26 ноября 2008 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь
26 ноября 2008 г. состоялось заседание коллегии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь. На заседание коллегии были приглашены руководители органов Государственной архивной службы областей, республиканских и областных государственных архивных учреждений. Были рассмотрены вопросы: 1. О результатах анализа пересоставленных списков № 1 и № 2 областных госархивов, госархивов общественных объединений с учетом требований Рекомендаций по применению примерных списков видов организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования госархивов; 2. О состоянии и объеме документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на хранении в организациях – источниках комплектования госархивов на 01.01.2008; 3. О развитии системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в госархивах.
В ходе обсуждения первого вопроса было отмечено, что госархивами проведена определенная работа по пересоставлению списков № 1 и № 2. Вместе с тем выявилась тенденция уменьшения количества организаций–источников комплектования госархивов. Определены объективные и субъективные факторы этого уменьшения, выявлены основные недостатки и ошибки, допущенные госархивами при пересоставлении списков № 1 и № 2. Руководителям органов ГАС областей указано на некачественную работу некоторых госархивов в этом направлении и на недостаточный контроль за ее выполнением.
Решением коллегии даны поручения руководителям органов ГАС областей и директорам госархивов по устранению выявленных недостатков и усилению контроля за проведением работы по пересоставлению списков источников комплектования госархивов.
По второму вопросу коллегией отмечено, что результаты анализа состояния и объема документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на хранении в организациях-источниках комплектования государственных архивов по состоянию на 01.01.2008 свидетельствуют о положительных сдвигах в сравнении с 2004 годом. Несмотря на имеющиеся недостатки, значительно уменьшилось количество дел, хранящихся в организациях сверх установленного срока, количество неупорядоченных дел постоянного хранения и по личному составу, что свидетельствует о возросшем внимании со стороны руководителей организаций к проблеме сохранности документов и работе архивов.
При рассмотрении третьего вопроса коллегия отметила положительные тенденции в работе автоматизации государственного учета документов, хранящихся в госархивах. В Департаменте ведется Государственный фондовый каталог (ГФК), являющийся банком обобщающей информации о составе, содержании и местонахождении документов государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь. Программные продукты для автоматизации ГФК созданы на основе общеотраслевых технологий, соответствующих «Стратегии автоматизации архивной отрасли на ближайшую перспективу (2005–2010)». Объём электронного ГФК на 01.11.2008 составил 67% на хранящиеся, переданные, объединённые и утраченные номера фондов 31 госархива. В текущем году 74% госархивов завершат наполнение баз данных.
Коллегией намечены дальнейшие пути совершенствования работы по развитию системы автоматизированного централизованного государственного учёта документов в целях улучшения качественного состояния вводимой информации. Определены сроки завершения наполнения базы данных и подготовки к выставлению ГФК в сети Интернет.
На коллегии был рассмотрен кадровый вопрос. Коллегия приняла решение о назначении в установленном порядке на должность заведующего редакционно-издательским отделом учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Гапановича Виталия Александровича.