), проинформировавший коллег об основных задачах, решаемых МСА на современном этапе, и о результатах прошедшей 13-15 октября 2014 г. в г. Жироне (Испания) второй ежегодной конференции МСА. Д.Лич особое внимание обратил на то, что в условиях распространения новых информационных технологий для архивистов одной из определяющих задач является обеспечение как можно более широкой доступности архивных документов. Не менее важной является и задача распространения архивных знаний в обществе.

Рабочую программу конференции открыл бывший генеральный секретарь МСА, почетный член ИИАС Шарль Кечкемети. Он выступил с кратким обзором докладов, представленных на предыдущей аналогичной конференции и опубликованных в виде научных статей в журнале «Atlanti» за 2013 год.

Представленные на конференции доклады были посвящены четырем основным темам: «Архивы и права человека», «Доступ и законодательные требования (защита данных и авторских прав)», «Защита и пропаганда», «Образование».

Доклады по первым двум темам оказались тесно взаимосвязаны (всего 19 докладов). Главным образом они были посвящены одной из основных проблем архивов – организации приема, сохранения документов, создания условий для их широкого общественного использования при условии обеспечения свобод и прав граждан, в первую очередь, прав на личную тайну, защиту персональных данных.

Джулия Баррера (генеральный директорат архивов Италии) посвятила свое выступление-презентацию вопросу подготовки проекта Правил (Regulations) Европейского Союза о защите персональных данных и его влиянии на архивы. Так как доклад Дж.Барреры не опубликован в журнале «Atlanti» представляется целесообразным более подробно остановиться на его основных положениях.

Предложение о подготовке Правил Европейского парламента и Европейского Совета о защите физических лиц при обработке их персональных данных и о свободном перемещении таких данных было внесено Комиссией ЕС в январе 2012 г. Следует отметить, что данные Правила будут являться наиболее прямой формой закона в ЕС – как только они будут приняты, они приобретут обязательную юридическую силу для всех государств-членов союза. В этом плане Правила отличаются от Директив ЕС, адресованных национальным властям, которые затем должны предпринять действия по имплементации их положений в национальное законодательство.

Правила после их принятия должны оказать влияние на деятельность архивных служб не только стран ЕС, но и других государств. Это обусловлено тем, что они будут распространяться на обработку персональных данных в отношении лиц, проживающих в ЕС, структурами, находящимися за пределами союза, и де-факто могут стать международным стандартом в данном вопросе. Необходимость разработки Правил взамен действующей Директивы 95/46/ЕС от 24 октября 1995 г. «О защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных» обусловлена значительными изменениями внешней среды, в которой циркулируют персональные данные (развитие сети Интернет, Google, социальных сетей и т.п.). Кроме того, значительное развитие получила электронная торговля товарами и услугами, а недостаток доверия в он-лайн среде препятствует экономическому развитию из-за широко распространенного мнения о том, что существуют значительные риски, связанные именно с он-лайн активностью. В этих условиях ЕС намерен защищать физических лиц от агрессивного использования их персональных данных, злоупотребления имеющейся информацией, создавать безопасную среду для он-лайн торговли.

Проект Правил устанавливает следующие принципы, касающиеся обработки персональных данных:
…личные данные должны хранится в форме, позволяющей идентифицировать физических лиц, к которым они относятся, не дольше, чем это необходимо для целей, для которых обрабатываются персональные данные;
…личные данные могут храниться в течение более длительных периодов в той мере, в какой эти данные будут обрабатываться исключительно в исторических, статистических или научных целях в соответствии с установленными требованиями и при условии, что периодически будет проводиться их анализ с целью определения необходимости дальнейшего хранения;
…лицо или орган (частный или публичный), которые отвечают за сбор и обработку персональных данных, обязаны информировать физическое лицо о том, почему, кем, на какой срок и т.п. данные собраны;
…в случае если персональные данные собираются не от субъекта данных, последний должен быть проинформирован, в дополнение к указанному выше, о том, из какого источника персональные данные получены.

Физическое лицо, в отношении которого собираются данные, имеет право:
…в любое время по запросу получить от лица или органа, собирающего и обрабатывающие данные, подтверждение, обрабатываются ли в текущий момент его персональные данные;
…потребовать внесения в персональные данные исправлений, если они оказались неточными;
…потребовать стереть относящиеся к нему персональные данные, а также воздержаться от дальнейшего распространения такой информации.

В то же время, проект Правил содержит условия, при которых персональные данные могут обрабатываться и использоваться в исторических, статистических и научных целях:
…эти цели не могут быть достигнуты путем обработки иных данных, которые не позволяют (более не позволяют) идентифицировать субъект данных;
…данные, позволяющие атрибуцию информации идентифицированного или идентифицируемого субъекта данных, хранятся отдельно от другой информации на протяжении того периода времени, когда эти цели соответствующим образом могут быть достигнуты.

Органы, осуществляющие исторические, статистические или научные исследования, могут публиковать или иным образом публично раскрывать личные данные, только если:
…субъект данных дал согласие в соответствии с требованиями Правил;
…публикация персональных данных необходима для представления результатов исследований или для обеспечения исследования, в той мере, в какой интересы или фундаментальные права или свободы субъекта данных не нарушаются;
…субъект сделал свои персональные данные публичными.

Установление указанных ограничений на сбор, обработку и использование персональных данных вызвали серьезную тревогу европейских архивистов. Архивные службы большинства стран ЕС внесли предложения о включении в проект Правил отдельных норм или специальных статей, делающих исключение для архивов в данном вопросе. В частности, по мнению архивистов, Правила должны оставлять для архивов возможность сохранять персональные данные после достижения начальных целей, для которых они были собраны (в соответствии с законодательством государств-членов ЕС и в соответствии с особыми условиями, которые должны быть установлены в Правилах). Правила должны предусматривать отступления от обязательств по уведомлению субъектов данных об обработке их персональных данных. В отношении архивов не должно применяться требование периодического пересмотра сроков хранения документированной информации для «оценки необходимости продолжения хранения данных». Правила должны также освобождать архивные службы от обязательств по исправлению, стиранию или обезличиванию данных, в противном случае архивные документы потеряют доказательную ценность.

Архивисты стран ЕС готовы принять «кодекс поведения», направленный на балансировку интересов заинтересованных сторон (защита прав субъекта данных, защита свободы исследования, сохранение аутентичных документов). Такие кодексы уже имеют Великобритания и Италия, Европейской архивной группой подготовлен проект Европейского кодекса поведения.

Следует отметить, что предложения европейских архивистов были услышаны Европарламентом, и в проект Правил добавлены две отдельных статьи в отношении обработки персональных данных архивными службами. Они предусматривают, что после достижения начальных целей персональные данные могут обрабатываться архивными службами, основной или обязательной задачей которых является сбор, сохранение, предоставление соответствующей информации, обработка и распространение архивных документов в интересах общества, в частности для обеспечения прав граждан или для исторических, статистических или научных целей. Законодательство стран ЕС должны включить право на защиту персональных данных в правила работы архивов и в правила доступа общественности к административной информации. Государства-члены ЕС должны поощрять разработку, в частности Европейской архивной группой, правил, гарантирующих конфиденциальность данных по отношению к третьим лицам, а также аутентичность, целостность и надлежащую сохранность данных.

Обсуждение поправок продолжается, после их окончательного одобрения Европарламентом предстоит добиться их утверждения Евросоветом.

Важно отметить, что разрабатываемые Правила будут касаться обработки персональных данных только живых лиц.

Тенденции развития европейского законодательства в сфере обработки и защиты персональных данных и организации их архивного хранения представляют безусловный интерес для архивной службы Республики Беларусь. Сравнительный анализ положений проекта Правил с актами законодательства Республики Беларусь, показывает, что национальное белорусское законодательство в этой части развивается в общеевропейском русле и в чем-то несколько опережает его. В частности, пунктом 2 статьи 16 Закона Республики Беларусь от 21 июля 2008 года «О регистре населения» установлено, что персональные данные, внесенные в регистре населения, хранятся постоянно. Согласно пункту 5 статьи 14 указанного закона, при актуализации персональных данных новые персональные данные вносятся без уничтожения предыдущих, а пунктом 3 статьи 15 установлено, что при исключении персональных данных из регистра они не уничтожаются и могут быть прочитаны регистрирующей службой. Статья 30 предусматривает возможность обезличивания персональных данных, содержащихся в регистре, в научных, статистических, социологических, медицинских и других целях.

Вместе с тем, проект Правил ЕС носит более широкий характер, а его положения будут распространяться не только на деятельность государственных органов и иных уполномоченных государственных организаций, но и частных компаний и отдельных лиц, в том числе будут применяться в сфере электронной коммерции. В этом контексте при разработке и совершенствовании соответствующего национального законодательства нормы будущих Правил ЕС будут представлять интерес, в том числе с архивной точки зрения.

Интерес вызвал доклад «Роль “архивов участия” в продвижении прав человека, примирения и восстановления», подготовленный Анне Дж.Джилланд (США) и Сью МакКеммиш (Австралия). В докладе представлен новый, нетрадиционный взгляд на архивы с точки зрения обеспечения прав человека. В докладе было отмечено, что состав документов, которыми комплектуются архивы, определяется, в первую очередь, работниками этих учреждений, которые, опираясь на свой опыт и традиции, отбирают на постоянное хранение документы, отражающие основные общие тенденции развития общества и его отдельных структур. В то же время, общество достаточно многогранно, оно представлено различными социальными, национальными, профессиональными и иными группами людей. В некоторых случаях наблюдается прямой или скрытый конфликт интересов различных частей общества, в том числе в части комплектования архивов документами. В этом контексте каждая группа общества имеет свои права, ответственность, потребности и перспективы в отношении документов, которые должны быть учтены (язык, культура, религиозная практика). «Архивы участия» должны позволить разрешить это противоречие. Их суть сводится к более широкому участию различных групп общества и отдельных лиц в решении вопросов оценки документов и их отбора на архивное хранение, описания документов, хранящихся в архиве, предоставления права аннотировать и изменять описание архивных документов, принимать более деятельное участие в решении вопросов доступа к этим документам и др. Такие права должны иметь создатели документов, а также те субъекты, информация о которых содержится в документах. Особое внимание должно быть обращено на соблюдение соответствующих прав тех, кто пострадал в результате подавления, насилия, лишения, дискриминации и т.п.

Доклад Зденки Семлич Райх (Словения) «Авторские права в архивах: инструмент охраны культурной идентичности» примечателен тем, что в нем представлен краткий обзор международного законодательства в данной сфере, начиная с Бернской Конвенции 1886 года и заканчивая последними директивами ЕС.

Среди других докладов, прозвучавших на конференции, следует отметить доклады Кристины Бьянчи (Швейцария) «Значение архивов для обеспечения прав человека: ежедневные свидетельства в бюллетенях HRWG» (HRWG – Рабочая группы по правам человека, учреждена МСА в 2003 году) и Джеймса Лоури и Элизабет Шеферд (Великобритания) «Партнерство в рамках открытого правительства: участие Национального архива» (в качестве одного из средств достижения прозрачности управления и повышения доступности к аутентичным и достоверным документам рассматривается совершенствование делопроизводственных процессов).

Указанные доклады, равно как и другие, прозвучавшие на конференции, в виде научных статей опубликованы в выпуске журнала «Atlanti» за 2014 год, два части которого переданы в библиотеку БелНИИДАД.

По окончании первого рабочего дня состоялась дискуссия, в процессе которой участники обменялись мнениями по вопросу доступа к архивным документам и соблюдения прав человека. Ключевым в дискуссии стал вопрос о том, что следует понимать под доступом: отсутствие законодательных ограничений в доступе к документам и архивной информации либо создание условий (технических и др.) для обеспечения быстрого и легкого ознакомления с документами и архивной информацией. А.Е.Рыбаков представил точку зрения белорусских архивистов по данному вопросу и предложил разграничивать понятия «доступ» (наличие либо отсутствие ограничений на право ознакомления с документной архивной информацией и ее использования) и «доступность» (наличие в архиве эффективного научно-справочного аппарата (далее – НСА), использование сети интернет для размещения документов и НСА, публикация сборников документов и т.п.).

Во второй рабочий день конференции были заслушаны доклады по темам «Защита и пропаганда» и «Образование» (всего 16 докладов). А.Е.Рыбаков выступил с докладом-презентацией «Обучение и подготовка профессиональных кадров архивистов и управляющих документацией в Беларуси» (на английском языке).

Из-за сложностей перевода названия первой из указанных тем с английского («Advocacy and Outreach») на национальные языки, спектр представленных докладов по этой теме оказался необычайно широким: от практических вопросов обеспечения сохранности и реставрации архивных книг до законодательных основ архивного дела. В связи с этим сделать какие-то общие выводы по данной теме представляется крайне затруднительным.

В рамках второй темы наибольший интерес у участников конференции вызвали доклады бывшего директора Государственного архива в г. Тресте Грации Тато (Италия) «Архивная подготовка: курс-помеха?» и директора Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела Михаила Ларина (Россия) «Современные тенденции в архивном образовании в России».

Общий анализ докладов по данной проблематике показал, что в настоящее время во многих странах наблюдаются определенные сложности с подготовкой профессиональных кадров архивистов. Главная проблема состоит в отрыве общегуманитарной университетской подготовки от реальных потребностей архивов (по информации Г.Тато некоторые выпускники университета, получившие диплом архивиста ни разу даже не видели архивов). Решение проблемы видится в организации более тесного сотрудничества архивистов и преподавателей вузов, участвующих в подготовке будущих архивистов, более активном привлечении работников архивов к проведению занятий в университетах.

По окончании второго рабочего дня конференции также состоялась дискуссия, в процессе которой остро встал вопрос о подборе преподавательских кадров для обучения архивистов. А.Е.Рыбаков принял участие в дискуссии, представив точку зрения белорусских архивистов, согласно которой подбор и воспитание профессорско-преподавательского состава университетов должно опираться на научную школу, национальные традиции. Знание базовых основополагающих принципов, прежде всего применяемого терминологического аппарата, единая трактовка понятий и сложившихся в архивах практик, позволяет формировать и поддерживать необходимый уровень обучения, обеспечивать его ориентацию на практические потребности архивов своей страны.

21 октября 2014 г. после завершения конференции состоялась ХХХ Ассамблея официальных членов ИИАС с участием Д.Лича и членов Исполнительного комитета ИИАС. На Ассамблее был заслушан отчет о деятельности института в 2013 – 2014 гг., обсуждены вопросы приема новых членов (в качестве персональных членов утверждены представители Венгрии и Чехии, с 2014 года предполагается включение в состав членов института представителей Казахстана и ЮАР), определена тематика следующей конференции Международного архивного дня. После состоявшей дискуссии члены института согласились утвердить две основные темы: «Архивные здания» (специальное строительство и приспособление, организация внутреннего пространства, планировка на случай возникновения чрезвычайных ситуаций) и «Управление, экспертиза ценности и долговременное хранение электронных документов» (ответы архивов на вызовы, связанные с обеспечением долговременной сохранности документов, изначально созданных в электронном виде).

Обращает на себя внимание тот факт, что, определяя тематику будущей конференции, архивисты стали уделять значительно больше внимания вопросам управления документами. Если пять лет назад обсуждение вопроса управления документами представлялось актуальным для двух членов института, то в прошлом году – уже для трех, в 2014 – для семерых. Данный факт объясняется все более широким внедрением систем электронного документооборота, практическими проблемами, с которыми сталкиваются архивисты при приеме электронных документов на хранение, и осознанием того факта, что качественное комплектование архивов электронными документами, обеспечение их долговременной сохранности возможно только в условиях регулирования всего жизненного цикла электронного документа, начиная с момента его создания.

На Ассамблее директор ИИАС Петер Павел Класинц доложил о ходе работы по включению журнала «Atlanti» в международную базу данных научного цитирования SCOPUS (включение ожидается в 2015 году).

20 октября 2014 г. после окончания первого рабочего дня Конференции Международного архивного дня представитель Беларуси принял участие в заключительном заседании прошедшей накануне V Конференции архивов славянских стран. На заседании были подведены итоги конференции по теме «Архивы, защита данных и права человека» и принята соответствующая резолюция. Текст резолюции будет размещен на официальном интернет-сайте БелНИИДАД.